Was kann Copilot in Word und was muss ich selbst prüfen?

Das Problem

Im Sekretariat landen jede Woche dieselben Arten von Dokumenten auf Ihrem Tisch: Einladungen, Protokolle, Merkblätter, Offerten-Begleitschreiben. Viele davon beginnen mit einem leeren Blatt, und genau dort geht die meiste Zeit verloren.

Seit Microsoft den KI-Assistenten Copilot in Word eingebaut hat, verspricht die Werbung Abhilfe. Doch was macht Copilot tatsächlich? Und wo müssen Sie trotzdem genau hinschauen, damit kein peinlicher Fehler beim Kunden landet?

Diese Seite ordnet ein, welche Arbeit Copilot in Word übernehmen kann – und welche Verantwortung bei Ihnen bleibt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Copilot erscheint in Word an mehreren Stellen. Je nach Version und Lizenz sehen die Schaltflächen leicht anders aus (Stand Oktober 2026). Die folgenden Schritte zeigen die typischen Wege.

1. Copilot öffnen. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte «Start» auf das farbige Copilot-Symbol. Rechts öffnet sich ein Bereich, in dem Sie Aufträge eintippen. Sehen Sie das Symbol nicht, hilft die Seite Copilot fehlt in Word oder Excel.
2. Einen Entwurf erstellen lassen. In einem leeren Dokument bietet Word meist direkt ein Eingabefeld an, etwa «Mit Copilot entwerfen». Beschreiben Sie dort, was entstehen soll: Zweck, Empfänger, Länge, Tonfall.
3. Eigene Dateien als Grundlage nennen. Bei Geschäftslizenzen können Sie im Auftrag auf andere Dokumente verweisen, zum Beispiel auf das Protokoll der letzten Sitzung. Copilot nutzt dann deren Inhalt. Er sieht nur Dateien, auf die Sie selbst Zugriff haben.
4. Text umschreiben lassen. Markieren Sie einen Absatz. Am Rand erscheint ein kleines Copilot-Symbol. Wählen Sie dort zum Beispiel «Umschreiben» und lassen Sie sich mehrere Fassungen zeigen.
5. Lange Dokumente zusammenfassen. Öffnen Sie ein langes Dokument und bitten Sie Copilot im Seitenbereich um eine Zusammenfassung. Fragen Sie gezielt nach: «Welche Fristen werden genannt?»
6. Fragen an das Dokument stellen. Statt 30 Seiten zu lesen, fragen Sie: «Was steht zur Kündigung?» Copilot verweist in der Antwort oft auf die Stelle im Text. Klicken Sie diese Verweise an und lesen Sie die Originalstelle.
7. Ergebnis selbst überarbeiten. Übernehmen Sie den Entwurf, aber lesen Sie ihn vollständig, bevor er Ihr Haus verlässt.

Was Copilot gut kann – und was Sie übernehmen

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage eignet sich für Briefe oder Merkblätter. Tippen Sie sie in den Copilot-Bereich in Word.

Schreibe einen Entwurf für ein [Brief / Merkblatt / Einladung] an
[Empfänger, z. B. unsere Stammkundschaft in der Region Thun].
Zweck: [worum es geht, in einem Satz].
Wichtige Fakten, die genau so vorkommen müssen: [Datum, Ort, Preis in CHF,
Ansprechperson].
Ton: [freundlich und sachlich / förmlich], Anrede «Sie», Schweizer
Schreibweise mit «ss» statt «ß».
Länge: höchstens [Anzahl] Sätze.
Erfinde keine weiteren Angaben. Markiere mit [PRÜFEN], wo dir Informationen fehlen.

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern; der Zusatz «[PRÜFEN]» zeigt Ihnen sofort, wo Sie selbst nachtragen müssen. Wie Sie Aufträge allgemein gut aufbauen, zeigt die Prompt-Vorlage für den Aufbau.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Details. Ein Sprachmodell – das ist die Technik hinter Copilot, die Texte aus gelernten Mustern bildet – kann Termine, Preise oder Paragrafen erfinden. Das nennt man Halluzination. Prüfen Sie jede Zahl.
• Veraltete Vorlagen. Wenn Copilot ein altes Dokument als Grundlage nimmt, übernimmt er auch alte Preise oder Ansprechpersonen.
• Ton und Kultur. Copilot schreibt manchmal zu überschwänglich oder in deutscher statt Schweizer Schreibweise. Lesen Sie den Text laut: Klingt er nach Ihrem Betrieb?
• Vertrauliche Inhalte. Nutzen Sie für Firmendokumente nur ein Geschäftskonto. Mehr dazu unter Copilot und Datenschutz.
• Rechtliche Texte. Verträge, AGB oder Kündigungen dürfen Sie mit Copilot vorbereiten, die Prüfung gehört aber in Fachhände.
• Formatierung. Copilot setzt Überschriften und Listen, hält sich aber nicht immer an Ihre Firmenvorlage. Prüfen Sie Schriften, Logo und Fusszeile.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Zürcher Oberland muss ein Merkblatt zur neuen Grüngutabfuhr schreiben. Die Sachbearbeiterin hat dafür eine E-Mail des Werkhofs mit allen Daten.

Vorher: Sie brauchte für ein solches Merkblatt meist einen halben Nachmittag, vor allem für die Formulierung in einfacher Sprache.

Nachher: Sie öffnet ein leeres Word-Dokument, kopiert die Fakten aus der E-Mail in die Vorlage oben und lässt Copilot einen Entwurf schreiben. Copilot setzt zweimal [PRÜFEN] – bei der Gebühr und beim Abfuhrtag im Dezember. Sie ergänzt die richtigen Angaben, kürzt einen zu blumigen Satz und lässt das Merkblatt vom Werkhof gegenlesen. Die eigentliche Schreibarbeit ist deutlich kürzer, die Kontrolle bleibt bei ihr.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Copilot zum ersten Mal nutzt, verliert oft Zeit mit vagen Aufträgen und zu vielen Korrekturrunden. Die Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort setzen genau dort an: Im Bereich Bürokommunikation geht es um E-Mails, Meetings, Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace.

Sie wählen einen Kurs zu Ihrer Aufgabe und üben mit Praxisaufgaben, wie Sie KI-Ergebnisse verantwortungsvoll prüfen. Am Ende steht ein verifizierbarer Abschluss.

Häufige Fragen

Kann Copilot meine Firmenvorlage mit Logo verwenden?

Wenn Sie zuerst Ihre Word-Vorlage öffnen und dann Copilot den Text einfügen lassen, bleibt das Layout meist erhalten. Copilot selbst gestaltet aber keine Briefköpfe nach Ihren Vorgaben. Prüfen Sie Schriften und Abstände nach dem Einfügen.

Merkt Copilot sich meine Korrekturen für das nächste Mal?

Nein, nicht zuverlässig. Jeder Auftrag wird weitgehend neu bearbeitet. Speichern Sie gute Aufträge deshalb selbst, etwa in einem Word-Dokument mit Ihren besten Vorlagen.

Prüft Copilot auch die Rechtschreibung?

Word hat seit langem eine eigene Rechtschreibprüfung, die weiterhin arbeitet. Copilot kann zusätzlich Stil und Verständlichkeit verbessern. Eine sorgfältige Schlusslektüre ersetzt beides nicht.

Funktioniert Copilot in Word auch ohne Internet?

Nein. Copilot läuft in Rechenzentren von Microsoft und braucht eine Internetverbindung. Ohne Verbindung steht Word wie gewohnt zur Verfügung, aber ohne die KI-Funktionen.