Welche Dokumente sollte ich vor Claude anonymisieren?

Das Problem

Sie haben ein internes Dokument vor sich: einen Projektbericht, eine Korrespondenz mit Kunden, ein Protokoll einer Sitzung. Claude könnte es zusammenfassen oder nach Widersprüchen durchsuchen. Doch im Text stehen Namen, Zahlen und vielleicht Dinge, die nicht nach aussen gehören.

Die Unsicherheit ist berechtigt. Wer ein Dokument hochlädt, gibt dessen Inhalt an einen externen Dienst weiter. Wie dieser damit umgeht, hängt vom Konto und den geltenden Bedingungen ab. Zudem kann es im eigenen Betrieb, gegenüber Kundschaft oder aus Gesetz Vertraulichkeitspflichten geben.

Die einfachste Regel lautet: Geben Sie nur ein, was Sie auch einer externen Dienstleisterin anvertrauen würden. Die Checkliste unten hilft, das im Alltag rasch zu prüfen. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Konto klären. Nutzen Sie ein privates Konto oder ein Konto Ihres Betriebs mit geschäftlichen Bedingungen? Bei privaten Konten gibt es Einstellungen dazu, ob Gespräche zur Verbesserung der Dienste verwendet werden dürfen. Die aktuellen Regeln stehen beim Anbieter, siehe Quellen.

1. Zweck festlegen. Was soll Claude mit dem Dokument tun? Je enger der Zweck, desto weniger Angaben brauchen Sie.

1. Dokument mit der Checkliste prüfen. Gehen Sie die Tabelle unten Punkt für Punkt durch und markieren Sie alles, was zu entfernen ist.

1. Angaben ersetzen. Tauschen Sie Namen gegen Platzhalter wie [Kunde A], Beträge gegen Spannen oder gerundete Werte, Adressen gegen [Ort]. Siehe Personendaten entfernen.

1. Unnötige Teile weglassen. Laden Sie nur die Seiten hoch, die für die Aufgabe nötig sind. Anhänge, Unterschriften und Kopfzeilen mit Adressen entfernen Sie.

1. Dateieigenschaften prüfen. Dokumente tragen Autor, Firma und Pfade in den Eigenschaften. Entfernen Sie diese bei Bedarf.

1. Ergebnis kritisch lesen. Prüfen Sie die Antwort auf Fehler und darauf, dass Sie Platzhalter später korrekt ersetzen. Siehe Ergebnisse prüfen.

1. Regel für den Betrieb festhalten. Notieren Sie, was erlaubt ist, und teilen Sie es dem Team mit.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage lässt Sie vorab prüfen, ob ein Dokument ungeeignet ist. Setzen Sie nur eine Beschreibung des Dokuments ein, nicht das Dokument selbst:

Ich möchte ein Dokument mit einer KI bearbeiten und prüfe vorher, welche Angaben ich entfernen sollte. Du hilfst mir bei der Prüfung, ohne dass ich das Dokument zeige.

Art des Dokuments: [z. B. Kundenkorrespondenz, Sitzungsprotokoll, Offerte]
Branche: [z. B. Treuhand, Handwerk, Gemeinde]
Enthaltene Angaben (nur Kategorien nennen): [z. B. Namen, Adressen, Beträge, Projektbezeichnungen]
Aufgabe für die KI: [z. B. Zusammenfassung, Stil verbessern]

Erstelle:
1. Eine Liste der Angaben, die ich vor dem Hochladen entfernen oder ersetzen sollte, mit Begründung.
2. Vorschläge für Platzhalter.
3. Eine Liste von Fällen, in denen ich das Dokument besser gar nicht hochlade.
4. Drei Fragen, die ich intern oder mit einer Fachperson klären sollte.

Gib keine Rechtsberatung und nimm nichts als sicher an.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Das Ergebnis ist eine Denkhilfe, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Worauf Sie achten müssen

• Personendaten: Für Angaben über Personen gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Besonders schützenswerte Daten brauchen besondere Sorgfalt.
• Berufsgeheimnisse und Verträge: Wer einer Geheimhaltung unterliegt oder sie Kunden zugesagt hat, darf Unterlagen nicht einfach an Dritte weitergeben. Klären Sie das mit der Leitung oder Ihrem Verband.
• Private Konten: Geschäftsdaten gehören nicht in private Konten. Fragen Sie, ob Ihr Betrieb eine freigegebene Lösung hat.
• Bedingungen ändern sich: Prüfen Sie die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen regelmässig und halten Sie das Prüfdatum fest.
• Indirekte Hinweise: Auch Kombinationen wie Branche, Ort und Funktion können eine Person erkennbar machen.
• Kein Zaubermittel: Eine Anonymisierung von Hand kann Fehler enthalten. Lassen Sie das bereinigte Dokument von einer zweiten Person gegenlesen.
• Ausschluss im Zweifel: Ist ein Dokument heikel und der Nutzen gering, laden Sie es nicht hoch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin einer Treuhandfirma in Bern möchte aus einem Mandatsbrief einen Musterbrief für künftige Fälle machen. Der Brief enthält Namen, Adresse, Steuerangaben und Beträge der Kundin.

Vorher: Sie wollte das Dokument unverändert in Claude laden, um Zeit zu sparen. Nachher: Mit der Checkliste ersetzt sie Namen durch [Mandantin], Adresse und Steuerangaben durch Platzhalter und Beträge durch [Betrag]. Eine Mitarbeiterin liest gegen. Erst dann lädt sie den Text hoch und lässt einen Musterbrief ableiten. Die Zuordnungsliste bleibt im geschützten Ordner der Firma.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit ein Team weiss, was in welches Werkzeug gehört, hilft eine strukturierte Schulung. Die Online-Weiterbildung KI für Unternehmen von absofort umfasst nach Angebotsbeschreibung Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Lernen im eigenen Tempo und verifizierbare Abschlüsse sind Teil des Angebots; für Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Reicht es, den Firmennamen wegzulassen?

Oft nicht. Projektnamen, Orte, Beträge und besondere Ereignisse können Rückschlüsse erlauben. Gehen Sie das ganze Dokument durch und ersetzen Sie alles, was auf eine Person oder Firma hinweist.

Darf ich anonymisierte Dokumente bedenkenlos hochladen?

Nicht automatisch. Ob Daten wirklich anonym sind, hängt vom Einzelfall ab. Zudem können Geschäftsgeheimnisse auch ohne Namen heikel sein. Prüfen Sie beide Fragen.

Was tun, wenn ich schon etwas Vertrauliches hochgeladen habe?

Melden Sie es der zuständigen Person und prüfen Sie, ob das Gespräch gelöscht werden kann. Die Löschmöglichkeiten stehen in der Hilfe des Anbieters. Klären Sie mit Ihrer Datenschutzstelle, ob weitere Schritte nötig sind.