Zahlen in Präsentationen verständlich erklären mit KI

Das Problem

Sie müssen Zahlen zeigen: Umsatz, Kosten, Auslastung, Fehlerquote. Auf der Folie steht eine Tabelle mit 40 Werten, daneben ein Diagramm mit vier Farben. Das Publikum schaut, versteht nichts, und die Sitzung kippt in eine Diskussion über Einzelwerte, statt über die Bedeutung.

Zahlen sprechen nicht für sich. Sie brauchen eine Aussage: «Die Kosten sind um ein Zehntel gestiegen, vor allem wegen der Energie.» Erst dann wissen die Zuhörenden, worauf sie achten sollen. Ohne diese Deutung bleibt es bei einer Zahlenwüste.

Eine KI kann beim Formulieren helfen: Sie schlägt Kernaussagen vor, erklärt Zusammenhänge und liefert Vergleiche. Sie rechnet aber nicht verlässlich und kennt Ihren Betrieb nicht. Die Zahlen und ihre Deutung bleiben Ihre Verantwortung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zahlenbotschaft festlegen: Was zeigen die Zahlen? Schreiben Sie es in einem Satz: «Der Umsatz stieg, aber der Gewinn sank.»
2. Wenige Zahlen auswählen: Pro Folie eine Botschaft, höchstens drei bis fünf Werte. Alles andere gehört in den Anhang.
3. Zahlen prüfen: Vergleichen Sie jeden Wert mit der Quelle. Rechnen Sie Veränderungen selbst nach.
4. Zahlen ohne Vertrauliches eingeben: Verwenden Sie wenn nötig gerundete oder erfundene Beispielwerte, siehe Firmenprobleme ohne Geschäftsgeheimnisse.
5. Erklärung entwerfen lassen: Bitten Sie um eine Aussage als Folientitel, zwei Sätze zur Erklärung und einen möglichen Vergleich.
6. Bezugsgrösse nennen: Verglichen mit was? Mit dem Vorjahr, dem Budget, einem Branchenwert? Ohne Bezug sind Zahlen wenig aussagekräftig.
7. Passendes Diagramm wählen: Siehe Welches Diagramm passt? und Diagramme in Präsentationen.
8. Bedeutung für das Publikum klären: Was folgt aus der Zahl? Was sollen die Zuhörenden tun oder entscheiden?
9. Laut erklären: Erklären Sie die Folie in 30 Sekunden. Wenn es nicht gelingt, ist die Folie überladen.
10. Fragen vorbereiten: Überlegen Sie, welche Rückfragen kommen, etwa nach Ursachen und Ausreissern.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte folgende Zahlen vor [Publikum, z. B. unserem Team] erklären.
Zahlen (aus meinen Unterlagen, bitte nicht verändern): [z. B. Umsatz 2025: X, 2026: Y; Kosten 2025: A, 2026: B].
Bezug: [Vergleich mit Vorjahr / Budget].
Was ich vermuten, aber noch nicht belegen kann: [Ursachen, als Vermutung kennzeichnen].
Aufgaben:
1. Formuliere eine Aussage als Folientitel (max. 12 Wörter), die die Kernbotschaft nennt.
2. Erkläre in zwei Sätzen, was die Zahlen bedeuten, in einfacher Sprache.
3. Schlage einen Vergleich oder ein Bild aus dem Alltag vor, das die Grössenordnung verständlich macht.
4. Nenne zwei Fragen, die das Publikum stellen könnte.
Regeln: Rechne keine neuen Werte aus und erfinde keine Ursachen. Wenn du aus den Zahlen etwas ableitest, kennzeichne es als Vermutung.
Schreibe auf Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie Ihre Zahlen ein und prüfen Sie jede Aussage der KI gegen die Quelle. Berechnungen führen Sie selbst in Excel aus.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler der KI: Lassen Sie keine Prozente oder Summen von der KI berechnen und übernehmen. Rechnen Sie in Excel und prüfen Sie, siehe Welche KI kann rechnen?.
• Falsche Ursachen: Die KI erklärt Zahlen gern mit plausiblen Gründen, die sie nicht kennt. Kennzeichnen Sie Vermutungen als solche.
• Irreführende Darstellung: Abgeschnittene Achsen, ungleiche Zeiträume oder fehlender Bezug können täuschen. Prüfen Sie Diagramme auf Ehrlichkeit.
• Prozent und Prozentpunkte: Der Unterschied wird oft verwechselt. Formulieren Sie genau.
• Zu viele Zahlen: Das Publikum merkt sich wenige. Beschränken Sie sich.
• Vertraulichkeit: Finanzzahlen sind oft sensibel. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge oder gerundete Beispiele.
• Faktencheck: Vergleichen Sie Einheiten, Zeiträume und Quellen, siehe Fakten in Präsentationen prüfen.
• Kontext: Eine Zahl ohne Bezug sagt wenig. Nennen Sie Vergleichswert und Zeitraum.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Betriebsleiterin einer Käserei im Emmental stellt dem Team die Zahlen des Jahres vor: Milchmenge, Ausschuss, Energiekosten. Ihre Folie ist eine Excel-Tabelle.

Vorher: Das Team schaut auf die Zahlen, fragt nach Einzelwerten und versteht nicht, was daraus folgt. Die Stimmung ist unklar.

Nachher: Sie wählt drei Werte, überprüft sie in der Tabelle und formuliert mit KI-Hilfe den Titel «Weniger Ausschuss, höhere Energiekosten». Zwei Sätze erklären, was das für die Arbeit bedeutet, und ein Vergleich macht die Grössenordnung greifbar. Die Ursache der gestiegenen Energiekosten kennzeichnet sie als Vermutung und klärt sie bis zur nächsten Sitzung. Das Team diskutiert nun über Massnahmen statt über Zahlen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Zahlen und Auswertungen mit KI sicher aufzubereiten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Präsentationen und Qualitätsprüfung dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Wie viele Zahlen darf eine Folie enthalten?

Möglichst wenige: Eine Botschaft und drei bis fünf Werte. Alles Weitere gehört in einen Anhang oder ein Handout.

Soll ich die KI Prozentzahlen berechnen lassen?

Besser nicht ohne Kontrolle. Berechnen Sie in Excel und lassen Sie die KI nur formulieren und erklären.

Wie erkläre ich eine Zahl, deren Ursache ich nicht kenne?

Sagen Sie es offen: «Die Ursache klären wir noch.» Nennen Sie mögliche Gründe als Vermutungen und legen Sie fest, bis wann Sie mehr wissen.

Was ist besser: Tabelle oder Diagramm?

Für Vergleiche und Entwicklungen meist ein Diagramm, für genaue Werte eine kleine Tabelle. Siehe Diagramm auswählen.