Was kann Copilot in Excel mit meinen Tabellen anfangen?

Das Problem

Sie führen eine Excel-Liste mit Bestellungen, Mitgliederbeiträgen oder Stunden. Jeden Monat möchte jemand wissen: Welche Kunden haben am meisten bestellt? Wo fehlen Zahlungen? Wie hat sich der Umsatz entwickelt?

Die Antworten stecken in der Tabelle, aber der Weg dorthin führt über Pivot-Tabellen und Formeln, die man selten braucht und deshalb jedes Mal wieder vergisst. Eine Pivot-Tabelle ist eine Excel-Funktion, die grosse Listen automatisch nach Gruppen zusammenzählt.

Copilot verspricht, solche Fragen in normaler Sprache zu beantworten. Das funktioniert erstaunlich oft – aber nicht mit jeder Tabelle und nicht ohne Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Die Bezeichnungen der Schaltflächen können sich je nach Version ändern (Stand Oktober 2026). Der Ablauf bleibt ähnlich.

1. Datei in der Cloud speichern. Copilot in Excel setzt in vielen Fällen voraus, dass die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt und «AutoSpeichern» oben links eingeschaltet ist. OneDrive ist der Online-Speicher von Microsoft.
2. Daten als Tabelle formatieren. Klicken Sie in Ihre Liste, drücken Sie Ctrl + T und bestätigen Sie «Tabelle hat Überschriften». So erkennt Copilot, wo Ihre Daten beginnen und enden.
3. Spalten klar benennen. «Betrag CHF» ist besser als «B». Vermeiden Sie leere Zeilen, zusammengeführte Zellen und Zwischensummen mitten in der Liste.
4. Copilot öffnen. Klicken Sie auf der Registerkarte «Start» auf das Copilot-Symbol. Rechts erscheint ein Eingabefeld mit Vorschlägen.
5. Eine konkrete Frage stellen. Zum Beispiel: «Zeige mir die Summe von Betrag CHF pro Kunde, absteigend sortiert.» Copilot schlägt dann eine Auswertung oder ein Diagramm vor, das Sie auf einem neuen Blatt einfügen können.
6. Formeln erklären lassen. Klicken Sie auf eine Zelle mit einer komplizierten Formel und fragen Sie: «Erkläre mir diese Formel in einfachen Worten.» Das hilft besonders bei geerbten Dateien.
7. Neue Spalten vorschlagen lassen. Fragen Sie etwa: «Füge eine Spalte hinzu, die anzeigt, ob die Rechnung länger als 30 Tage offen ist.» Copilot zeigt die Formel vor dem Einfügen an. Lesen Sie sie, bevor Sie bestätigen.
8. Stichprobe machen. Rechnen Sie zwei oder drei Ergebnisse von Hand oder mit dem Filter nach. Stimmen sie, können Sie dem Rest eher vertrauen.

Welche Aufgaben passen?

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft, wenn Sie eine Auswertung brauchen. Geben Sie sie im Copilot-Bereich in Excel ein.

In der Tabelle [Name der Tabelle oder des Blattes] steht pro Zeile
[was eine Zeile bedeutet, z. B. eine Rechnung].
Wichtige Spalten: [Spaltenname 1] = [Bedeutung], [Spaltenname 2] = [Bedeutung].
Bitte erstelle [eine Übersicht / ein Diagramm / eine neue Spalte], die
[gewünschtes Ergebnis] zeigt.
Zeitraum: [z. B. 1. Januar bis 30. Juni 2026].
Erkläre in zwei Sätzen, wie du gerechnet hast, und nenne die verwendete Formel.

Je genauer Sie erklären, was eine Zeile und jede Spalte bedeutet, desto seltener rechnet Copilot mit der falschen Spalte. Für einzelne knifflige Formeln lohnt sich zusätzlich die Anleitung Excel-Formel mit KI erstellen.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Spalte, richtige Rechnung. Copilot kann «Betrag» mit «Betrag inkl. MWST» verwechseln. Die Summe ist dann rechnerisch korrekt, aber inhaltlich falsch.
• Lücken und Text in Zahlenspalten. Ein «ca. 200» in einer Zahlenspalte wird oft ignoriert. Warum KI bei Tabellen stolpert, erklärt Fehler der KI bei Tabellen.
• Grosse Dateien. Bei sehr umfangreichen Arbeitsmappen kann Copilot langsamer werden oder nur einen Teil berücksichtigen.
• Personendaten. Lohn- oder Gesundheitsdaten nur in einem Geschäftskonto mit geklärten Datenschutzregeln bearbeiten.
• Deutsche Formeln. In der deutschsprachigen Version heissen Funktionen anders als in der englischen (SUMMEWENN statt SUMIF). Copilot fügt meist die richtige Sprache ein, prüfen Sie es trotzdem.
• Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Eine Grafik sieht überzeugend aus, auch wenn die Daten dahinter unvollständig sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Getränkehandel im Thurgau führt eine Liste mit allen Lieferungen an Restaurants. Die Inhaberin möchte vor dem Gespräch mit der Bank wissen, welche zehn Kunden im ersten Halbjahr am meisten bezogen haben.

Vorher: Ihr Sohn hatte jeweils eine Pivot-Tabelle gebaut. Seit er ausgezogen ist, blieb die Frage liegen.

Nachher: Sie formatiert die Liste als Tabelle, benennt die Spalte «Total» in «Betrag CHF exkl. MWST» um und fragt Copilot nach den zehn grössten Kunden. Copilot erstellt eine Übersicht auf einem neuen Blatt. Sie filtert zur Kontrolle zwei Restaurants manuell – die Zahlen stimmen. Beim dritten bemerkt sie, dass ein Restaurant unter zwei Schreibweisen geführt wird, und korrigiert die Liste.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Copilot in Excel sicher nutzen will, braucht ein Grundverständnis für Tabellen und Daten. Die Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort umfassen ausdrücklich Excel, Datenverständnis und Dashboards.

Sie üben an praktischen Aufgaben, wie Sie Daten vorbereiten, KI-Auswertungen prüfen und verständlich darstellen. Lernen können Sie im eigenen Tempo, mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Funktioniert Copilot auch mit alten .xls-Dateien?

Speichern Sie ältere Dateien zuerst im aktuellen Format .xlsx und legen Sie sie in OneDrive oder SharePoint ab. Danach stehen die Copilot-Funktionen in der Regel zur Verfügung. Bei sehr alten Dateien mit Makros kann es Einschränkungen geben.

Kann Copilot meine Excel-Datei kaputt machen?

Copilot zeigt Änderungen meist als Vorschlag an, den Sie bestätigen. Trotzdem empfiehlt sich vor grösseren Umbauten eine Kopie der Datei. In OneDrive können Sie zudem über den Versionsverlauf frühere Stände wiederherstellen.

Versteht Copilot Diagramme, die schon in der Datei sind?

Copilot arbeitet vor allem mit den Daten in den Zellen. Bestehende Diagramme kann er nicht zuverlässig deuten. Fragen Sie besser nach den zugrunde liegenden Zahlen.

Brauche ich für Copilot in Excel eine spezielle Lizenz?

Ja, die KI-Funktionen sind an bestimmte Microsoft-365-Abos oder Zusatzlizenzen gebunden. Welche Sie haben, sehen Sie unter «Datei» › «Konto». Bei Geschäftskonten weist die Administration die Lizenz zu.