Wie erstelle ich mit KI eine verständliche Präsentation?

Das Problem

Am Donnerstag müssen Sie dem Vorstand, dem Gemeinderat oder dem Team etwas präsentieren. Sie haben Notizen, ein paar E-Mails und vielleicht eine Tabelle. Aber vor einer leeren Folie sitzen Sie ratlos: Womit beginnen? Was gehört darauf, was nicht?

Das Problem ist selten das Programm. Es ist die Frage, wie aus viel Material eine klare Geschichte wird. Wer zu viel auf die Folien packt, verliert das Publikum. Wer zu wenig sagt, wirkt unvorbereitet.

Hier kann KI helfen. Ein Sprachmodell, also ein Programm, das Texte versteht und erzeugt, ist stark darin, Notizen zu ordnen und Vorschläge für den Aufbau zu machen. Die Entscheidung, was Ihnen wichtig ist, bleibt aber bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen: Schreiben Sie in einem Satz auf, was das Publikum nach dem Vortrag wissen oder entscheiden soll. Beispiel: «Der Vorstand soll die Anschaffung der neuen Telefonanlage freigeben.»
2. Publikum und Zeit notieren: Wer sitzt im Raum, wie viel Vorwissen gibt es, wie viele Minuten haben Sie? Als Faustregel reichen für 20 Minuten oft sechs bis acht Folien.
3. Notizen einsammeln: Fügen Sie Ihre Stichworte in ein KI-Programm ein, zum Beispiel ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot. Entfernen Sie vorher Namen und vertrauliche Zahlen oder ersetzen Sie sie durch Platzhalter.
4. Zuerst nur die Gliederung bestellen: Fragen Sie nach einem Aufbau mit Folientiteln und je einer Kernaussage. Mehr dazu: Gliederung mit KI.
5. Gliederung anpassen: Streichen, verschieben, umformulieren. Sie kennen Ihr Publikum besser als die KI.
6. Text pro Folie erzeugen lassen: Bitten Sie um maximal drei kurze Stichpunkte pro Folie und einen Satz zum Sagen. So bleibt die Folie leicht lesbar.
7. Fakten prüfen: Vergleichen Sie jede Zahl und jede Aussage mit Ihren Unterlagen, siehe Fakten in Präsentationen prüfen.
8. In Ihr Programm übertragen: Fügen Sie die Texte in Ihre Firmenvorlage in PowerPoint, Keynote oder Google Präsentationen ein. Wie das automatisch klappt, zeigen die Seiten zu Präsentationswerkzeugen im Vergleich.
9. Einmal laut üben: Sprechen Sie den Vortrag durch und kürzen Sie, was Sie selbst holprig finden.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine Präsentation aufzubauen.
Ziel: [Was soll das Publikum danach wissen oder entscheiden?]
Publikum: [z. B. Vorstand eines Vereins, Vorwissen gering]
Dauer: [z. B. 15 Minuten]
Meine Notizen: [Stichworte hier einfügen]
Aufgabe: Schlage eine Gliederung mit [6–8] Folien vor. Gib pro Folie
einen Titel als Aussage und höchstens drei Stichpunkte an.
Erfinde keine Zahlen. Wo dir Angaben fehlen, schreibe [Angabe fehlt].
Frage mich zuerst nach allem, was du noch brauchst.

Ersetzen Sie die eckigen Klammern durch Ihre Angaben. Möchten Sie den Vortrag kürzer oder länger, ändern Sie nur die Dauer und die Folienzahl.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Geben Sie keine Kundendaten, Personalinformationen oder interne Zahlen in ein frei zugängliches KI-Programm ein. Prüfen Sie die Regeln Ihres Betriebs und die Einstellungen des Programms.
• Erfundene Inhalte: KI-Programme formulieren selbstbewusst, auch wenn etwas nicht stimmt. Das nennt man Halluzination. Zahlen, Namen und Daten müssen Sie selbst nachprüfen.
• Textwüsten: Folien mit langen Sätzen wirken überladen. Verlangen Sie ausdrücklich Kurzfassungen.
• Bilder und Rechte: Fremde Bilder und Texte dürfen Sie nicht beliebig übernehmen. Lesen Sie dazu KI-Präsentationen und fremde Inhalte.
• Eigene Handschrift: Eine KI kennt Ihren Ton nicht. Ergänzen Sie ein eigenes Beispiel aus Ihrem Alltag, das macht den Vortrag glaubwürdig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Administration einer Gemeinde im Aargau soll dem Gemeinderat vorstellen, weshalb das Formularwesen digitalisiert werden sollte. Sie hat drei Seiten Notizen.

Vorher: Sie kopiert ihre Notizen untereinander auf zwölf Folien. Jede Folie hat acht Zeilen. Beim Üben merkt sie, dass der Rat die Hauptbotschaft nicht erkennt.

Nachher: Sie gibt der KI Ziel, Zeit und Notizen. Die KI schlägt acht Folien vor, darunter «Heute dauert ein Antrag zwei Wochen» und «Das schlagen wir vor». Die Leiterin streicht zwei Folien, ersetzt eine geschätzte Zahl durch den Wert aus ihrer Statistik und fügt ein Foto des Papierstapels ein. Der Vortrag dauert zwölf Minuten, und der Rat stellt gezielte Fragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Präsentationen, E-Mails und Besprechungen im Büro künftig routiniert mit KI vorbereiten möchten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Kann die KI die ganze Präsentation fertig bauen?

Manche Werkzeuge erzeugen aus einem Auftrag komplette Folien. Das Ergebnis ist ein Entwurf. Inhalt, Zahlen und Gestaltung müssen Sie trotzdem prüfen und an Ihr Unternehmen anpassen.

Wie viele Folien sind sinnvoll?

Das hängt von Zeit und Thema ab. Eine Folie pro ein bis zwei Minuten ist ein praktischer Richtwert. Weniger Folien mit klaren Aussagen wirken meist besser als viele mit Details.

Soll ich der KI meine Firmendaten geben?

Nur, wenn Ihr Betrieb das erlaubt und das Programm für Geschäftsdaten geeignet ist. Im Zweifel ersetzen Sie Namen und Beträge durch Platzhalter und tragen sie in der fertigen Folie von Hand ein.

Wie vermeide ich, dass alle KI-Folien gleich aussehen?

Verwenden Sie Ihre eigene Firmenvorlage, eigene Bilder und konkrete Beispiele aus Ihrem Alltag. Die KI liefert den Text, das Erscheinungsbild bestimmen Sie.