KI-Kosten im Unternehmen überblicken

Das Problem

Der Buchhalter sieht auf der Kreditkartenabrechnung drei Abbuchungen für KI-Dienste, von denen er nichts wusste. Die Marketingleiterin hat ein Bildwerkzeug abonniert, ein Verkäufer einen Schreibassistenten, und die Geschäftsleiterin einen Chat-Assistenten. Dazu kommen Zusatzfunktionen in der Bürosoftware, die separat verrechnet werden. Niemand weiss, was das insgesamt kostet.

Solche kleinen Abos summieren sich. Oft werden sie von einzelnen Personen gelöst, mit der privaten oder der Firmenkarte, ohne Absprache. Manche Dienste werden nach dem ersten Eifer kaum noch genutzt, andere doppeln sich: Drei Personen nutzen drei verschiedene Werkzeuge für dieselbe Aufgabe. Kündigungsfristen laufen unbemerkt weiter, Preise werden erhöht, Testabos wandeln sich in kostenpflichtige um.

Neben den Kosten gibt es ein zweites Risiko: Wer ein Werkzeug einsetzt, ohne dass die Firma davon weiss, gibt unter Umständen Firmendaten an einen unbekannten Anbieter. Kostenkontrolle und Datenschutz hängen also zusammen. Eine einfache Liste schafft Überblick.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Alle Dienste erfassen. Gehen Sie Kreditkartenabrechnungen, Rechnungen, Spesenabrechnungen und Mails der letzten zwölf Monate durch. Fragen Sie das Team, welche Dienste genutzt werden, auch kostenlose.

1. Liste anlegen. Pro Dienst: Anbieter, Zweck, Nutzende, Kosten pro Monat oder Jahr, Abrechnungsart, Laufzeit, Kündigungsfrist, Einkaufsweg (Firma oder privat), Datenarten, die eingegeben werden.

1. Nutzung prüfen. Wie oft wird der Dienst genutzt? Viele Anbieter zeigen Nutzungszahlen. Fragen Sie die Nutzenden nach dem Nutzen.

1. Doppelungen erkennen. Gibt es mehrere Dienste für dieselbe Aufgabe? Prüfen Sie, ob einer genügt.

1. Datenschutz prüfen. Welche Daten werden verarbeitet? Ist der Dienst freigegeben? Nicht freigegebene Dienste mit Firmendaten sind ein Risiko. Siehe Welche Daten darf ich nicht in eine KI eingeben?.

1. Entscheiden: behalten, ersetzen, kündigen. Orientieren Sie sich an Nutzen, Kosten und Risiko. Beachten Sie Kündigungsfristen.

1. Freigabeprozess festlegen. Wer darf neue Dienste bestellen? Welche Angaben sind nötig? Eine einfache Regel genügt: Neue Dienste nur mit Freigabe der zuständigen Person.

1. Regelmässig prüfen. Gehen Sie die Liste einmal pro Quartal oder halbjährlich durch.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin in einem Schweizer KMU mit etwa [Zahl] Mitarbeitenden für Administration zuständig und möchte die Kosten für KI-Dienste und Abos überblicken.

Erstelle:
1. Eine Excel-Tabellenvorlage mit Spalten: Dienst/Anbieter, Zweck, Nutzende (Rollen), Kosten pro Monat/Jahr (Platzhalter), Abrechnungsart (Abo, Nutzung, kostenlos), Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfrist, Einkaufsweg (Firmenkarte, Rechnung, privat), Datenarten, Freigabestatus (freigegeben/geprüft/offen), Entscheid (behalten/ersetzen/kündigen), Datum der nächsten Prüfung.
2. Eine Liste mit zehn Fragen an die Mitarbeitenden, um versteckte oder kostenlose Dienste zu erfassen.
3. Eine Checkliste für die quartalsweise Prüfung.
4. Einen Entwurf für eine einseitige Regel «Beschaffung von KI-Diensten» (wer entscheidet, welche Prüfungen, wo dokumentiert).
Erfinde keine Preise, Anbieter oder rechtlichen Vorgaben. Alle Beträge trage ich selbst ein.

Passen Sie Betriebsgrösse und Spalten an. Die Zahlen holen Sie aus Ihren Rechnungen und Abrechnungen.

Worauf Sie achten müssen

• Versteckte Abos. Testphasen wandeln sich automatisch in bezahlte um, und Preise ändern sich. Prüfen Sie Verlängerungsbedingungen.
• Nutzungsabhängige Kosten. Bei manchen Diensten, besonders über Schnittstellen, hängen Kosten vom Verbrauch ab. Klären Sie Limits und Warnungen.
• Datenschutz und Freigabe. Nicht freigegebene Dienste mit Firmendaten sind ein Risiko. Kostenkontrolle ist auch eine Gelegenheit, das zu klären.
• Privatkonten. Dienste, die Mitarbeitende privat bezahlen und beruflich nutzen, sind schwer zu kontrollieren. Regeln Sie das ausdrücklich.
• Preiserhöhungen und Bedingungen. Anbieter ändern Preise und Funktionen. Halten Sie Kündigungsfristen im Auge. Siehe Business Case für KI erstellen.
• Nutzen vor Preis. Ein günstiger Dienst, der nicht genutzt wird, ist teurer als ein teurer, der gut genutzt wird. Betrachten Sie beides.
• Keine Preise von der KI. Preise und Konditionen ändern sich laufend. Lesen Sie sie direkt beim Anbieter nach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Agentur mit 15 Mitarbeitenden in der Nähe von Olten stellt die Administration beim Jahresabschluss fest, dass über Kreditkarten und Spesen verschiedene KI-Dienste bezahlt werden, die niemand koordiniert hat. Sie vermutet Doppelungen.

Sie legt mit der Vorlage eine Liste an, befragt das Team und fasst zusammen: Acht Dienste, davon zwei für denselben Zweck, einer wurde seit Monaten nicht benutzt, einer enthält Kundendaten, ohne dass er geprüft war. Sie schlägt der Geschäftsleitung vor, zwei Dienste zu kündigen, einen zu ersetzen und eine Freigaberegel einzuführen.

Die Geschäftsleitung stimmt zu, und die Regel wird im Team besprochen. Vorher gab es Wildwuchs, nachher gibt es Überblick und eine zuständige Person. Die Administration prüft die Liste künftig halbjährlich und beachtet bei jeder Kündigung die Frist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie laufende KI-Kosten mit konkreten Einsatzmöglichkeiten abgleichen, kann die KI-Beratung und digitale Transformation Prozesse und Potenziale aufnehmen und Vorhaben priorisieren. Für KI-Agenten umfasst das Angebot zudem Pilot und Einsatzregeln; Anbieterpreise erfahren Sie direkt bei den jeweiligen Anbietern.

Häufige Fragen

Wie finde ich versteckte Abos?

Prüfen Sie Kreditkartenabrechnungen, Spesen, Rechnungen und Mails mit Begriffen wie «Abonnement» oder «Testphase». Fragen Sie auch im Team, auch nach kostenlosen Diensten, die Firmendaten verarbeiten.

Soll ich alles zentral einkaufen?

Eine zentrale Freigabe lohnt sich, damit Kosten, Verträge und Datenschutz geprüft werden. Das heisst nicht, dass jede Bestellung zentral laufen muss, aber die Freigabe sollte klar sein.

Wie viel darf KI kosten?

Das hängt von Nutzen und Budget ab. Prüfen Sie, welche Zeit oder Qualität Sie dafür gewinnen, und vergleichen Sie mit den gesamten Kosten, inklusive Schulung und Prüfung.

Was mache ich bei Preiserhöhungen?

Prüfen Sie, ob der Dienst den neuen Preis wert ist, ob es Alternativen gibt, und beachten Sie Kündigungsfristen. Eine Liste mit Fristen hilft, rechtzeitig zu reagieren.