Aus Zahlen mit KI verständliche Präsentationsdiagramme machen

Das Problem

Sie müssen Zahlen zeigen: Umsatz nach Quartalen, Kosten pro Abteilung, Kundenzahlen über drei Jahre. Eine Tabelle mit 40 Zellen wirkt auf der Leinwand erschlagend. Ein Diagramm wäre besser, doch welches? Ein Kreis, ein Balken, eine Linie? Und wie vermeiden Sie, dass es etwas anderes zeigt, als Sie meinen?

Diagramme haben ihre Tücken. Eine abgeschnittene Achse lässt kleine Unterschiede riesig wirken, zu viele Farben verwirren, und ein Kreis mit zwölf Stücken sagt nichts. Wer das nicht merkt, informiert falsch, auch ohne Absicht.

Eine KI kann beim Auswählen helfen und Titel und Beschriftungen entwerfen. Die Zahlen und die Aussage müssen Sie aber selbst absichern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aussage festlegen. Formulieren Sie in einem Satz, was das Diagramm zeigen soll, zum Beispiel «Die Kosten sind seit 2023 um ein Fünftel gestiegen». Daraus wird der Titel.

1. Daten bereitstellen und prüfen. Legen Sie die Zahlen in einer Tabelle vor. Prüfen Sie Summen, Einheiten, Zeiträume und fehlende Werte, bevor Sie Diagramme bauen. Fehler in der Tabelle werden im Diagramm nur sichtbarer.

1. Diagrammtyp wählen. Nutzen Sie die Übersicht unten. Lassen Sie sich von einer KI zwei Vorschläge mit Begründung geben, und entscheiden Sie dann selbst. Verwenden Sie die Vorlage.

1. Daten für die KI schützen. Geben Sie nur anonymisierte oder freigegebene Zahlen ein. Ersetzen Sie Namen durch Bezeichnungen wie «Abteilung A».

1. Diagramm erstellen. Bauen Sie es in Excel oder PowerPoint. Eine Anleitung zu Excel finden Sie bei Excel-Diagramm mit Copilot.

1. Achsen und Beschriftung prüfen. Balkendiagramme beginnen bei null. Beschriften Sie Achsen mit Einheit, nennen Sie Quelle und Zeitraum, und zeigen Sie nur die nötigen Gitterlinien.

1. Reduzieren. Entfernen Sie Überflüssiges: Rahmen, 3D-Effekte, zu viele Farben. Heben Sie nur die wichtigste Linie oder den wichtigsten Balken hervor.

1. Testen. Zeigen Sie das Diagramm jemandem, der die Daten nicht kennt, und fragen Sie: «Was sagt dir das?» Wenn die Antwort nicht Ihrer Aussage entspricht, überarbeiten Sie es.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Datenvisualisierungs-Beraterin. Ich möchte Zahlen in einer Präsentation zeigen und brauche Hilfe bei der Wahl des Diagramms. Rechne nichts um und verändere keine Zahlen.

Aussage, die das Diagramm zeigen soll: [ein Satz]
Publikum: [z. B. Geschäftsleitung, Vereinsmitglieder]
Daten (Tabelle, anonymisiert, mit Einheiten und Zeitraum): [Tabelle einfügen]

Aufgabe:
1. Schlage zwei geeignete Diagrammtypen vor und begründe sie kurz.
2. Nenne einen Titel als Aussagesatz, Achsenbeschriftungen und eine Quellenangabe.
3. Weise auf mögliche Irreführungen hin (z. B. abgeschnittene Achse, unterschiedliche Skalen).
4. Nenne, was ich an den Daten selbst prüfen muss, bevor ich das Diagramm zeige.
Regeln: Erfinde keine Zahlen. Wenn Angaben fehlen, frage nach.

Setzen Sie Ihre Tabelle ein. Ob die Zahlen stimmen, prüfen Sie selbst in der Originaltabelle.

Welches Diagramm wofür?

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen nicht der KI überlassen: Lassen Sie sie keine Werte berechnen oder ergänzen, ohne dass Sie nachprüfen. Siehe Fakten in Präsentationen prüfen.
• Irreführende Darstellung: Abgeschnittene Achsen, unterschiedliche Skalen und 3D-Effekte täuschen. Wählen Sie ehrliche Darstellungen.
• Datenschutz: Zahlen zu Personen, Löhnen oder Kundschaft sind heikel. Anonymisieren und aggregieren Sie.
• Lesbarkeit: Schrift gross genug, Farben mit Kontrast, auch für Menschen mit Farbfehlsichtigkeit. Siehe Barrierefreie Präsentation.
• Quelle und Zeitraum nennen: Ohne sie lässt sich die Zahl nicht einordnen.
• Nicht zu viel: Ein Diagramm pro Folie und eine Aussage genügen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Kunz, 51, ist Finanzverantwortliche einer Schule in Wettingen und zeigt der Schulpflege die Kosten für Schulmaterial. Vorher: Sie präsentiert eine Tabelle mit 36 Zahlen, und die Schulpflege fragt nach jeder Zeile.

Sie formuliert die Aussage «Das Materialbudget stieg in drei Jahren um ein Viertel, vor allem wegen digitaler Lizenzen». Die KI schlägt ein gestapeltes Balkendiagramm mit zwei Kategorien vor, sie kontrolliert alle Zahlen und beginnt die Achse bei null. Nachher: Die Schulpflege sieht den Anstieg auf einen Blick, und die Diskussion dreht sich um die Lizenzen statt um Einzelposten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Zahlen und Auswertungen verständlich aufbereiten möchten, bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben sind Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Bürokommunikation mit Präsentationen, jeweils mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine fertige Auswertung Ihrer Daten ist damit nicht verbunden. Die Kurse helfen, Diagramme selbst zu erstellen und kritisch zu prüfen.

Häufige Fragen

Kann die KI das Diagramm direkt zeichnen?

Manche Werkzeuge erzeugen Diagramme aus einer Tabelle. Das Ergebnis müssen Sie kontrollieren, vor allem Achsen, Beschriftungen und Zahlen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die KI alle Werte richtig übernimmt.

Wann ist eine Tabelle besser?

Wenn das Publikum exakte Zahlen braucht oder es nur wenige Werte sind. Dann reichen eine kleine Tabelle und eine Hervorhebung.

Wie vermeide ich ein irreführendes Diagramm?

Achse bei null bei Balken, gleiche Skalen bei Vergleichen, ehrliche Zeiträume und Quellenangabe. Fragen Sie sich: Würde ich dieses Diagramm auch zeigen, wenn die Zahlen schlecht wären?