Entscheidungsvorlage als Präsentation mit KI erstellen

Das Problem

Die Geschäftsleitung soll entscheiden: neue Software einführen oder bei der alten bleiben, Standort wechseln oder nicht, eine Stelle schaffen oder extern vergeben. Sie bereiten die Grundlage vor. Doch Ihre Unterlagen bestehen aus Notizen, Offerten und Meinungen, und Sie haben eine halbe Stunde Zeit in der Sitzung.

Ohne klare Struktur wird die Diskussion sprunghaft. Einer redet über Kosten, die andere über Risiken, ein Dritter über Erfahrungen. Am Ende wird vertagt, weil niemand die Optionen nebeneinander gesehen hat.

Eine Entscheidungsvorlage bringt Ordnung: gleiche Kriterien für alle Optionen, Risiken offen genannt, eine begründete Empfehlung und ein klarer Antrag. Die KI hilft beim Strukturieren und Formulieren. Die Verantwortung für Inhalt und Empfehlung bleibt bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheidungsfrage formulieren: Worüber soll entschieden werden, und bis wann? «Soll die Praxis ab Januar eine elektronische Terminverwaltung einführen?»
2. Optionen festlegen: Zwei bis drei, inklusive «nichts ändern». Mehr verwirrt.
3. Kriterien bestimmen: Kosten, Aufwand, Risiko, Nutzen, Zeitbedarf, Auswirkungen auf Personal und Kundschaft. Für alle Optionen dieselben.
4. Fakten zusammentragen: Offerten, Zahlen, Erfahrungen. Prüfen Sie die Quellen und notieren Sie Datum und Herkunft.
5. Gliederung mit KI erstellen: Lassen Sie die Struktur der Vorlage entwerfen, siehe Vorlage unten.
6. Optionen mit Vor- und Nachteilen darstellen: Die KI formuliert aus Ihren Stichworten. Verlangen Sie, dass sie nichts hinzufügt.
7. Risiken offen nennen: Gibt es Abhängigkeiten, Kostenrisiken, rechtliche Fragen? Nennen Sie sie, auch bei Ihrer Wunschoption.
8. Empfehlung begründen: Eine Option, in wenigen Sätzen mit Begründung, siehe Kurze Begründung anfordern.
9. Beschlussantrag formulieren: Ein Satz, über den man abstimmen kann, mit Verantwortlichem und Termin.
10. Gegenprobe: Lassen Sie eine Person, die nicht beteiligt war, die Vorlage lesen. Versteht sie die Entscheidung?
11. Zeit planen: Zehn Minuten Vortrag, Rest Diskussion. Siehe Präsentation an die Redezeit anpassen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle die Struktur und Folientexte für eine Entscheidungsvorlage an [Gremium, z. B. die Geschäftsleitung].
Entscheidungsfrage: [Frage]. Entscheid bis: [Datum].
Optionen: A: [..], B: [..], C: nichts ändern.
Kriterien: [Kosten, Aufwand, Risiko, Nutzen, Zeitbedarf].
Fakten (nur diese verwenden, bitte nicht verändern): [Zahlen, Offertdaten, Erfahrungen mit Quelle].
Aufbau (eine Folie pro Punkt):
1. Ausgangslage und Frage (2–3 Sätze)
2. Optionen im Überblick (Tabelle: Option | Kosten | Aufwand | Risiko | Nutzen)
3. Vor- und Nachteile pro Option (je 3 Stichpunkte)
4. Risiken und Annahmen (offen benannt)
5. Empfehlung mit Begründung (max. 5 Sätze)
6. Beschlussantrag und nächste Schritte (wer, was, bis wann)
Regeln: Erfinde keine Zahlen. Fehlende Angaben als [FEHLT]. Sachlich, ohne Werbesprache.
Nenne am Schluss, welche Annahmen ich vor der Sitzung prüfen sollte.

Setzen Sie Ihre Angaben und Fakten ein. Bei Zahlen aus Offerten nennen Sie die Quelle und das Datum.

Worauf Sie achten müssen

• Einseitigkeit: Die KI formuliert gern zugunsten der Option, die Sie stärker beschreiben. Halten Sie Länge und Tiefe aller Optionen gleich.
• Erfundene Zahlen: Kosten und Nutzen müssen belegt sein. Verlangen Sie Platzhalter für Fehlendes.
• Verschwiegene Risiken: Gerade bei Ihrer Wunschoption. Prüfen Sie die Risikoliste gezielt auf Lücken.
• Rechtliche Fragen: Bei Verträgen, Personal und Datenschutz holen Sie fachliche Prüfung ein.
• Vertraulichkeit: Offerten und Finanzzahlen sind vertraulich. Nur freigegebene Werkzeuge verwenden, sonst abstrahieren, siehe Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Entscheidungsverantwortung: Die KI empfiehlt nicht für Sie. Die Empfehlung ist Ihre Aussage.
• Aktualität: Preise und Fristen ändern sich. Notieren Sie den Stand der Angaben.
• Verständlichkeit: Das Gremium soll in zehn Minuten erfassen, worum es geht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Praxismanagerin einer Gemeinschaftspraxis in Winterthur soll dem Ärzteteam vorschlagen, wie die Telefonannahme künftig organisiert wird: wie bisher, mit externem Telefondienst oder mit einem digitalen Terminsystem.

Vorher: Sie legt Offerten auf den Tisch. In der Sitzung wird über Einzelheiten diskutiert, ohne Ergebnis. Der Entscheid wird vertagt.

Nachher: Sie legt Frage, drei Optionen und Kriterien fest, trägt die Fakten aus den Offerten mit Datum zusammen und lässt die KI die sechs Folien strukturieren. Sie ergänzt zu jeder Option Risiken, auch zum von ihr bevorzugten Terminsystem (Umgewöhnung, Datenschutz). Der Beschlussantrag nennt Verantwortliche und Starttermin. Das Team entscheidet in der Sitzung und beschliesst einen Pilot von drei Monaten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Entscheidungsunterlagen und Präsentationen für die Geschäftsleitung mit KI effizient und sorgfältig vorbereiten möchten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Bürokommunikation mit Präsentationen, Projektmanagement, Einkauf sowie Qualitätsprüfung dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Wie viele Optionen soll ich zeigen?

Zwei bis drei, inklusive «nichts ändern». Mehr Optionen erschweren den Vergleich.

Darf ich eine Empfehlung aussprechen?

Ja, wenn Sie sie begründen und die Nachteile nennen. Eine Entscheidungsvorlage ohne Empfehlung lässt das Gremium oft ratlos.

Wie lang soll die Präsentation sein?

Sechs bis acht Folien genügen meist, mit Anhang für Details. Planen Sie mehr Zeit für Diskussion als für den Vortrag.

Kann die KI die Entscheidung treffen?

Nein. Sie kann strukturieren und Argumente formulieren, die Entscheidung liegt bei Menschen mit Verantwortung. Hilfreiche Vorlage: Welche KI kaufen? Entscheidungsvorlage.