Überladene Folien mit KI verständlich kürzen

Das Problem

Ihre Folie hat eine Überschrift, drei Absätze, zwei Aufzählungen und eine Tabelle in kleiner Schrift. Alles ist wichtig, alles ist richtig, und doch liest das Publikum mit, statt zuzuhören. Wer an der Folie liest, hört nicht, was Sie sagen. Wer zuhört, kommt beim Lesen nicht mehr nach.

Solche Folien entstehen, weil sie auch als Unterlage dienen sollen: Man schickt die Präsentation nachher an alle. Doch eine Folie kann nicht gleichzeitig Vortragshilfe und Dokument sein.

Mit einer KI lassen sich überladene Folien schnell in kurze, klare Fassungen bringen. Sie sparen Zeit, behalten aber die Kontrolle darüber, was weggeschnitten wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck der Folie klären. Fragen Sie: Was soll das Publikum von dieser Folie mitnehmen? Schreiben Sie die Antwort in einem Satz auf. Das ist die Kernaussage.

1. Folieninhalt kopieren. Kopieren Sie den Text einer Folie in ein Textdokument. Entfernen Sie Vertrauliches, bevor Sie den Text in ein KI-Werkzeug einfügen.

1. Kürzen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie eine Überschrift als Aussage und höchstens drei bis vier kurze Stichpunkte.

1. Weggelassenes sichern. Lassen Sie die KI auflisten, was sie gestrichen hat, damit nichts unbemerkt verloren geht. Entscheiden Sie, ob es in die Sprechernotizen oder ins Handout kommt.

1. Prüfen. Stimmen Zahlen, Namen und Aussagen? Hat die KI etwas weggelassen, das zwingend nötig ist? Ist der Sinn derselbe geblieben?

1. Visuell vereinfachen. Wo möglich, ersetzen Sie Text durch ein Diagramm oder ein Bild. Siehe Zahlen in Diagramme verwandeln.

1. Lesbarkeit testen. Treten Sie vom Bildschirm zurück oder projizieren Sie die Folie. Ist sie aus drei Metern lesbar? Ist die Schrift gross genug? Siehe Barrierefreie Präsentation.

1. Folie für Folie wiederholen. Arbeiten Sie die Präsentation Schritt für Schritt durch. Planen Sie fünf bis zehn Minuten pro Folie ein.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Präsentationsberaterin. Ich gebe dir den Text einer überladenen Folie. Kürze ihn auf das Wesentliche, ohne Inhalte zu verändern oder zu erfinden.

Zielgruppe: [z. B. Geschäftsleitung, Vereinsmitglieder]
Kernaussage der Folie (ein Satz): [Satz]
Text der Folie (ohne Vertrauliches): [Text einfügen]

Aufgabe:
1. Formuliere eine Überschrift als Aussagesatz (höchstens zehn Wörter).
2. Formuliere höchstens vier Stichpunkte mit je höchstens zwölf Wörtern.
3. Liste auf, was du weggelassen hast, und schlage vor, ob es in Sprechernotizen oder ins Handout gehört.
4. Weise auf Zahlen und Fachbegriffe hin, die ich vor der Verwendung prüfen muss.
Regeln: Verändere keine Zahlen und Namen. Erfinde nichts. Schreibe einfach und ohne Füllwörter.

Passen Sie die Vorgaben an, etwa «höchstens drei Stichpunkte». Lesen Sie das Ergebnis immer gegen den Originaltext.

Vorher und nachher

Worauf Sie achten müssen

• Sinn bleibt gleich: Beim Kürzen kann sich eine Aussage verschieben, etwa durch Weglassen von «ausser» oder «nur». Lesen Sie Zusagen und Einschränkungen besonders genau.
• Zahlen unverändert: KI rundet manchmal oder ändert Einheiten. Gleichen Sie jede Zahl mit der Quelle ab.
• Keine Inhalte verlieren: Verschieben Sie Gestrichenes ins Handout oder in die Notizen, statt es zu löschen. Siehe Handout erstellen.
• Vertraulichkeit: Folien enthalten oft Interna. Fügen Sie nur freigegebene Inhalte in KI-Werkzeuge ein.
• Einheitlicher Stil: Kürzen Sie alle Folien nach denselben Regeln, sonst wirkt die Präsentation uneinheitlich.
• Fachsprache: Wenn das Publikum Fachbegriffe nicht kennt, erklären Sie sie mündlich oder ersetzen Sie sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Gasser, 57, leitet die Verwaltung einer Alterssiedlung in Interlaken und stellt dem Stiftungsrat die Jahresplanung vor. Vorher: Seine Folien enthalten bis zu 120 Wörter, und der Stiftungsrat blättert bereits im Ausdruck, während er spricht.

Er kürzt mit der Vorlage jede Folie auf eine Aussage und drei Stichpunkte, verlagert Details in die Sprechernotizen und macht aus der Kostentabelle ein einfaches Balkendiagramm. Nachher: Die Präsentation hat dieselben 14 Folien, aber der Stiftungsrat schaut nach vorn, und die Diskussion dreht sich um die Entscheidung statt um Zahlenreihen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI mit klaren Anweisungen für Büroaufgaben zu führen, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse, als Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs ersetzt Ihre eigene Entscheidung, was auf eine Folie gehört. Er zeigt, wie Sie die KI dafür sinnvoll einsetzen.

Häufige Fragen

Wie viel Text darf auf eine Folie?

Es gibt keine feste Regel. Eine Aussage pro Folie und wenige kurze Stichpunkte sind eine gute Orientierung. Entscheidend ist, dass Sie die Folie in wenigen Sekunden erfassen können.

Was mache ich mit den gestrichenen Inhalten?

Sie gehören in Ihre Sprechernotizen oder in ein Handout. So hat das Publikum die Details, ohne dass die Folie überladen ist. Siehe Sprechernotizen mit KI erstellen.

Kann die KI das ganze Dokument auf einmal kürzen?

Möglich, aber das Ergebnis ist schwerer zu prüfen. Arbeiten Sie besser folienweise und prüfen Sie jedes Ergebnis.