KI-Entscheidungen dokumentieren: Was gehört ins Protokoll?

Das Problem

Vor einem Jahr hat Ihr Betrieb entschieden, eine KI-Anwendung für Offerten einzusetzen. Heute fragt eine neue Kollegin, warum man gerade diesen Dienst gewählt hat und welche Daten er sehen darf. Niemand weiss es genau. Die damalige Sitzung hat keine Spuren hinterlassen, die zuständige Person hat die Firma verlassen.

So etwas passiert in kleinen Betrieben ständig. Entscheidungen fallen im Gespräch, auf dem Flur oder nebenbei in einer E-Mail. Solange alles gut geht, fällt das nicht auf. Wenn aber eine Prüfstelle, ein Kunde oder die Geschäftsleitung nachfragt, entsteht Erklärungsnot.

Dokumentation klingt nach Bürokratie, muss es aber nicht sein. Eine einseitige Notiz mit sechs festen Punkten reicht, um Entscheidungen auch nach Monaten nachvollziehen zu können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Festlegen, welche Entscheidungen dokumentiert werden. Nicht jede Kleinigkeit gehört ins Protokoll. Sinnvoll sind: Freigabe oder Ablehnung einer KI-Anwendung, Zugriff auf besondere Daten, Wechsel des Anbieters, Ausnahmen von Regeln und Abbruch eines Projekts.

1. Eine feste Vorlage wählen. Eine einzige Seite mit immer denselben Feldern macht die Arbeit leicht: Was wurde entschieden? Warum? Welche Annahmen? Welche Alternativen? Wer entschied? Wann wird überprüft?

1. Die Entscheidung in einem Satz beschreiben. Zum Beispiel: «Wir setzen den Dienst [Name] für Textentwürfe ohne Kundendaten ein.» Ein klarer Satz vermeidet spätere Missverständnisse.

1. Gründe und Annahmen aufschreiben. Warum diese Lösung? Was haben Sie vorausgesetzt, etwa «Anbieter speichert keine Eingaben für Training» oder «Nur zwei Personen nutzen den Zugang»? Annahmen sind wichtig, weil sie sich ändern können.

1. Geprüfte Alternativen nennen. Eine Zeile reicht: «Alternative A abgelehnt wegen fehlender Datenschutzzusagen.» So sieht man, dass die Entscheidung überlegt war.

1. Beteiligte und Zuständigkeit festhalten. Wer hat entschieden, wer wurde angehört, wer ist jetzt verantwortlich? Setzen Sie Funktion und Datum. Hilfreich ist die Verantwortlichkeitsmatrix.

1. Mit KI die Notiz sauber formulieren. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten bringen Sie Ihre Stichworte in eine klare Form. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben. Prüfen Sie den Text, bevor Sie ihn ablegen.

1. Ablegen und Wiedervorlage setzen. Legen Sie die Notiz an einem festen Ort ab, den alle Berechtigten finden. Tragen Sie ein Überprüfungsdatum ein, zum Beispiel in sechs oder zwölf Monaten. Ändern sich Annahmen, wird die Entscheidung neu geprüft, siehe KI-Anwendung neu freigeben.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte eine Entscheidung zur KI-Nutzung in unserem Betrieb dokumentieren.
Entscheidung: [Was wurde entschieden?].
Anlass und Gründe: [Warum? Stichworte].
Annahmen, auf denen die Entscheidung beruht: [z. B. Datenschutzzusage, Anzahl Nutzende].
Geprüfte Alternativen: [kurz, mit Ablehnungsgrund].
Beteiligte Funktionen: [z. B. Geschäftsleitung, IT-Betreuung].
Überprüfungsdatum: [Datum].
Formuliere daraus ein Protokoll auf einer Seite mit den Feldern Entscheidung, Begründung, Annahmen, Alternativen, Beteiligte, Überprüfung.
Verwende neutrale, klare Sprache. Ergänze nichts, was ich nicht genannt habe, und erfinde keine Gründe.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Stichworte und lassen Sie Namen und vertrauliche Details weg.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Vertraulichkeit im KI-Fenster. Das Protokoll kann sensible Angaben enthalten. Geben Sie der KI nur Stichworte ohne Kundendaten, Preise oder Vertragsinhalte.
• Nur ehrliche Gründe. Schreiben Sie auf, was wirklich der Grund war. Nachträglich geschönte Begründungen helfen niemandem, wenn es um Verantwortung geht.
• Zugriff regeln. Wer darf das Protokoll lesen? Je nach Inhalt gehören Entscheide mit Personal- oder Kundenbezug in einen geschützten Ordner.
• Rechtliche Aufbewahrung. Ob und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von Art der Unterlagen und Branche ab. Klären Sie das im Einzelfall mit einer Fachperson.
• Kein Ersatz für Risikoprüfung. Das Protokoll hält fest, es prüft nicht. Siehe Risikoregister für KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Reinach setzt eine KI ein, um Offerten vorzuformulieren. Frau Müller aus der Administration soll die Entscheidung festhalten, weil der Inhaber im Sommer länger abwesend ist. Sie notiert Stichworte und lässt sie mit der Vorlage in ein Protokoll fassen.

Dort steht unter anderem: «Annahme: Eingaben werden laut Anbieter nicht für Training genutzt; zu prüfen bei Änderung der Bedingungen.» Ein Jahr später ändert der Anbieter seine Bedingungen. Dank der notierten Annahme merkt Frau Müller sofort, dass die Entscheidung neu geprüft werden muss.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und die Dokumentation der Umsetzung. Dazu gehört, Entscheidungen und Einsatzregeln nachvollziehbar festzuhalten.

Alpasana kann Ihnen bei Struktur und Vorlagen helfen. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit einer Fachperson.

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss ein Protokoll sein?

Eine Seite genügt. Entscheidend ist, dass Entscheidung, Gründe, Annahmen, Beteiligte und Überprüfungsdatum erkennbar sind.

Wer sollte das Protokoll schreiben?

Am besten die Person, die die Entscheidung vorbereitet hat, und die entscheidende Stelle prüft es. So bleibt die Verantwortung klar. Siehe auch Entscheidungen im Projekt dokumentieren.

Muss ich auch abgelehnte Anwendungen dokumentieren?

Ja, kurz. Eine Ablehnung mit Grund erspart später dieselbe Diskussion.

Kann KI die Entscheidung für mich treffen und protokollieren?

Sie kann Texte formulieren, aber nicht entscheiden. Die Verantwortung bleibt bei den benannten Personen im Betrieb.