Wovon hängen die Kosten eines KI-Projekts ab?

Das Problem

Sie sollen ein Budget für ein KI-Vorhaben vorbereiten, etwa für einen Assistenten, der Kundenanfragen vorsortiert, oder für die Automatisierung einer Ablage. Die Geschäftsleitung will eine Zahl. Ihnen fehlt dafür die Grundlage.

Auf Websites finden Sie Preise für Abos und Kurse, aber nicht für «ein KI-Projekt». Das ist kein Zufall: Zwei Vorhaben mit demselben Namen können sich im Aufwand um ein Vielfaches unterscheiden. Ein Beispiel ist der Unterschied zwischen einem kleinen Test mit Beispieldaten und einer Lösung, die mit Ihrem Warenwirtschaftsprogramm verbunden ist.

Wer ohne diese Klärung nach dem Preis fragt, erhält entweder eine vage Antwort oder eine Zahl, die später nicht hält. Hilfreicher ist es, die richtigen Fragen zu kennen und die Angaben bereitzulegen, die eine Schätzung möglich machen.

Einfach erklärt

Denken Sie an einen Umbau. Auch dort fragt niemand sinnvoll «Was kostet ein Umbau?», sondern: Welche Wand? Welche Leitungen liegen dahinter? Muss ein Bauplan eingereicht werden? Dasselbe gilt für KI. Der Preis ergibt sich aus Umfang, Umgebung und Sorgfalt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel in einem Satz formulieren: «Wir wollen X erreichen, damit Y besser wird.» Ohne Ziel keine Schätzung.
2. Aufgabe beschreiben: Wie läuft sie heute ab? Wer macht was, wie oft, wie lange? Notieren Sie die Schritte.
3. Funktionen sammeln: Was muss die Lösung können, was wäre nice to have? Trennen Sie beides.
4. Systeme aufzählen: Welche Programme und Datenquellen sind betroffen? Wer verwaltet sie?
5. Daten und Datenschutz klären: Welche Daten sind im Spiel, sind Personendaten dabei, was ist vertraulich?
6. Zeit- und Budgetrahmen festlegen: Nennen Sie einen groben Rahmen, auch wenn er vorläufig ist. So kann der Anbieter einen passenden Umfang vorschlagen.
7. Mit KI strukturieren: Lassen Sie die KI Ihre Stichworte in eine übersichtliche Anfrage ordnen. Die Vorlage unten hilft, siehe auch Projektanfrage für eine KI-Lösung schreiben.
8. Klein beginnen: Fragen Sie, ob ein Pilot mit begrenztem Umfang möglich ist, bevor Sie das Gesamtvorhaben beauftragen. Ein Vorgehen finden Sie unter Ein überschaubares KI-Pilotprojekt planen.
9. Offerte vergleichen: Achten Sie darauf, was enthalten ist und was nicht: Betreuung, Schulung, Dokumentation, Änderungswünsche.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, eine Projektanfrage für eine KI-Lösung zu strukturieren.
Ziel: [ein Satz]. Aktueller Ablauf: [3–6 Schritte, wer macht was].
Gewünschte Funktionen: [Muss: …] [Wünschenswert: …].
Betroffene Systeme: [z. B. Outlook, Excel, Warenwirtschaft].
Daten: [Art der Daten, Personendaten ja/nein, vertraulich ja/nein].
Benutzer: [Anzahl und Rollen]. Zeitrahmen: [bis …]. Budgetrahmen: [CHF … – …, grob].

Erstelle daraus:
1. eine gegliederte Anfrage in einer Seite,
2. eine Liste von 8 Fragen, die ein Anbieter vermutlich stellen wird,
3. eine Liste der Annahmen, die ich noch klären muss.
Erfinde keine Zahlen oder Preise. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Ersetzen Sie die Platzhalter. Wo Ihnen Angaben fehlen, lassen Sie sie leer und lassen die KI nach Klärungsbedarf fragen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Fantasiezahlen: Eine KI kann Ihnen keine verlässlichen Preise nennen. Lassen Sie sie nie Beträge «schätzen» und übernehmen Sie diese nicht in ein Budget.
• Laufende Kosten: Neben dem Projekt entstehen oft Kosten für Betrieb, Lizenzen, Nutzung von KI-Diensten, Pflege und Schulung. Fragen Sie danach.
• Datenschutz: Geben Sie in Anfragen keine echten Personendaten an. Beschreiben Sie Datenarten, nicht Datensätze.
• Erfolg messen: Legen Sie vorab fest, woran Sie den Nutzen erkennen. Siehe Wie prüfe ich, ob sich unser KI-Projekt lohnt?.
• Umfang begrenzen: Grosse Projekte verändern sich unterwegs. Vereinbaren Sie, wie mit Änderungswünschen umgegangen wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Installationsbetrieb in Lenzburg möchte eingehende Serviceanfragen automatisch vorsortieren lassen.

Vorher: Die Geschäftsführerin fragt telefonisch: «Was kostet eine KI für Anfragen?» Eine Antwort ohne Rückfragen gibt es nicht, und sie weiss nicht, was sie genauer beschreiben müsste.

Nachher: Sie notiert den heutigen Ablauf, nennt die beteiligten Programme (E-Mail und Auftragsverwaltung), legt fest, dass keine Rechnungsdaten verarbeitet werden, und beschreibt zwei Muss-Funktionen. Mit diesen Angaben kann ein Anbieter einen Umfang vorschlagen, einen Pilot vorsehen und die Betreuung nach dem Start getrennt ausweisen. Der Betrieb kann Angebote nun wirklich vergleichen.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei Alpasana beschreiben Sie Ihr Vorhaben über die individuelle Leistungs- und Projektanfrage. Laut Beschreibung erfolgt eine individuelle Projektklärung für die digitale Transformation: Sie machen Angaben zu Idee, Funktionen, bestehenden Systemen sowie Zeit- und Budgetrahmen, und gemeinsam werden Vorgehen, Ziele und Leistungsumfang geklärt. Auf dieser Grundlage erhalten Sie eine auf den geklärten Umfang abgestimmte Offerte. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ich vorab einen Richtpreis bekommen?

Das hängt davon ab, wie klar Ihr Vorhaben ist. Bei einem sehr kleinen, klar beschriebenen Anliegen ist ein grober Rahmen eher möglich. Bei grösseren Vorhaben wird zuerst geklärt, was genau gebraucht wird, denn sonst wäre jede Zahl nur geraten.

Muss ich schon alle Details kennen?

Nein. Beschreiben Sie das Ziel, den heutigen Ablauf und die beteiligten Programme so gut Sie können. Offene Punkte klären Sie im Gespräch. Eine Checkliste für den Einstieg finden Sie unter Was sollte ich zum KI-Erstgespräch mitbringen?.

Wann lohnt sich ein Projekt?

Wenn der Nutzen klar messbar ist: weniger Zeitaufwand, weniger Fehler, schnellere Antworten. Rechnen Sie Nutzen und Kosten gegenüber, auch die laufenden. Hilfreich ist Business Case für KI erstellen.

Sind kostenlose KI-Werkzeuge eine Alternative?

Für kleine Aufgaben oft ja. Sobald Daten sensibel sind, mehrere Systeme verbunden werden müssen oder mehrere Personen die Lösung nutzen, brauchen Sie meist mehr als ein kostenloses Werkzeug.