Entscheidungsvorlage mit KI erstellen

Das Problem

Die Geschäftsleitung soll entscheiden, welches Buchhaltungsprogramm das Unternehmen künftig nutzt. Drei Angebote liegen vor, mit unterschiedlichen Preisen, Funktionen und Bedingungen. Sie sollen eine Entscheidungsgrundlage schreiben. Auf Ihrem Tisch liegen drei Prospekte, zwei Offerten und eine Sammlung von Stichworten.

Wenn Entscheidungsgrundlagen schlecht sind, entstehen schlechte Entscheide oder endlose Diskussionen. Häufige Fehler: Die Vorlage nennt nur eine Option, vergleicht Äpfel mit Birnen, verschweigt Nachteile der Wunschlösung oder enthält Annahmen, die als Fakten erscheinen. Die Leitung muss dann nachfragen oder entscheidet aus dem Bauch.

Eine faire Entscheidungsgrundlage bildet Optionen ehrlich ab, nach denselben Kriterien. Eine KI kann Ihnen helfen, Ordnung zu schaffen: Kriterien vorschlagen, Optionen tabellarisch vergleichen, Annahmen sichtbar machen. Die Fakten und die Gewichtung müssen aber von Ihnen und dem Betrieb kommen, und die Empfehlung muss begründet sein, nicht nur überzeugend klingen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheidung klar benennen. Was ist zu entscheiden, bis wann, wer entscheidet? Schreiben Sie die Frage in einem Satz auf.

1. Optionen sammeln. Mindestens zwei, höchstens vier. Auch «Nichts ändern» ist eine Option, die mitverglichen werden sollte.

1. Kriterien festlegen. Was ist dem Betrieb wichtig: Kosten, Funktionen, Datenschutz, Betrieb, Risiko, Zeitbedarf? Legen Sie sie vor dem Vergleich fest, damit sie nicht zur Wunschlösung passen.

1. Fakten pro Option sammeln. Mit Quellen: Offerte, Datenblatt, Gespräch. Notieren Sie, was gesichert ist und was nur Annahme.

1. KI strukturieren lassen. Nutzen Sie die Vorlage unten und lassen Sie eine Vergleichstabelle, Vor- und Nachteile und offene Fragen erstellen.

1. Fakten kontrollieren. Vergleichen Sie jede Zahl und jede Aussage mit der Quelle. Streichen Sie, was nicht belegt ist.

1. Empfehlung begründen. Formulieren Sie, welche Option Sie empfehlen und warum, bezogen auf die Kriterien. Nennen Sie, unter welchen Bedingungen die Empfehlung anders ausfiele.

1. Vorlage abstimmen. Lassen Sie die Grundlage von einer zweiten Person lesen. Ist sie fair? Fehlen Argumente?

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung eines Schweizer KMU zu erstellen (höchstens 2 Seiten).

Entscheidung: [z. B. Auswahl einer neuen Buchhaltungssoftware, Entscheid bis [Datum]]
Optionen (mit Fakten aus meinen Unterlagen, Quelle angeben):
- Option A: [...]
- Option B: [...]
- Option C: [...]
- Option 0: Nichts ändern
Kriterien (in dieser Gewichtung): [z. B. Kosten 30 %, Datenschutz 30 %, Funktionen 20 %, Aufwand der Umstellung 20 %]

Erstelle:
1. Problemstellung und Ziel in drei Sätzen.
2. Eine Vergleichstabelle der Optionen nach den Kriterien (Fakten und Einschätzung getrennt).
3. Vor- und Nachteile je Option, fair und im gleichen Umfang.
4. Annahmen und offene Fragen, die ich klären muss.
5. Risiken je Option.
6. Einen Vorschlag für die Empfehlung mit Begründung entlang der Kriterien. Das ist ein Vorschlag, den ich prüfe.
Verwende nur meine Angaben. Erfinde keine Zahlen, Eigenschaften oder Quellen. Markiere Lücken mit [fehlt].

Setzen Sie Entscheidung, Optionen und Kriterien ein. Die Gewichtung legen Sie vor dem Vergleich fest, nicht danach.

Worauf Sie achten müssen

• Fairness. Die Wunschlösung wirkt oft besser, weil mehr dazu geschrieben wird. Achten Sie auf gleichen Umfang und gleiche Tiefe für jede Option.
• Fakten und Annahmen trennen. Siehe Fakten und Annahmen trennen. Markieren Sie jede Annahme.
• Erfundene Angaben. KI ergänzt gern Eigenschaften, die ein Produkt «typischerweise» hat. Prüfen Sie jede Aussage mit Offerte oder Datenblatt.
• Vertrauliche Inhalte. Offerten, Preise und interne Ziele sind vertraulich. Geben Sie sie nur in freigegebene Werkzeuge ein.
• Gewichtung offenlegen. Wer Kriterien nachträglich ändert, kann jedes Ergebnis erzeugen. Legen Sie sie vorab fest und begründen Sie sie.
• Verantwortung. Die Empfehlung tragen Sie. «Die KI hat es so berechnet» ist keine Begründung. Siehe KI-Entscheidungen dokumentieren.
• Entscheid dokumentieren. Halten Sie fest, wofür sich die Leitung entschieden hat und warum. Das hilft später bei Rückfragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Gewerbebetrieb mit 40 Mitarbeitenden im Kanton Luzern muss entschieden werden, ob die Zeiterfassung ersetzt wird. Drei Programme stehen zur Wahl, und der Inhaber neigt zu einem, das ihm ein Bekannter empfohlen hat.

Die Leiterin Administration sammelt Offerten und Datenblätter und legt vorab mit dem Inhaber die Kriterien fest: Kosten, Datenschutz, Bedienbarkeit, Aufwand. Mit der KI entsteht eine Vergleichstabelle. Bei der Prüfung stellt sie fest, dass die KI zu einem Programm eine Funktion genannt hat, die in der Offerte nicht steht. Sie streicht sie.

Die Empfehlung fällt anders aus als der Wunsch des Inhabers, weil bei Datenschutz und Umstellungsaufwand ein anderes Programm besser abschneidet. Der Inhaber liest die Grundlage und entscheidet sich nach einer Rückfrage dafür. Vorher hätte er aus dem Bauch entschieden, nachher mit Begründung. Die Entscheidung wird festgehalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden schulen möchten, KI für Entscheidungsgrundlagen, Analysen und Texte sorgfältig einzusetzen, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten. Das Lernen läuft im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen.

Für Teambuchungen und Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Die Entscheidung selbst bleibt bei Ihrer Leitung.

Häufige Fragen

Wie viele Optionen soll ich vergleichen?

Zwei bis vier. Mehr überfordern, weniger lassen kaum Auswahl. Vergessen Sie nicht die Option «Nichts ändern» als Vergleichsmassstab.

Darf die KI eine Empfehlung geben?

Sie kann einen Vorschlag formulieren, der sich auf Ihre Kriterien stützt. Prüfen Sie ihn, passen Sie ihn an und übernehmen Sie die Verantwortung. Die Empfehlung muss Ihre sein.

Wie gehe ich mit Interessenkonflikten um?

Legen Sie sie offen, zum Beispiel wenn Sie eine Option bevorzugen oder Beziehungen zu Anbietern haben. Eine zweite Person zur Prüfung erhöht die Fairness.

Was mache ich, wenn Informationen fehlen?

Schreiben Sie es offen in die Vorlage: «Information fehlt, Klärung bis [Datum]». Entscheiden Sie nicht auf der Grundlage von Vermutungen, wenn die Lücke wesentlich ist.