Business Case für KI erstellen: Kosten und Nutzen prüfen

Das Problem

Ihre Geschäftsleitung fragt: «Was kostet uns das, und was bringt es?» Sie möchten ein KI-Werkzeug im Kundenservice einführen und müssen das Vorhaben begründen. Der Anbieter zeigt Folien mit Einsparungen von «bis zu 40 Prozent». Doch in Ihrem Betrieb wissen Sie nicht, ob das stimmt.

Ein Business Case ist die nüchterne Antwort auf die Frage «Lohnt es sich?». Er stellt Kosten und Nutzen gegenüber, zeigt Annahmen und macht Unsicherheit sichtbar. Bei KI ist das besonders wichtig, weil Versprechen gross sind und der Nutzen schwer zu messen ist. Viele Kosten werden übersehen: Einführung, Schulung, Prüfung der Ergebnisse, laufende Pflege, Datenschutz.

Ein ehrlicher Business Case muss nicht kompliziert sein. Eine Tabelle mit Annahmen reicht oft. Eine KI kann beim Aufbau helfen und Fragen stellen, die Sie sonst vergessen. Die Zahlen aber stammen aus Ihrem Betrieb. Eine KI darf keine Einsparungen schätzen, die dann als Fakten dastehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vorhaben beschreiben. Was genau soll eingeführt werden, für wen, zu welchem Zweck? Ein Satz genügt.

1. Ist-Zustand messen. Wie viel Zeit und Geld kostet die Aufgabe heute? Messen Sie ein paar Wochen oder fragen Sie die Ausführenden. Ohne Ausgangswert gibt es keinen Vergleich.

1. Kostenarten sammeln. Lizenzen oder Abos, Einrichtung, Schnittstellen, Schulung, Arbeitszeit für Pilot und Prüfung, laufende Pflege, Datenschutzprüfung, Beratung.

1. Nutzenarten benennen. Gesparte Zeit, bessere Qualität, weniger Fehler, schnellere Antworten, neue Angebote. Bewerten Sie nur, was Sie belegen können.

1. Annahmen offenlegen. Schreiben Sie auf, worauf Zahlen beruhen: «Wir nehmen an, dass 30 Prozent der Anfragen automatisch beantwortet werden können.» Das sind Annahmen, keine Fakten.

1. Szenarien rechnen. Rechnen Sie ein vorsichtiges, ein erwartetes und ein optimistisches Szenario. So sehen Sie, wie robust der Business Case ist.

1. Risiken und nicht messbare Effekte nennen. Datenschutzrisiken, Abhängigkeit vom Anbieter, Akzeptanz im Team, Reputation.

1. Pilot zur Überprüfung nutzen. Testen Sie die Annahmen im kleinen Pilot und passen Sie den Business Case anhand echter Daten an.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, einen einfachen Business Case für ein KI-Vorhaben in einem Schweizer KMU zu strukturieren. Alle Zahlen stammen von mir. Du darfst keine Zahlen erfinden oder schätzen.

Vorhaben: [z. B. KI-Unterstützung für Beantwortung von Kundenanfragen im Support]
Ist-Zustand (meine Angaben): [z. B. 600 Anfragen pro Monat, durchschnittlich 12 Minuten pro Anfrage, 3 Personen beteiligt]
Kosten, die ich kenne: [z. B. Lizenz CHF [Betrag] pro Monat laut Offerte]
Annahmen, die ich treffe: [z. B. 20 % der Anfragen lassen sich mit Entwurf schneller beantworten]

Erstelle:
1. Eine Tabelle der Kostenarten (einmalig, laufend) mit Platzhaltern für meine Zahlen und Hinweisen, welche Kosten oft vergessen werden.
2. Eine Tabelle der Nutzenarten (messbar, nicht messbar) mit Hinweis, wie ich sie messen könnte.
3. Die Rechenlogik für drei Szenarien (vorsichtig, erwartet, optimistisch), OHNE eigene Zahlen. Zeige die Formeln.
4. Eine Liste der Annahmen, die ich belegen oder im Pilot prüfen sollte.
5. Eine Liste der Risiken.
Schreibe keine Einsparungen, Prozentwerte oder Beträge, die ich nicht genannt habe. Fehlende Angaben markierst du mit [fehlt].

Setzen Sie Vorhaben, Ist-Zustand und bekannte Kosten ein. Die Rechenlogik prüfen Sie in Ihrer Tabellenkalkulation selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Herstellerversprechen hinterfragen. Einsparungen aus Prospekten gelten für deren Beispiele, nicht für Ihren Betrieb. Verwenden Sie eigene Messwerte.
• Keine erfundenen Zahlen. KI liefert gern plausible Prozentwerte. Verwenden Sie nur Zahlen, die Sie belegen oder als Annahme kennzeichnen.
• Versteckte Kosten. Prüfung, Korrektur und Pflege werden oft vergessen. Rechnen Sie sie ein.
• Nutzen nicht doppelt zählen. Gesparte Zeit ist nur dann Geldwert, wenn sie anders genutzt wird oder Kosten tatsächlich sinken.
• Abhängigkeit und Preisänderungen. Anbieter können Preise und Bedingungen ändern. Siehe KI-Kosten im Team kontrollieren.
• Vertrauliche Daten. Geben Sie Kosten- und Umsatzdaten nur in freigegebene Werkzeuge ein. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Keine Finanzberatung. Diese Seite zeigt eine Methode. Bei grösseren Investitionen holen Sie fachlichen Rat von Treuhand oder Finanzfachleuten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Aarau überlegt, KI zur Vorbereitung von Kundenkorrespondenz einzusetzen. Der Partner will wissen, ob es sich lohnt. Die Assistentin hat den Auftrag, einen Business Case zu erstellen.

Sie misst zwei Wochen lang, wie viel Zeit für Standardbriefe aufgewendet wird, und trägt die Zahlen in eine Tabelle ein. Die KI hilft, die Kostenarten zu strukturieren, und erinnert sie an Prüfzeit und Schulung. Sie rechnet drei Szenarien selbst durch, mit den Annahmen «Zeitersparnis 10, 20 oder 30 Prozent».

Im vorsichtigen Szenario lohnt sich das Vorhaben kaum, im erwarteten Szenario ist es knapp positiv. Der Partner entscheidet, einen Pilot zu starten, um die Annahme zu prüfen. Vorher gab es nur ein Bauchgefühl, nachher gibt es eine Rechnung mit offenen Annahmen und einem klaren Plan, sie zu überprüfen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie ein KI-Vorhaben wirtschaftlich einschätzen und planen möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und ein Umsetzungsplan. Projekte werden individuell offeriert.

Der Umfang wird zuerst gemeinsam geklärt. Eine Finanz- oder Investitionsberatung ist damit nicht verbunden. Wie Sie Kosten grob einordnen, lesen Sie auch unter KI-Projekt-Kosten einschätzen.

Häufige Fragen

Wie genau muss ein Business Case sein?

So genau, wie es die Entscheidung verlangt. Für einen kleinen Pilot genügt eine einfache Tabelle. Für grössere Investitionen braucht es mehr Sorgfalt und oft Unterstützung durch Finanzfachleute.

Wie rechne ich Zeitersparnis in Geld um?

Mit Vorsicht. Gesparte Minuten sind nur dann Geld, wenn die Zeit anders genutzt wird oder sich Kosten verringern. Rechnen Sie offen, was Sie damit tun werden, zum Beispiel mehr Kundengespräche.

Was, wenn der Nutzen schwer messbar ist?

Beschreiben Sie ihn qualitativ, etwa «schnellere Antworten» oder «weniger Fehler», und legen Sie Indikatoren fest, die Sie im Pilot erfassen. Nicht alles muss in Franken ausgedrückt werden.

Wann lohnt sich ein Business Case nicht?

Für sehr kleine, günstige Versuche kann er übertrieben sein. Dann reicht ein Pilot mit klarem Ende und Rückblick. Wichtig ist, überhaupt zu prüfen, was Sie lernen wollen.