Wie ordne ich meine Arbeit mit ChatGPT-Projekten?

Das Problem

Sie nutzen ChatGPT für mehrere Kunden: einen Brief für die Firma A, eine Offerte für die Firma B, Protokolle für den Verein C. Nach einigen Wochen stehen alle Gespräche in einer langen Liste. Eines Tages fügen Sie versehentlich Angaben von Kunde A in einen Text für Kunde B ein. Peinlich, und im schlimmsten Fall ein Datenschutzproblem.

Auch sonst ist Durcheinander teuer. Sie erklären ChatGPT in jedem neuen Gespräch dieselben Hintergründe: Wer ist der Kunde, welchen Ton pflegen wir, welche Unterlagen gelten? Das kostet Zeit und führt zu uneinheitlichen Ergebnissen.

Dafür gibt es Projekte. Sie funktionieren wie Ordner mit eigenem Gedächtnis: Alles, was zu einem Thema gehört, bleibt zusammen, mit eigenen Anweisungen und gegebenenfalls Dateien. Ob und in welchem Umfang diese Funktion bei Ihnen verfügbar ist, hängt vom Tarif und der aktuellen Version ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einteilung überlegen. Welche Bereiche wollen Sie trennen? Nach Kunden, nach Aufgabenarten (Offerten, Protokolle, Personal) oder nach Jahren? Wählen Sie eine einfache Regel, die Sie durchhalten.
2. Projekt anlegen. Suchen Sie in der Seitenleiste nach «Projekte» oder «Neues Projekt». Vergeben Sie einen klaren Namen, zum Beispiel «Offerten Privatkunden» oder «Verein Männerchor».
3. Anweisungen für das Projekt schreiben. Hinterlegen Sie kurz, worum es geht, wer die Leser sind und welchen Ton Sie wünschen. Das ergänzt Ihre allgemeinen Vorgaben. Siehe Feste Vorgaben hinterlegen.
4. Dateien nur sparsam hinzufügen. Laden Sie Unterlagen hoch, die ChatGPT dauerhaft kennen soll, zum Beispiel eine Preisliste oder einen Stilleitfaden. Wählen Sie nur, was freigegeben und nicht vertraulich ist.
5. Gespräche im Projekt führen. Starten Sie neue Chats direkt im Projekt, damit die Anweisungen und Dateien berücksichtigt werden. Bestehende Chats lassen sich oft ins Projekt verschieben.
6. Sprechende Titel verwenden. Benennen Sie Gespräche nach Aufgabe und Datum, damit Sie sie wiederfinden. Siehe Alten Chat wiederfinden.
7. Ergebnisse separat sichern. Kopieren Sie fertige Texte in Ihre Dokumentenablage. Das Projekt ist ein Arbeitsraum, kein Archiv.
8. Aufräumen. Löschen oder archivieren Sie abgeschlossene Projekte und entfernen Sie nicht mehr gebrauchte Dateien.

Vorlage zum Kopieren

Diese Projektanweisung können Sie als Ausgangspunkt verwenden:

Projekt: [Name, z. B. Kunde Muster AG]
Zweck: Ich lasse hier Entwürfe für [Offerten, Briefe, Protokolle] vorbereiten.
Leserschaft: [z. B. Geschäftsführung der Muster AG, Fachleute aus dem Bau]
Ton: sachlich und freundlich, Anrede Sie, kurze Sätze.
Sprache: Deutsch (Schweiz), Beträge in CHF.
Regeln:
- Verwende nur Informationen, die ich in diesem Projekt angebe oder hochlade.
- Wenn etwas fehlt, frage nach, statt zu raten.
- Erfinde keine Preise, Termine oder Zusagen.
- Setze Platzhalter in eckigen Klammern, wo Angaben fehlen.

Passen Sie Name, Leserschaft und Regeln an und halten Sie die Anweisung kurz, damit sie zuverlässig befolgt wird.

Wann sich ein Projekt lohnt

Worauf Sie achten müssen

• Kundendaten trennen. Verwenden Sie pro Kunde ein eigenes Projekt, oder noch besser anonymisieren Sie. Die Trennung verhindert Verwechslungen, ersetzt aber keine Datenschutzprüfung.
• Hochgeladene Dateien. Sie liegen beim Anbieter. Laden Sie nur hoch, was Ihr Betrieb dafür freigegeben hat. Siehe KI-Tool prüfen: Datenschutz.
• Nicht alles weiss das Projekt. ChatGPT nutzt Anweisungen und Dateien, kann aber Inhalte übersehen oder falsch deuten. Prüfen Sie wichtige Stellen.
• Funktionsumfang. Dateigrenzen, Zahl der Projekte und Teilen mit anderen unterscheiden sich je nach Tarif und ändern sich. Schauen Sie im Hilfecenter nach.
• Alternativen. Auch andere Werkzeuge bieten Projekte an. Ein Vergleich mit Claude findet sich unter Claude-Projekte für Firmenwissen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Gubler führt ein Ein-Mann-Büro für Bauberatung in Zofingen. Er betreut vier Bauherrschaften und lässt sich Protokolle und Briefe vorbereiten.

Vorher: Alle Gespräche stehen in einer Liste, und einmal rutscht ein Kostenbetrag von Bauherrschaft A in einen Entwurf für Bauherrschaft B. Nachher: Er legt vier Projekte an, je mit Anweisung zu Ton und Ablauf. Namen ersetzt er in den Entwürfen durch Platzhalter und setzt sie erst im Word-Dokument ein. Die Gefahr der Verwechslung sinkt deutlich, und er erklärt die Grundlagen nur noch einmal.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI-Arbeit mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek und Einsatzregeln aufsetzen möchte, findet bei absofort die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dort werden unter anderem Claude mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln sowie betriebliche KI-Richtlinien behandelt, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Muss ich für Projekte bezahlen?

Das hängt vom aktuellen Angebot ab. Funktionen werden zwischen Tarifen immer wieder verschoben. Prüfen Sie in Ihrem Konto oder im Hilfecenter, was Ihr Tarif enthält.

Kann ich ein Projekt mit Kolleginnen teilen?

Je nach Tarif und Version ist das möglich. Prüfen Sie vorher, welche Inhalte die anderen sehen, und beachten Sie interne Regeln zur Weitergabe.

Merkt sich ChatGPT das Projekt über Gespräche hinweg?

Das Projekt stellt Anweisungen und Dateien zur Verfügung, die in neuen Gesprächen darin gelten. Das ist etwas anderes als das Gedächtnis aus früheren Chats. Siehe Erinnerungen verwalten.

Wie viele Dateien soll ich ins Projekt legen?

So wenige wie nötig. Wenige, klare Dateien führen zu besseren Antworten als ein grosser Stapel. Entfernen Sie Veraltetes regelmässig.