KI im Betrieb regelmässig überprüfen: Checkliste

Das Problem

Ihr Betrieb hat KI-Regeln aufgestellt: Welche Dienste erlaubt sind, welche Daten tabu sind, wer Ergebnisse prüft. Das Blatt hängt im Büro oder liegt im Intranet. Aber wissen Sie, ob die Regeln im Alltag tatsächlich gelten? Oder arbeitet jemand heimlich mit einem anderen Dienst, weil die Regel unpraktisch ist?

Regeln, die nie kontrolliert werden, verlieren mit der Zeit an Wirkung. Das hat meist keinen bösen Grund. Der Arbeitsalltag ändert sich, neue Werkzeuge tauchen auf, Personen wechseln. Ohne Rückschau entstehen Lücken, die man erst bei einem Vorfall bemerkt.

Eine interne Prüfung ist kein Verhör. Sie ist ein kurzer, freundlicher Rundgang, der zeigt, was funktioniert und was angepasst werden muss.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüftermine festlegen. Tragen Sie zwei Termine pro Jahr in den Kalender ein und nennen Sie eine verantwortliche Person mit Stellvertretung. Ein fester Termin verhindert, dass die Prüfung im Tagesgeschäft untergeht.

1. Die Grundlagen bereitlegen. Sammeln Sie Ihre KI-Richtlinie, die Liste erlaubter Dienste, die letzten Entscheidungsnotizen und gemeldete Vorfälle. Ohne Unterlagen prüfen Sie aus dem Gedächtnis.

1. Den Bestand abgleichen. Vergleichen Sie die Liste der freigegebenen Dienste mit dem, was tatsächlich genutzt wird. Fragen Sie im Team nach, ob neue Werkzeuge im Einsatz sind. Eine Vorlage bietet das KI-Inventar.

1. Stichproben ansehen. Schauen Sie sich fünf bis zehn konkrete KI-Ergebnisse an, soweit sie nachvollziehbar sind: Wurde vor dem Versand geprüft? Wurden vertrauliche Daten verwendet? Gehen Sie freundlich und ohne Schuldzuweisung vor.

1. Mit dem Team sprechen. Fragen Sie: Welche Regel ist unpraktisch? Wo fehlt eine Regel? Was hilft im Alltag? Die Rückmeldungen zeigen oft Lücken, die in keiner Liste stehen.

1. Regeln und Zuständigkeiten kontrollieren. Gilt die Zuständigkeit noch? Stimmen Telefonnummern und Meldewege? Sind neue Mitarbeitende eingeführt worden? Prüfen Sie die Punkte der Checkliste unten.

1. Mit KI die Ergebnisse zusammenfassen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Lassen Sie Ihre Stichworte in einen kurzen Bericht mit Befunden und Vorschlägen ordnen. Geben Sie keine vertraulichen Daten ein. Die Bewertung und Entscheidung bleibt bei Ihnen.

1. Massnahmen beschliessen und nachverfolgen. Halten Sie für jede Verbesserung fest: Was, wer, bis wann. Beim nächsten Termin prüfen Sie, ob die Punkte erledigt sind. Hilfreich ist Verbesserungen nach dem Start planen.

Vorlage zum Kopieren

Ich führe eine interne Prüfung unserer KI-Regeln durch und möchte meine Notizen ordnen.
Betrieb: [Branche, Grösse].
Geprüfte Bereiche: [z. B. Dienste, Daten, Prüfung von Ergebnissen, Schulung, Zuständigkeit, Vorfälle].
Meine Feststellungen: [Stichworte je Bereich, ohne Namen und ohne vertrauliche Details].
Rückmeldungen des Teams: [Stichworte].
Bitte erstelle mir:
1. einen kurzen Prüfbericht mit Befunden je Bereich (in Ordnung / Abweichung / offen),
2. eine Liste von höchstens fünf Verbesserungsvorschlägen mit Priorität,
3. drei Fragen, die ich beim nächsten Termin wieder stellen sollte.
Erfinde keine Befunde, die ich nicht genannt habe. Bewerte nicht einzelne Personen.

Ersetzen Sie die Platzhalter und verwenden Sie keine Namen von Mitarbeitenden oder Kunden.

Worauf Sie achten müssen

• Kontrolle ohne Misstrauen. Wer sich überwacht fühlt, verheimlicht eher. Erklären Sie, dass es um die Regeln geht, nicht um Personen. Vermeiden Sie Leistungsüberwachung einzelner Mitarbeitender.
• Mitbestimmung und Datenschutz. Wenn Sie Nutzung auswerten, kann das Personendaten betreffen. Klären Sie vorab, was erlaubt ist, und ziehen Sie bei Zweifeln eine Fachperson bei.
• Verstösse sachlich behandeln. Legen Sie vorab fest, wie Sie vorgehen, wenn eine Regel verletzt wurde, siehe Vorgehen bei Regelverstoss.
• Keine Vertraulichkeit im KI-Fenster. Auch der Prüfbericht kann sensibel sein. Geben Sie der KI nur allgemeine Stichworte.
• Ergebnisse nutzen. Eine Prüfung ohne Folgen frustriert. Beschliessen Sie wenigstens eine konkrete Verbesserung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einer Gemeindeverwaltung im Kanton Solothurn prüft Frau Müller, die Leiterin Administration, die KI-Regeln. Die Liste nennt zwei erlaubte Dienste. Im Gespräch zeigt sich, dass zwei Mitarbeitende einen dritten Übersetzungsdienst nutzen, weil der freigegebene zu langsam ist.

Statt zu tadeln, fragt sie nach dem Bedarf. Die Gemeinde prüft den dritten Dienst, erlaubt ihn mit Einschränkungen und ergänzt die Liste. Der Prüfbericht mit drei Massnahmen entsteht mit der Vorlage und kommt in die Ablage. Im Frühling prüft sie, ob die Punkte erledigt sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung die Verbesserung von Geschäftsprozessen, KI-Agenten mit Einsatzregeln und die Dokumentation der Umsetzung. Eine regelmässige Überprüfung lässt sich in diesen Rahmen einbauen.

Alpasana kann bei Aufbau und Struktur unterstützen. Die Prüfung selbst führt Ihr Betrieb durch, weil nur Sie den Alltag kennen.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich prüfen?

In kleinen Betrieben genügen zwei Termine pro Jahr, ergänzt durch Prüfungen bei grösseren Änderungen wie neuen Diensten oder Personalwechseln.

Wer soll die Prüfung durchführen?

Eine Person, die die Regeln kennt, aber im Team Vertrauen hat. Eine zweite Person als Stellvertretung hilft bei Abwesenheit. Mehr dazu in Verantwortlichkeiten festlegen.

Was, wenn ich Verstösse entdecke?

Bleiben Sie sachlich, klären Sie die Ursache und passen Sie die Regel an, wenn sie unpraktisch ist. Sanktionen sind meist der letzte Schritt.

Brauche ich dafür externe Fachleute?

Nicht unbedingt. Bei Datenschutz, Verträgen oder branchenspezifischen Pflichten kann eine externe Prüfung sinnvoll sein.