Aus einem Word-Dokument mit KI Folien vorbereiten

Das Problem

Ihr Vortrag liegt als Word-Dokument vor: ein Bericht, ein Konzept, ein ausformulierter Text mit Überschriften. Nun brauchen Sie dazu Folien. Alles von Hand zu übertragen, Folie für Folie zu kopieren, zu kürzen und umzubauen, kostet Stunden. Und Sie wissen: Ein Fliesstext auf einer Folie ist für das Publikum eine Zumutung.

Das Kernproblem ist, dass ein Text zum Lesen und eine Präsentation zum Zuhören zwei verschiedene Dinge sind. Folien enthalten Kernaussagen, nicht Absätze. Aus einem Dokument entsteht also nicht durch Kopieren eine Präsentation, sondern durch Verdichten.

Hier können Programme und KI helfen: Sie nutzen die Struktur Ihres Dokuments, Überschriften und Absätze, als Gerüst und machen daraus Folien, die Sie dann verbessern. Stand: Oktober 2026; Funktionen und Namen unterscheiden sich je nach Programm, Lizenz und Version. Prüfen Sie, was bei Ihnen verfügbar ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokument vorbereiten. Prüfen Sie, ob Ihr Word-Dokument saubere Überschriften hat, am besten mit den Formatvorlagen «Überschrift 1» und «Überschrift 2». Sie bilden das Gerüst der Folien. Ohne Struktur gelingt die Übernahme schlecht.

1. Ziel und Dauer festlegen. Wie lange dauert der Vortrag? Als Faustregel braucht eine Folie ein bis zwei Minuten. Wählen Sie die wichtigsten Abschnitte, nicht alle.

1. Variante ohne KI nutzen. PowerPoint kann Folien aus einer Gliederung erzeugen: Überschriften werden zu Folientiteln, untergeordnete Überschriften zu Stichpunkten. Das ist eine verlässliche, nachvollziehbare Grundlage. Wo das im Menü steht, hängt von der Version ab; schauen Sie unter «Neue Folie».

1. Variante mit KI nutzen. Wenn Ihnen ein KI-Werkzeug zur Verfügung steht, etwa Copilot in PowerPoint (Lizenz erforderlich) oder ein anderes Präsentationswerkzeug, können Sie das Dokument als Grundlage angeben und einen Folienentwurf erzeugen lassen. Siehe Copilot in PowerPoint. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihre Firma für diese Inhalte freigegeben hat.

1. Texte auf Kernaussagen kürzen. Pro Folie eine Aussage, höchstens vier bis fünf Stichpunkte, keine ganzen Absätze. Mit KI können Sie kürzen lassen, siehe Vorlage. Prüfen Sie, ob nichts Wichtiges verloren ging.

1. Fakten, Zahlen und Zitate prüfen. Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Zitat und jeden Namen mit dem Original. Siehe KI-Präsentation: Fakten prüfen.

1. Bilder und Gestaltung zum Schluss. Fügen Sie Bilder, Diagramme und Gestaltung erst hinzu, wenn der Inhalt steht. Siehe Diagramme aus Daten.

1. Sprechtext oder Notizen ergänzen. Aus den ausformulierten Absätzen des Dokuments können Sie Notizen für den Vortrag machen. Siehe KI-Präsentation: Sprechtext.

Vorlage zum Kopieren

Prompt zum Verdichten eines Dokumentabschnitts auf Folien. Verwenden Sie ihn nur für Texte, die Sie in ein KI-Werkzeug eingeben dürfen:

Du hilfst mir, aus einem Dokumentabschnitt Folien für einen [10]-Minuten-Vortrag vorzubereiten. Du änderst keine Fakten und erfindest keine Zahlen, Zitate oder Quellen. Wo etwas unklar ist, schreibst du [PRÜFEN].

Zielgruppe: [z. B. Gemeinderat, ohne Fachwissen]
Abschnitt: [Text aus dem Word-Dokument einfügen, höchstens etwa 800 Wörter]

Erstelle für jede Folie:
1. Titel (Kernaussage in einem Satz, höchstens 10 Wörter)
2. Drei bis fünf Stichpunkte (je höchstens 10 Wörter), nur aus dem Text
3. Eine Notiz für den Vortrag (2 bis 3 Sätze, wörtlich aus dem Text oder zusammengefasst)
Schlage am Ende vor, welche Abschnitte ich weglassen kann, um die Zeit einzuhalten. Sprache: Deutsch (Schweiz), Sie-Form.

Setzen Sie Ihre Angaben ein. Vergleichen Sie jede Folie mit dem Original, bevor Sie sie übernehmen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz. Dokumente enthalten oft vertrauliche Inhalte. Laden Sie sie nur in Werkzeuge, die Ihre Firma freigegeben hat. Anonymisieren Sie bei Bedarf.
• KI kürzt falsch. Beim Verdichten gehen Einschränkungen, Bedingungen und Ausnahmen verloren. Eine Zahl ohne Kontext kann irreführen. Prüfen Sie.
• Erfundene Inhalte. KI kann Zusammenfassungen mit Aussagen ergänzen, die nicht im Dokument stehen. Vergleichen Sie mit dem Original.
• Zitate und fremde Inhalte. Fremde Texte und Bilder brauchen Quellenangabe und gegebenenfalls Erlaubnis. Siehe KI-Präsentation und fremde Inhalte.
• Struktur übernommen, Logik nicht. Die Reihenfolge eines Berichts ist nicht immer die beste für einen Vortrag. Überlegen Sie, was das Publikum zuerst wissen muss.
• Format prüfen. Nach der Übernahme stimmen Schriften, Tabellen und Bilder nicht immer. Prüfen Sie jede Folie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Gemeindeschreiber von Seon hat ein 15-seitiges Word-Konzept zur Erneuerung des Schulhausplatzes. Für den Gemeinderat soll er in zehn Minuten die wichtigsten Punkte präsentieren. Das Dokument ist sauber nach Überschriften gegliedert.

Er übernimmt die Gliederung in PowerPoint, wählt sechs Abschnitte aus und lässt Kernaussagen mit der Vorlage verdichten, in einem Werkzeug, das die Gemeinde dafür freigegeben hat. Eine Folie nennt eine Kostenschätzung ohne den Zusatz «provisorisch», den er im Dokument findet und ergänzt. Bilder fügt er erst am Schluss hinzu. Die Absätze des Berichts wandern als Notizen in den Referentenbereich. Der Vortrag bleibt in der Zeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Dokumente, Folien und Vorträge mit KI-Unterstützung im Büro effizienter vorbereiten möchte, findet im Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort den Bereich Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen und Copilot. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Welche Inhalte Sie aus Ihrem Dokument in Folien übernehmen, entscheiden Sie anhand Ihrer Zielgruppe.

Häufige Fragen

Wie lang darf das Word-Dokument sein?

Es gibt keine feste Grenze. Für einen kurzen Vortrag wählen Sie die wichtigsten Abschnitte aus, statt das ganze Dokument zu übernehmen.

Brauche ich dafür eine Copilot-Lizenz?

Nicht unbedingt. Die Übernahme einer Gliederung funktioniert auch ohne KI. Für KI-Funktionen in Microsoft-Programmen ist in der Regel eine Lizenz nötig, andere Werkzeuge haben eigene Bedingungen.

Was ist mit Tabellen?

Tabellen sind auf Folien oft zu klein. Vereinfachen Sie sie oder stellen Sie die Kernaussage als Diagramm dar. Prüfen Sie jede Zahl.

Soll ich den Text einfach auf die Folien kopieren?

Nein. Das Publikum liest dann statt zuzuhören. Verdichten Sie auf Kernaussagen und sprechen Sie den Rest frei.