Aus einer Präsentation mit KI ein nützliches Handout erstellen

Das Problem

Nach Ihrer Präsentation fragen die Teilnehmenden: «Können wir die Folien haben?» Sie drucken sechs Folien pro Seite aus, und niemand kann etwas lesen. Oder Sie schicken die ganze Datei, in der interne Zahlen und Notizen stecken.

Folien sind für den Vortrag gebaut, nicht zum Nachlesen. Auf ihnen steht nur der Kern, die Erklärung fehlt. Wer nach Wochen die Unterlage in die Hand nimmt, versteht oft nicht mehr, worum es ging.

Ein Handout löst das: eine kurze, eigenständige Unterlage, die das Wichtigste festhält. Eine KI kann es aus Ihren Folien und Notizen entwerfen. Sie bestimmen, was hineinkommt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären. Wozu soll das Handout dienen: Erinnerung, Entscheidungshilfe, Arbeitsunterlage, Information für Abwesende? Das bestimmt Umfang und Ton.

1. Zielgruppe festlegen. Wer liest es? Mit welchem Vorwissen? Wie viel Zeit nehmen sich die Lesenden?

1. Material zusammenstellen. Sammeln Sie Folientexte, Sprechernotizen und Zahlen. Entfernen Sie Vertrauliches, bevor Sie es in ein KI-Werkzeug einfügen, und entscheiden Sie, was die Teilnehmenden überhaupt erhalten dürfen.

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie höchstens zwei Seiten mit Kernaussagen, wichtigen Zahlen, Beschlüssen oder nächsten Schritten, Begriffserklärungen und Ansprechperson.

1. Prüfen. Stimmen Zahlen, Namen und Aussagen mit den Folien und Quellen überein? Wurde etwas weggelassen, das die Lesenden brauchen? Wurde etwas ergänzt, das nicht stimmt?

1. Kürzen und ordnen. Streichen Sie Doppelungen. Verwenden Sie klare Überschriften, kurze Absätze und wenige Hervorhebungen.

1. Gestalten. Übernehmen Sie das Handout in Word oder PowerPoint mit Ihrer Firmenvorlage. Achten Sie auf gut lesbare Schrift. Siehe Barrierefreie Präsentation.

1. Weitergeben. Senden Sie es als PDF, nicht als bearbeitbare Datei mit versteckten Notizen. Prüfen Sie vor dem Versand, dass keine internen Informationen enthalten sind.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Redakteurin für Teilnehmerunterlagen. Ich möchte aus einer Präsentation ein Handout von höchstens zwei Seiten machen. Verwende nur die Inhalte, die ich dir gebe. Erfinde nichts.

Anlass und Zielgruppe: [z. B. Informationsabend für Eltern, Mitarbeitende, Kundschaft]
Zweck des Handouts: [z. B. Erinnerung, Entscheidungsgrundlage]
Folieninhalte und Notizen (ohne Vertrauliches): [Text einfügen]
Wichtige Zahlen und Termine: [Liste]
Ansprechperson für Fragen: [Name, Funktion, Kontakt]

Aufgabe:
1. Fasse die Kernaussagen in fünf bis sieben Punkten zusammen.
2. Erstelle einen Abschnitt «Wichtige Zahlen und Termine» als Tabelle.
3. Erkläre Fachbegriffe in einem kurzen Abschnitt.
4. Formuliere die nächsten Schritte und wer was erledigt.
5. Schliesse mit Kontaktangaben.
Regeln: Schreibe einfach und in kurzen Sätzen, Anrede «Sie». Markiere Angaben, die nicht aus meinem Material stammen, mit «[prüfen]».

Ersetzen Sie die Platzhalter und prüfen Sie jeden Satz des Entwurfs gegen Ihre Folien.

Folien oder Handout?

Worauf Sie achten müssen

• Fakten prüfen: KI kann Aussagen glätten oder ergänzen. Vergleichen Sie jede Zahl mit der Quelle. Siehe Fakten in Präsentationen prüfen.
• Interna schützen: Sprechernotizen und versteckte Folien können Vertrauliches enthalten. Entscheiden Sie bewusst, was weitergegeben wird.
• Personendaten: Namen und Angaben zu Personen gehören nur hinein, wenn sie nötig und erlaubt sind.
• Quellenangaben: Nennen Sie Quellen von Zahlen und Zitaten. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.
• Dateiformat: Versenden Sie ein PDF, um unbeabsichtigte Änderungen und versteckte Inhalte zu vermeiden.
• Verständlichkeit: Lesen Sie das Handout, als hätten Sie den Vortrag nicht gehört. Fehlt etwas?

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Rüegger, 54, leitet das Sekretariat einer Primarschule in Zürich-Affoltern und informiert am Elternabend über das neue Lernprogramm. Vorher: Sie verteilt ausgedruckte Folien. Eltern fragen später per Mail dieselben Dinge, weil sie die Folien nicht verstehen.

Sie lässt aus Folien und Notizen ein einseitiges Handout entwerfen mit drei Kernaussagen, einer Tabelle mit Terminen, einer Erklärung von Fachbegriffen und der Kontaktperson. Nachher: Das Handout geht als PDF an alle Eltern, die Rückfragen per Mail gehen deutlich zurück, und Abwesende sind informiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Unterlagen und Präsentationen mit KI vorzubereiten, bietet Alpasana die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Beschrieben ist Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen samt Copilot und Google Workspace, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Gestaltung Ihres Handouts übernimmt Alpasana damit nicht. Sie lernen, KI-Entwürfe zu steuern und kritisch zu prüfen.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Handout sein?

Meist eine bis zwei Seiten. Alles, was länger ist, wird selten gelesen. Detailzahlen können in einen Anhang.

Darf ich die Sprechernotizen weitergeben?

Nur, wenn sie für Aussenstehende gedacht und geprüft sind. Sie enthalten oft Interna und unfertige Gedanken. Machen Sie lieber ein eigenes Handout.

Kann die KI das Handout gestalten?

Sie kann Struktur und Text liefern. Das Layout übernehmen Sie in Word oder PowerPoint mit Ihrer Vorlage. Wie Sie Texte auf das Wesentliche kürzen, zeigt Überladene Folien kürzen.