Projektaufwand mit KI schätzen: Annahmen statt Scheingenauigkeit

Das Problem

«Wie lange braucht das, und was kostet es?» Diese Frage kommt, bevor alle Anforderungen bekannt sind. Der Kunde will eine Zahl, die Geschäftsleitung braucht ein Budget, und Sie sollen schätzen. Eine einzelne Zahl wie «120 Stunden» wirkt sicher, ist aber meist eine Scheingenauigkeit: Sie hängt von Dingen ab, die noch niemand weiss.

Typische Fehler: Man schätzt zu optimistisch, vergisst Nebenarbeiten (Tests, Abstimmung, Dokumentation, Einführung) und denkt nicht an Störungen. Später stellt sich heraus, dass die Zahl zu knapp war, und es folgt Streit um Mehrkosten.

Eine KI kann beim Schätzen helfen, aber anders, als viele hoffen. Sie kann nicht wissen, wie lange Ihr Team für etwas braucht. Sie kann aber ein Projekt in Arbeitspakete zerlegen, an vergessene Aufgaben erinnern, Fragen zu Unklarheiten stellen und Rechnungen mit Bandbreiten strukturieren. Die Erfahrungswerte liefern Sie aus früheren Projekten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Umfang klären. Schätzen Sie nur, was beschrieben ist. Lesen Sie den Projektauftrag oder halten Sie den Umfang schriftlich fest.

1. In Arbeitspakete zerlegen. Teilen Sie das Projekt in Pakete, die höchstens einige Tage dauern. Je kleiner, desto genauer die Schätzung. Die KI kann Ihnen helfen, nichts zu vergessen: Analyse, Umsetzung, Tests, Dokumentation, Schulung, Projektleitung, Abnahme.

1. Annahmen aufschreiben. Zu jeder Unklarheit notieren Sie eine Annahme: «Wir nehmen an, dass die Daten in sauberem Format vorliegen.» Die Annahmen sind Teil der Schätzung.

1. Bandbreite schätzen. Geben Sie pro Paket drei Werte an: optimistisch, wahrscheinlich, pessimistisch. Daraus lässt sich ein Mittelwert nach der Dreipunktschätzung berechnen: (optimistisch + 4 × wahrscheinlich + pessimistisch) ÷ 6.

1. Erfahrungswerte einbeziehen. Vergleichen Sie mit ähnlichen früheren Projekten: Wie lange dauerten sie wirklich, nicht wie lange geplant? Ihre eigenen Zahlen sind verlässlicher als jede allgemeine Angabe.

1. Rechnen und prüfen. Summieren Sie in einem Tabellenprogramm, nicht im Chat. Prüfen Sie Summen und Annahmen mit einer zweiten Person.

1. Puffer und Risiken ausweisen. Ein Puffer für Unvorhergesehenes gehört offen dazu, nicht versteckt in einzelnen Paketen. Siehe Projektrisiken sammeln.

1. Als Bandbreite kommunizieren. Nennen Sie dem Auftraggeber eine Spanne mit Annahmen und der Bedingung, dass sich die Schätzung bei geänderten Anforderungen ändert. Verfeinern Sie sie, sobald mehr bekannt ist.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt mich bei einer Aufwandsschätzung für ein Projekt in einem Schweizer KMU. Du schätzt keine Stunden selbst, sondern hilfst mir bei Struktur, Vollständigkeit und Rückfragen.

Projekt: [Kurzbeschreibung]
Ziel und Umfang: [Stichworte]
Nicht im Umfang: [Stichworte]
Team und Rollen: [z. B. 1 Projektleiterin, 2 Entwickler, Fachabteilung]
Bekannte Unklarheiten: [Liste]
Vergleichsprojekte (aus meiner Erfahrung): [z. B. Projekt X: geplant 80 Std., tatsächlich 110 Std.]

Aufgaben:
1. Zerlege das Projekt in Arbeitspakete (höchstens je ca. 3 Tage) und gliedere sie nach Phasen. Denke auch an Analyse, Tests, Dokumentation, Schulung, Abstimmung, Projektleitung, Abnahme.
2. Erstelle eine Tabelle: Arbeitspaket | Beschreibung | Annahmen | offene Fragen | Unsicherheit (niedrig/mittel/hoch).
3. Nenne Aufgaben, die in Schätzungen häufig vergessen werden und hier fehlen könnten.
4. Formuliere Fragen an den Auftraggeber, deren Antworten die Schätzung stark beeinflussen.
5. Zeige, wie ich pro Paket Bandbreiten erfasse (optimistisch, wahrscheinlich, pessimistisch) und summiere.

Regeln: Nenne keine Stunden- oder Kostenzahlen für meine Arbeitspakete. Erfinde keine Erfahrungswerte oder Statistiken. Kennzeichne Annahmen mit [Annahme].

Die Zahlen tragen Sie danach selbst oder mit dem Team in die Tabelle ein. Lassen Sie sich von der KI nur strukturieren, nicht beziffern.

Die Zahlen in der Tabelle sind ein erfundenes Rechenbeispiel zur Darstellung des Verfahrens, nicht eine Empfehlung für Ihr Projekt.

Worauf Sie achten müssen

• Scheingenauigkeit: «137 Stunden» klingt genau, ist es aber nicht. Runden Sie und nennen Sie Bandbreiten.
• Erfundene Zahlen der KI: KI schätzt Stunden aus allgemeinem Wissen, ohne Ihr Team zu kennen. Das ist keine Grundlage. Nutzen Sie sie für Struktur und Fragen.
• Rechenfehler: Summen und Prozente im Chat sind fehleranfällig. Rechnen Sie im Tabellenprogramm. Siehe Rechenfehler der KI.
• Vergessene Arbeiten: Tests, Abstimmungen, Dokumentation, Einführung und Projektleitung fehlen oft. Kontrollieren Sie die Liste.
• Optimismus: Menschen schätzen eher zu knapp. Vergleichen Sie mit tatsächlichen Werten früherer Projekte.
• Druck: Kunden wünschen tiefe Zahlen. Eine zu tiefe Schätzung rächt sich später. Erklären Sie die Annahmen.
• Vertraulichkeit: Stundensätze, Margen und Kundenbudgets sind sensibel. Geben Sie solche Angaben nicht ungeprüft in KI-Dienste. Mehr zu Kalkulation: Stundensatz kalkulieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Agentur in Zofingen soll für einen Kunden einen Onlineshop-Relaunch schätzen. Die Anforderungen sind nur grob bekannt. Der Projektleiter hätte früher «ungefähr 200 Stunden» gesagt.

Diesmal lässt er mit der Vorlage das Projekt in Arbeitspakete zerlegen. Die KI erinnert an Dinge, die er vergessen hatte: Datenübernahme aus dem alten Shop, Test des Bezahlablaufs und Schulung des Kunden. Er trägt mit seinem Team für jedes Paket drei Werte ein und vergleicht mit zwei früheren Projekten, die jeweils rund 30 Prozent länger dauerten als geplant. Er nennt dem Kunden eine Bandbreite, notiert fünf Annahmen und eine Liste offener Fragen. Der Kunde klärt zwei davon, und die Schätzung wird enger. Später gibt es beim Projektabschluss keine Diskussion, weil die Annahmen schriftlich festgehalten waren.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Projekte planen, Aufwand schätzen und mit Tabellen sicher rechnen möchte, findet bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Nach Kursbeschreibung gehören dazu Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie die Qualitätsprüfung von KI-Ergebnissen mit Einsatzregeln. Dazu kommen Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Ihre Erfahrungswerte und Ihre Kalkulation bleiben Ihre Sache. Der Kurs hilft bei der Arbeitsweise mit KI.

Häufige Fragen

Kann die KI den Aufwand einfach schätzen?

Sie kann Zahlen nennen, aber sie kennt Ihr Team, Ihre Werkzeuge und Ihre Kunden nicht. Eine solche Zahl ist eine Behauptung ohne Grundlage. Nützlich ist die KI für Struktur, Vollständigkeit und Rückfragen.

Wie gehe ich mit einem Festpreis um, wenn nicht alles bekannt ist?

Ein Festpreis passt zu klar umrissenem Umfang. Bei Unklarheit hilft eine Phase mit Analyse zu einem festen Betrag, danach eine genauere Schätzung. Besprechen Sie das offen mit dem Kunden.

Wie viel Puffer ist angemessen?

Das hängt von der Unsicherheit ab. Ihre Erfahrungswerte aus früheren Projekten sind der beste Massstab. Weisen Sie den Puffer offen aus, statt ihn zu verstecken.