Wie lege ich Firmenwissen in einem Claude-Projekt ab?

Das Problem

Jedes Mal, wenn Sie Claude etwas zu Ihrem Betrieb fragen, müssen Sie erneut erklären: Wer wir sind, wie wir schreiben, welche Preise und Regeln gelten. Oder Sie laden dieselben drei Dokumente immer wieder hoch. Das ist mühsam, und mit der Zeit werden die Anfragen uneinheitlich.

Dafür bietet Claude sogenannte Projekte. Ein Projekt ist ein Arbeitsraum, in dem Sie Dokumente und eine Arbeitsanweisung hinterlegen. Jedes neue Gespräch in diesem Projekt kennt diese Unterlagen. So sparen Sie Zeit und erhalten Antworten, die besser zu Ihrem Betrieb passen. Welche Funktionen in welchem Tarif verfügbar sind, ändert sich; prüfen Sie den aktuellen Stand auf der offiziellen Seite.

Allerdings ist ein Projekt nicht automatisch ein verlässliches Firmengedächtnis. Es hängt davon ab, was Sie hineinlegen und wie gut Sie es pflegen. Veraltete Dokumente führen zu veralteten Antworten, und vertrauliche Unterlagen gehören nicht in jedes Konto.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck des Projekts festlegen. Wofür soll es dienen? Etwa für Kundenanfragen, Offerttexte oder interne Handbuchfragen. Ein klarer Zweck hält die Sammlung übersichtlich.
2. Unterlagen auswählen. Wählen Sie nur wenige, aktuelle und freigegebene Dokumente: Preisliste, Leistungsbeschreibung, Stilleitfaden, häufige Fragen. Entfernen Sie Entwürfe, Doppelte und Vertrauliches.
3. Dokumente vorbereiten. Verwenden Sie Text-PDFs oder Word-Dateien mit sprechenden Namen und Datum. Scans ohne Texterkennung bringen wenig.
4. Projekt anlegen. Erstellen Sie in Claude ein neues Projekt, geben Sie ihm einen klaren Namen und laden Sie die Unterlagen in den Wissensbereich des Projekts.
5. Arbeitsanweisung schreiben. Beschreiben Sie Rolle, Leserschaft, Ton und Regeln, etwa «Antworte nur aus den Projektunterlagen» und «Wenn etwas fehlt, frage nach». Hilfe bietet Arbeitsanweisung erstellen.
6. Mit Testfragen prüfen. Stellen Sie zehn Fragen, deren Antwort Sie kennen, und fragen Sie auch nach Dingen, die nicht in den Unterlagen stehen. Prüfen Sie, ob Claude die Quelle nennt und ehrlich «nicht gefunden» sagt.
7. Im Team festlegen, wer pflegt. Bestimmen Sie, wer neue Fassungen hochlädt und alte entfernt, und halten Sie das Datum der letzten Prüfung fest.
8. Regelmässig aufräumen. Kontrollieren Sie alle paar Wochen, ob die Unterlagen noch stimmen und ob die Antworten gut sind.

Vorlage zum Kopieren

Diese Arbeitsanweisung eignet sich als Ausgangspunkt für ein Wissensprojekt:

Du bist der Assistent für [Firmenname], einen Betrieb für [Branche] in [Ort/Region].
Du hilfst [Zielgruppe, z. B. dem Team im Büro] bei [Aufgabe, z. B. Anfragen beantworten und Offerten vorbereiten].
Regeln:
1. Stütze Aussagen zu unseren Leistungen, Preisen und Abläufen ausschliesslich auf die Dokumente in diesem Projekt.
2. Nenne bei jeder Sachaussage das Dokument (und, wenn möglich, die Seite oder den Abschnitt).
3. Wenn die Unterlagen etwas nicht enthalten oder sich widersprechen, sage das und frage nach. Rate nicht.
4. Erfinde keine Preise, Termine oder Zusagen. Verbindliche Zusagen macht nur das Team.
5. Schreibe auf Deutsch (Schweiz), Anrede Sie, freundlich und sachlich.
6. Verwende keine Kundendaten aus Gesprächen, ausser sie stehen in der aktuellen Anfrage.

Ändern Sie die Angaben und kürzen Sie die Liste, wenn sie zu lang wird. Kurze, klare Regeln wirken besser.

Was ins Projekt gehört und was nicht

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit. Alles, was Sie ins Projekt legen, wird beim Anbieter verarbeitet. Laden Sie nur freigegebene Unterlagen hoch. Siehe Claude und vertrauliche Dokumente.
• Aktualität. Das Projekt aktualisiert sich nicht von selbst. Wenn sich Preise oder Regeln ändern, tauschen Sie die Datei aus.
• Keine Garantie auf Quellentreue. Claude kann die Unterlagen übersehen oder falsch deuten. Fordern Sie Quellenangaben und prüfen Sie Stichproben.
• Umfang. Für sehr viele Dokumente sind Projekte nicht gedacht. Für ein grosses Archiv braucht es eine andere Lösung. Siehe Chatbot Quellenangaben einrichten.
• Zugriff. Prüfen Sie, wer ausser Ihnen das Projekt sehen kann, und vermeiden Sie geteilte Zugänge mit einem Passwort für alle.

Aus dem Projekt lernen

Sammeln Sie Fragen, bei denen Claude nichts findet oder falsch antwortet. Jede dieser Lücken zeigt, was in den Unterlagen fehlt oder unklar ist. Ergänzen Sie sie, und Ihre Dokumente werden besser, auch für Menschen. Eine ähnliche Methode, aus Unterlagen häufige Fragen zu erstellen, beschreibt FAQ aus Unterlagen erstellen.

Wenn Ihnen der Auftritt der Firma wichtig ist, können Sie zusätzlich einen kurzen Stilleitfaden hinterlegen. Mehr dazu unter Unternehmensstil mit Claude.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reinigungsunternehmen in Aarau beantwortet täglich Anfragen zu Leistungen und Preisen. Die Büroleiterin Frau Mäder erklärte Claude jedes Mal dieselben Dinge von Hand.

Vorher: Jede Anfrage beginnt mit einem langen Text, und die Antworten klingen mal so, mal anders. Nachher: Sie legt ein Projekt an, mit Preisliste, Leistungsbeschreibung und einem Stilleitfaden und einer kurzen Arbeitsanweisung. Sie testet zwölf Fragen, korrigiert zwei Unklarheiten in der Preisliste und lässt ihr Team das Projekt nutzen. Jede Antwort prüft jemand vor dem Versand.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Claude mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln im Betrieb einführen will, findet bei absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss. Das Angebot umfasst auch betriebliche KI-Richtlinien.

Häufige Fragen

Wie viele Dokumente darf ich ins Projekt laden?

Das hängt von Tarif und Umfang ab und ändert sich. Weniger, gezielt ausgewählte Dokumente liefern meist bessere Antworten als ein grosser Stapel.

Sehen andere Personen im Betrieb mein Projekt?

Je nach Tarif gibt es Teamfunktionen mit Teilen. Im persönlichen Konto ist es in der Regel nur für Sie sichtbar. Prüfen Sie die Einstellungen und klären Sie Zugriffsrechte vorab.

Was ist der Unterschied zu einem Firmen-Chatbot?

Ein Projekt ist ein persönlicher oder teambezogener Arbeitsraum. Ein Firmen-Chatbot ist ein eigenständiges System für viele Nutzende mit Rechten, Aktualisierung und Protokollen. Für den Anfang genügt oft ein Projekt.

Wie bemerke ich, dass eine Datei veraltet ist?

Tragen Sie Datum und Version in den Dateinamen ein und legen Sie einen Prüftermin fest. Eine monatliche Kontrolle ist ein guter Rhythmus.