Copilot kostenlos oder bezahlt: Was reicht für meine Arbeit?

Das Problem

Sie möchten Copilot im Büro nutzen, aber beim Klick auf den Copilot-Knopf in Word erscheint ein Hinweis auf eine Lizenz. Gleichzeitig steht im Browser ein kostenloser Copilot-Chat zur Verfügung. Was ist nun gratis, was kostet extra, und lohnt sich die Ausgabe für einen kleinen Betrieb?

Die Preisseiten von Microsoft sind umfangreich, die Produktnamen ändern sich, und Händler empfehlen gerne das grösste Paket. Ohne klare Übersicht zahlen Sie leicht für Funktionen, die Sie kaum nutzen – oder verzichten auf Hilfe, die Sie längst hätten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Vorweg: Mit Lizenz ist das Nutzungsrecht gemeint, das Sie für ein Programm kaufen, meist pro Person und Monat oder Jahr. Bei Copilot unterscheidet Microsoft zwischen kostenlosem Chat, Funktionen in bestehenden Abos und einer Zusatzlizenz. Welche Variante welche ist, erklärt Welcher Copilot ist gemeint?.

1. Eigene Aufgaben auflisten. Schreiben Sie die fünf häufigsten Aufgaben auf, bei denen Sie sich Hilfe wünschen. Zum Beispiel: E-Mails formulieren, lange Mailverläufe zusammenfassen, Protokolle aus Teams-Sitzungen, Excel-Formeln.
2. Kostenlos beginnen. Öffnen Sie copilot.microsoft.com. Mit Firmenkonto melden Sie sich mit diesem an; so erhalten Sie, falls in Ihrem Abo enthalten, den Chat mit Unternehmensdatenschutz.
3. Aufgaben im Chat testen. Kopieren Sie Texte (anonymisiert) in den Chat und lassen Sie sie bearbeiten. Notieren Sie, welche Ihrer Aufgaben so bereits gut funktionieren.
4. Lücken markieren. Welche Aufgaben gelingen im Chat nicht, weil Copilot Ihre E-Mails, Dateien oder Sitzungen selbst sehen müsste? Genau dafür ist die kostenpflichtige Variante gedacht.
5. Abo prüfen. Fragen Sie Ihre IT, welches Microsoft-365-Abo Sie haben und ob Copilot Chat oder weitere Copilot-Funktionen darin enthalten sind. Privat schauen Sie in Ihrem Microsoft-Konto unter «Abonnements» nach.
6. Kosten pro Nutzen schätzen. Die Zusatzlizenz kostet pro Person. Überlegen Sie, wer im Team täglich mit vielen E-Mails, Dokumenten und Sitzungen arbeitet. Oft lohnt sie sich nur für einen Teil des Teams.
7. Test mit wenigen Lizenzen. Starten Sie, wenn möglich, mit einer oder zwei Lizenzen und vereinbaren Sie einen Rückblick nach einigen Wochen. Achten Sie auf Mindestlaufzeiten.
8. Entscheid festhalten. Notieren Sie, wer welche Variante nutzt und für welche Daten. So bleiben Kosten und Datenschutz nachvollziehbar.

Was geht womit? (Stand Oktober 2026, Richtwerte)

Microsoft verändert die Zuordnung von Funktionen zu Abos regelmässig. Die verbindliche Auskunft geben die offiziellen Produktseiten und Ihr Lizenzpartner. Für Privatpersonen enthalten bestimmte Microsoft-365-Privatabos in vielen Ländern Copilot-Funktionen mit einem monatlichen Kontingent.

Vorlage zum Kopieren

Lassen Sie sich von Copilot selbst bei der Abwägung helfen:

Ich arbeite in einem Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden.
Meine wichtigsten Aufgaben, bei denen KI helfen soll:
1. [Aufgabe 1]
2. [Aufgabe 2]
3. [Aufgabe 3]
Ordne jede Aufgabe einer der drei Stufen zu:
A) geht mit dem kostenlosen Copilot-Chat (Text einfügen),
B) braucht Copilot Chat mit Firmenkonto (wegen Datenschutz),
C) braucht Microsoft 365 Copilot (Zugriff auf E-Mails, Dateien, Sitzungen).
Begründe kurz und weise darauf hin, dass ich Lizenzdetails bei Microsoft prüfen muss.

Je konkreter Sie die Aufgaben beschreiben, desto klarer wird die Zuordnung.

Worauf Sie achten müssen

• Privat nicht für Firmendaten: Der kostenlose private Chat ist kein Ersatz für ein Firmenkonto. Kundendaten gehören nur in die Variante mit Unternehmensdatenschutz und gemäss interner Regel.
• Fehlender Knopf ist meist eine Lizenzfrage: Fehlt Copilot in Ihren Office-Programmen, liegt es häufig am Abo oder an der Version. Hilfe gibt Copilot fehlt in Office.
• Mindestlaufzeiten: Firmenlizenzen werden oft für ein Jahr abgeschlossen. Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfristen vor dem Kauf.
• Testangebote: Gratis-Testphasen gehen häufig automatisch in ein bezahltes Abo über. Tipps unter Gratis-Testabo prüfen.
• Preise in Fremdwährung: Manche Angaben erscheinen in Euro oder US-Dollar. Für die Schweiz gelten die Preise Ihres Lizenzpartners oder des Schweizer Microsoft-Shops.
• Nutzen messen: Ohne klare Testaufgaben lässt sich nach dem Test kaum sagen, ob die Lizenz Zeit gespart hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb im Kanton Schwyz mit acht Mitarbeitenden nutzt Microsoft 365 für E-Mail und Offerten.

Vorher: Der Inhaber dachte, Copilot sei nur gegen Aufpreis erhältlich, und verzichtete ganz darauf.

Nachher: Seine Büroleiterin testet zwei Wochen lang den Copilot Chat mit Firmenkonto. Offertenbegleittexte, Kundenantworten und Erklärungen zu Normen klappen gut. Nur das Zusammenfassen langer E-Mail-Verläufe mit Architekten wäre mit Zusatzlizenz bequemer. Der Betrieb kauft daher vorerst nur eine Lizenz für die Büroleitung und überprüft den Nutzen nach drei Monaten.

So hilft Ihnen Alpasana

Ob kostenlos oder lizenziert: Der Nutzen hängt davon ab, wie gut Sie Copilot für Ihre Aufgaben einsetzen. Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort behandeln im Bereich Bürokommunikation E-Mails, Meetings, Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace.

Sie üben an Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach und belegen Ihren Abschluss verifizierbar.

Häufige Fragen

Kann ich die Zusatzlizenz monatlich kündigen?

Das hängt vom gewählten Vertragsmodell und dem Lizenzpartner ab. Viele Firmenlizenzen laufen über ein Jahr; fragen Sie vor dem Kauf nach flexiblen Varianten.

Brauchen alle im Team dieselbe Variante?

Nein. Sie können einzelnen Personen eine Zusatzlizenz zuweisen und den übrigen den Chat mit Firmenkonto überlassen.

Ist Copilot in Microsoft 365 Personal enthalten?

In vielen Ländern enthalten private Microsoft-365-Abos Copilot-Funktionen mit einem monatlichen Kontingent. Prüfen Sie in Ihrem Microsoft-Konto, was für Ihr Abo in der Schweiz gilt.

Was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist?

Bei privaten Abos stehen die Copilot-Funktionen in den Office-Programmen dann bis zur nächsten Periode nur eingeschränkt zur Verfügung. Der kostenlose Chat im Browser bleibt in der Regel nutzbar.