Stundensatz berechnen mit KI: Kosten einbeziehen

Das Problem

Sie arbeiten selbstständig oder führen einen kleinen Betrieb und sollen eine Offerte machen. Sie verlangen CHF 90 pro Stunde, weil ein Mitbewerber ungefähr so viel verlangt. Aber stimmt das für Sie? Am Jahresende bleibt weniger übrig, als Sie erwartet haben, und Sie fragen sich, wo das Geld geblieben ist.

Ein typischer Fehler bei der Preisbildung: Man rechnet mit dem Lohn, den man «haben möchte», und vergisst, was ein Betrieb sonst noch kostet: Sozialversicherungsbeiträge, Versicherungen, Miete, Fahrzeug, Material, Software, Weiterbildung, Administration, Ferien und Krankheit. Und man rechnet mit zu vielen Arbeitsstunden. Von 2 000 Stunden im Jahr sind meist nur ein Teil wirklich verrechenbar, weil Offerten, Administration, Fahrzeiten und Leerlauf unbezahlt bleiben.

Ein nachvollziehbarer Stundensatz entsteht aus einer Kalkulation. Eine KI kann Ihnen helfen, die Rechenlogik zu verstehen, an die vergessenen Kostenarten zu erinnern und eine Tabelle aufzubauen. Die Zahlen sind aber Ihre, und die Rechnung prüfen Sie selbst, denn KI macht Rechenfehler. Für verbindliche Kalkulationen holen Sie Rat von Ihrer Treuhänderin.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zielgrösse festlegen. Welches Einkommen möchten Sie als Unternehmerin oder Unternehmer pro Jahr erzielen, und wie viel Ertrag soll der Betrieb für Reserven und Investitionen abwerfen?

1. Verrechenbare Stunden schätzen. Rechnen Sie von den Arbeitsstunden pro Jahr ab: Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Administration, Akquise, Fahrzeiten, Leerlauf. Übrig bleibt der Anteil, den Sie tatsächlich verrechnen können. Nutzen Sie eigene Erfahrungswerte.

1. Kosten sammeln. Lohn (auch der eigene), Sozialversicherungsbeiträge, Versicherungen, Miete, Fahrzeug, Werkzeuge und Maschinen, Software, Telefon, Marketing, Buchhaltung, Weiterbildung, Abschreibungen, Zinsen. Quelle: Buchhaltung, Rechnungen, Budget.

1. Direkte und indirekte Kosten trennen. Material, das Sie dem Kunden gesondert verrechnen, gehört nicht in den Stundensatz. Gemeinkosten dagegen schon.

1. Gewinn- und Risikozuschlag festlegen. Planen Sie einen Zuschlag für Reserven, Risiken und Investitionen ein. Die Höhe legen Sie bewusst fest.

1. Rechenlogik mit KI aufbauen. Nutzen Sie die Vorlage unten, um die Formeln und die Tabelle zu erhalten. Tragen Sie Zahlen selbst ein.

1. Nachrechnen und plausibilisieren. Rechnen Sie mit dem Taschenrechner nach und vergleichen Sie mit Marktpreisen und Ihrer Erfahrung. Passt das Ergebnis?

1. Mit Fachperson prüfen. Besprechen Sie die Kalkulation mit Ihrer Treuhänderin, vor allem Sozialversicherungen, Mehrwertsteuer und Vorsorge.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin selbstständig/führe einen kleinen Betrieb in der Schweiz (Branche: [z. B. Schreinerei, Beratung, Gartenbau]) und möchte meinen Stundensatz nachvollziehbar kalkulieren.

Erkläre mir die Rechenlogik und baue eine Excel-Tabelle auf. Alle Zahlen trage ich selbst ein, du erfindest keine.

Bitte erstelle:
1. Eine Liste der Kostenarten, die ich einrechnen soll (Lohn inkl. eigener Lohn, Sozialversicherungsbeiträge, Versicherungen, Miete, Fahrzeug, Maschinen/Werkzeuge, Software, Marketing, Buchhaltung, Weiterbildung, Abschreibungen, Reserven). Gib Platzhalter [CHF] an.
2. Eine Berechnung der verrechenbaren Stunden pro Jahr: Arbeitsstunden minus Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Administration, Akquise, Fahrzeit, Leerlauf (jeweils Platzhalter in Stunden).
3. Die Formel für den Stundensatz: (Jahreskosten + Gewinn-/Risikozuschlag) geteilt durch verrechenbare Stunden. Zeige die Formel in Excel-Schreibweise mit deutschen Funktionsnamen.
4. Hinweise zur Mehrwertsteuer (nur allgemein: wird je nach Situation separat ausgewiesen, klären mit Treuhand).
5. Drei häufige Fehler bei der Kalkulation.
Erfinde keine Beträge, Prozentsätze oder Branchenwerte. Gib keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen in die Tabelle ein. Das Ergebnis ist eine Orientierung, die Sie mit Ihrer Treuhänderin besprechen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler der KI. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig. Rechnen Sie jede Summe nach oder verwenden Sie Excel. Siehe Rechenaufgaben prüfbar formulieren.
• Erfundene Richtwerte. Die KI nennt gern «übliche» Stundensätze oder Prozentzuschläge. Diese sind nicht belegt. Verwenden Sie nur Ihre eigenen Zahlen und Marktbeobachtungen.
• Vertrauliche Zahlen. Umsätze, Löhne und Kosten sind sensibel. Geben Sie nur Strukturen und Platzhalter ein oder nutzen Sie ein freigegebenes Werkzeug.
• Sozialversicherungen und Steuern. Beiträge und Abzüge hängen von Ihrer Situation ab. Klären Sie sie mit Treuhand oder Ausgleichskasse. Die Seite nennt keine Sätze.
• Mehrwertsteuer. Ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind und wie Sie sie ausweisen, ist im Einzelfall zu klären.
• Marktpreise. Ein berechneter Satz muss am Markt durchsetzbar sein. Vergleichen Sie, aber orientieren Sie sich an Ihren Kosten, nicht nur an den Preisen anderer.
• Regelmässig neu rechnen. Kosten, Auslastung und Löhne ändern sich. Prüfen Sie den Satz mindestens jährlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine selbstständige Gartenbauerin im Seetal verlangt seit Jahren denselben Stundensatz, weil «alle so viel nehmen». Sie hat den Eindruck, dass sie viel arbeitet, aber wenig übrig bleibt. Ihre Treuhänderin rät, den Satz neu zu kalkulieren.

Sie sammelt die Zahlen aus der Buchhaltung und lässt sich von der KI die Struktur und die Excel-Formeln erklären. Bei den verrechenbaren Stunden merkt sie: Rund ein Drittel der Arbeitszeit geht für Fahrzeit, Offerten und Administration drauf, die niemand bezahlt. Sie rechnet selbst nach und stellt fest, dass der Stundensatz deutlich zu tief lag.

Sie bespricht die Kalkulation mit der Treuhänderin und passt den Satz schrittweise an, mit einer Begründung für Stammkunden. Vorher wusste sie nicht, warum es knapp war, nachher hat sie eine Rechnung, die sie erklären kann. Die KI hat dabei nur Struktur geliefert, die Zahlen stammen aus ihrer Buchhaltung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie KI bei Excel, Datenverständnis und Kalkulationen hilft und wie Sie Rechnungen prüfen, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zur Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen. Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Die Kurse ersetzen keine Treuhand- oder Steuerberatung. Verbindliche Kalkulationen klären Sie mit Ihrer Treuhänderin.

Häufige Fragen

Wie viele verrechenbare Stunden sind realistisch?

Das hängt von Branche und Betrieb ab. Viele Selbstständige verrechnen nur einen Teil ihrer Arbeitszeit. Erfassen Sie Ihre Zeit einige Wochen lang und rechnen Sie mit eigenen Erfahrungswerten, nicht mit Annahmen von Dritten.

Muss ich meinen eigenen Lohn einrechnen?

Ja. Sonst arbeiten Sie unbezahlt. Rechnen Sie einen angemessenen Lohn und die Vorsorge ein, die Sie brauchen. Besprechen Sie das mit Ihrer Treuhänderin.

Soll ich unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Tätigkeiten haben?

Das kann sinnvoll sein, etwa für Beratung, Ausführung und Hilfsarbeiten. Die Kalkulation wird dann komplexer. Fangen Sie mit einem Satz an und differenzieren Sie, wenn die Zahlen es rechtfertigen.

Darf die KI den Stundensatz allein berechnen?

Sie kann die Logik erklären und eine Tabelle aufbauen. Die Zahlen und die Entscheidung gehören Ihnen. Rechnen Sie nach, weil KI sich bei Zahlen irren kann.