Copilot fehlt in Word oder Excel: Was muss ich prüfen?

Das Problem

Die Kollegin im Nachbarbüro zeigt Ihnen stolz, wie Copilot in Word einen Brief entwirft. Sie öffnen Ihr eigenes Word – und finden kein Copilot-Symbol. Kein farbiges Logo im Menüband, keine Vorschläge am Rand, nichts.

Das ist ärgerlich, vor allem wenn Ihre Firma bereits für Copilot bezahlt. Oft liegt die Ursache an einer Kleinigkeit, die man ohne Anleitung kaum findet.

Die gute Nachricht: Die meisten Fälle lassen sich mit wenigen Klicks klären. Den Rest erledigt Ihre IT-Ansprechperson, wenn Sie ihr die richtigen Informationen geben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Gehen Sie die Schritte der Reihe nach durch. Nach jedem Schritt lohnt es sich, Word oder Excel zu schliessen und neu zu öffnen.

1. Angemeldetes Konto prüfen. Öffnen Sie Word und klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen oder Ihr Bild. Steht dort Ihre Firmenadresse, etwa vorname.name@firma.ch, oder eine private Adresse? Copilot funktioniert nur mit dem Konto, dem die Lizenz zugewiesen ist. Den Unterschied erklärt Copilot privat oder geschäftlich.
2. Lizenz anzeigen. Klicken Sie auf «Datei» › «Konto». Unter «Produktinformationen» steht, welches Microsoft-365-Abo aktiv ist. Notieren Sie den genauen Namen.
3. Lizenz aktualisieren. Wurde die Copilot-Lizenz erst kürzlich zugewiesen, kennt Office sie vielleicht noch nicht. Unter «Datei» › «Konto» gibt es je nach Version die Schaltfläche «Lizenz aktualisieren». Melden Sie sich sonst einmal ab und wieder an.
4. Office aktualisieren. Klicken Sie unter «Datei» › «Konto» auf «Updateoptionen» › «Jetzt aktualisieren». Copilot benötigt eine aktuelle Version von Microsoft 365. Ältere Kaufversionen wie Office 2019 oder Office 2021 erhalten Copilot nicht.
5. Verbundene Dienste einschalten. Copilot braucht die sogenannten verbundenen Erfahrungen – das sind Office-Funktionen, die über das Internet laufen. Prüfen Sie unter «Datei» › «Konto» › «Kontodatenschutz» › «Einstellungen verwalten», ob diese aktiviert sind. Bei Firmengeräten kann die IT das zentral gesperrt haben.
6. In der Webversion testen. Öffnen Sie im Browser microsoft365.com, melden Sie sich mit demselben Konto an und öffnen Sie ein Word-Dokument. Erscheint Copilot dort, liegt das Problem an der installierten App, nicht an der Lizenz.
7. Speicherort prüfen. Speichern Sie die Datei in OneDrive oder SharePoint und schalten Sie «AutoSpeichern» ein. Besonders in Excel sind manche Funktionen sonst nicht verfügbar.
8. IT informieren. Hilft nichts davon, schicken Sie Ihrer IT die gesammelten Angaben. Bei Geschäftskonten weist die Administration die Lizenz im Microsoft-365-Verwaltungsbereich zu.

Schnelldiagnose

Vorlage zum Kopieren

Diesen Text können Sie als Grundlage für Ihre Nachricht an die IT verwenden. Sie können ihn auch in einen KI-Assistenten eingeben und um eine höfliche, kurze Fassung bitten.

Betreff: Copilot fehlt in [Word / Excel / Outlook] auf meinem Gerät

Guten Tag [Name der IT-Ansprechperson]
Bei mir wird Copilot in [Programm] nicht angezeigt.
- Angemeldetes Konto: [E-Mail-Adresse]
- Abo laut «Datei» › «Konto»: [genauer Name]
- Office-Version: [Versionsnummer aus «Info zu Word»]
- In der Webversion unter microsoft365.com: [Copilot sichtbar / nicht sichtbar]
- Bereits versucht: [Update, ab- und angemeldet, Neustart]
Können Sie prüfen, ob meinem Konto eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist?
Freundliche Grüsse
[Ihr Name]

Füllen Sie alle Klammern aus, bevor Sie senden – genau diese Angaben braucht die IT, um nicht nachfragen zu müssen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Zugangsdaten weitergeben. Ihre IT braucht nie Ihr Passwort, um eine Lizenz zuzuweisen. Geben Sie es niemandem per E-Mail oder Telefon weiter.
• Vorsicht bei «Copilot-Aktivierern». Programme oder Anleitungen aus dem Internet, die Copilot ohne Lizenz freischalten sollen, sind ein Sicherheitsrisiko. Lassen Sie die Finger davon.
• Privatabo ist nicht Geschäftsabo. Auch wenn Sie privat ein Microsoft-365-Abo mit Copilot haben, dürfen Sie damit nicht einfach Firmendaten bearbeiten. Welche Varianten es gibt, zeigt Copilot-Varianten im Überblick.
• Verfügbarkeit ändert sich. Microsoft passt Funktionen und Lizenzen laufend an. Was heute fehlt, kann nach einem Update erscheinen – und umgekehrt.
• Mac und Tablet. Auf Mac, iPad und Smartphone sind Copilot-Funktionen teils anders aufgebaut oder später verfügbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Physiotherapie-Praxis in St. Gallen hat die Leiterin für sich und die Empfangsmitarbeiterin Copilot-Lizenzen gekauft. Bei der Leiterin erscheint Copilot, bei der Mitarbeiterin nicht.

Vorher: Beide vermuteten einen Fehler bei Microsoft und warteten eine Woche auf ein «Update».

Nachher: Die Mitarbeiterin geht die Schritte durch. Bei Schritt 1 stellt sie fest, dass Word mit ihrer privaten Outlook-Adresse angemeldet ist, weil sie diese vor Jahren einmal eingegeben hatte. Sie wechselt oben rechts auf ihr Praxiskonto, startet Word neu – und das Copilot-Symbol erscheint im Menüband.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Copilot einmal läuft, beginnt die eigentliche Arbeit: Wie nutzen Sie ihn sinnvoll für Ihre Aufgaben? Die Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort behandeln im Bereich Bürokommunikation E-Mails, Meetings, Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace.

Sie arbeiten an praxisnahen Aufgaben, werden von einem KI-Lerncoach begleitet und schliessen mit einem verifizierbaren Nachweis ab.

Häufige Fragen

Ich habe Microsoft 365 Family. Habe ich damit Copilot?

Microsoft hat Copilot-Funktionen in einige private Abos integriert, oft mit einem monatlichen Kontingent an KI-Nutzungen. Welche Funktionen genau enthalten sind, ändert sich und hängt vom Land ab. Prüfen Sie die aktuelle Beschreibung Ihres Abos in Ihrem Microsoft-Konto.

Warum sehe ich Copilot in Teams, aber nicht in Word?

Copilot Chat kann in Teams oder im Browser verfügbar sein, ohne dass Sie die Vollversion für Word und Excel besitzen. Die Funktionen direkt im Dokument setzen meist eine zusätzliche Lizenz voraus. Fragen Sie Ihre IT, welche Variante Ihnen zugewiesen ist.

Wie lange dauert es, bis eine neue Lizenz wirkt?

Oft nur Minuten, manchmal einige Stunden. Ein Ab- und Wiederanmelden in Office beschleunigt den Vorgang häufig. Bleibt Copilot nach einem Tag unsichtbar, sollte die IT die Zuweisung kontrollieren.

Kann ich Copilot ausblenden, wenn ich ihn nicht nutzen möchte?

In vielen Versionen lässt sich Copilot in den Optionen der einzelnen App ausschalten. Bei Firmengeräten entscheidet teilweise die IT darüber. Das Ausblenden ändert nichts an Ihren Dokumenten.