PowerPoint mit Copilot: Aus einem Auftrag Folien erstellen

Das Problem

Sie arbeiten täglich mit PowerPoint und haben gehört, dass Copilot Folien erstellen kann. Doch beim Ausprobieren erhalten Sie entweder gar nichts oder einen Entwurf, der mit Ihrem Thema wenig zu tun hat.

Meist liegt es am Auftrag. Copilot, der KI-Assistent von Microsoft in den Office-Programmen, kann nur so gut arbeiten, wie Sie ihn beauftragen. Ein Satz wie «Mach eine Präsentation über unsere Firma» führt zu Allgemeinplätzen.

Mit einem klaren Auftrag und einer anschliessenden Prüfung kommen Sie zu einem brauchbaren Entwurf, den Sie in Ihrer Firmenvorlage fertigstellen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Voraussetzungen prüfen: Copilot in PowerPoint ist nicht in jedem Microsoft-Konto enthalten. Sehen Sie in PowerPoint auf dem Register «Start» nach einem Copilot-Symbol. Fehlt es, hilft Copilot fehlt in Office.
2. Datei speichern: Für manche Funktionen muss die Datei in OneDrive oder SharePoint liegen, damit Copilot darauf zugreifen kann. Speichern Sie sie dort.
3. Neue leere Präsentation öffnen: Öffnen Sie Ihre Firmenvorlage, damit Schrift, Farben und Logo übernommen werden.
4. Copilot öffnen: Klicken Sie auf das Copilot-Symbol. Es öffnet sich ein Eingabefeld.
5. Auftrag eingeben: Verwenden Sie die Vorlage unten mit Thema, Publikum, Dauer und Ton.
6. Entwurf ansehen: Copilot erstellt eine Folge von Folien. Lesen Sie jede Folie. Stimmen Titel, Reihenfolge und Inhalt?
7. Gezielt nachbessern: Bitten Sie Copilot um konkrete Änderungen, etwa «Kürze Folie 3 auf drei Stichpunkte» oder «Füge eine Folie mit den nächsten Schritten hinzu».
8. Selbst fertigstellen: Ergänzen Sie Zahlen, Bilder und Namen von Hand. Passen Sie den Ton an Ihr Publikum an.
9. Speichern und Version sichern: Legen Sie eine Kopie ab, bevor Sie grosse Änderungen machen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Präsentation zum Thema [Thema].
Publikum: [z. B. Mitarbeitende, Vorwissen gering].
Dauer: [z. B. 10 Minuten], etwa [Zahl] Folien.
Ziel: [Was sollen die Zuhörenden danach wissen oder tun?]
Ton: [z. B. sachlich und freundlich].
Gliederung: [Einstieg, Ausgangslage, Vorschlag, nächste Schritte].
Verwende nur Informationen aus meinem Auftrag. Erfinde keine Zahlen
und markiere fehlende Angaben mit [Angabe fehlt].

Passen Sie Thema, Dauer und Gliederung an. Wenn Sie eine Wordvorlage oder einen Bericht haben, können Sie auch darauf verweisen, siehe Präsentation aus Word.

Worauf Sie achten müssen

• Lizenz und Konto: Welche Copilot-Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihrem Tarif ab. Fragen Sie Ihre IT oder lesen Sie die Microsoft-Hilfe.
• Berechtigungen: Copilot greift nur auf Daten zu, auf die auch Sie Zugriff haben. Prüfen Sie dennoch, welche Dateien Sie angeben, siehe Dateizugriff von Copilot verstehen.
• Fakten: Copilot kann Zahlen oder Zusammenhänge falsch darstellen. Vergleichen Sie mit Ihren Quellen.
• Layout: Der Entwurf ist nicht immer optisch ausgewogen. Prüfen Sie Textlänge, Lesbarkeit und Bildplatzierung.
• Bilder: Bilder, die Copilot vorschlägt, dürfen Sie nicht automatisch überall verwenden. Prüfen Sie Herkunft und Rechte.
• Datenschutz: Folgen Sie den Regeln Ihres Betriebs, bevor Sie Personendaten in Präsentationen verwenden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Arztpraxis in Baden will dem Team das neue Terminsystem vorstellen. Das Team besteht aus Personen mit wenig IT-Erfahrung.

Vorher: Sie gibt ein: «Präsentation über das neue Terminsystem». Copilot liefert zehn Folien mit allgemeinen Aussagen über Digitalisierung.

Nachher: Sie gibt Thema, Publikum, Dauer, Ziel und die drei wichtigsten Änderungen an. Der Entwurf hat sieben Folien mit Titeln wie «Was ändert sich am Empfang?». Sie ersetzt eine erfundene Zahl durch die echte, fügt ein Bildschirmfoto ein und lässt die Praxisinhaberin gegenlesen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Copilot und andere Werkzeuge systematisch im Büro einsetzen möchten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen und Copilot enthalten, jeweils mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Warum sehe ich kein Copilot-Symbol in PowerPoint?

Meist fehlt die Lizenz, oder der Administrator hat die Funktion nicht aktiviert. Auch eine ältere Programmversion kann der Grund sein. Fragen Sie Ihre IT oder lesen Sie die Anleitung zu Copilot fehlt in Office.

Kann Copilot meine Firmenvorlage verwenden?

Wenn Sie die Präsentation in Ihrer Vorlage beginnen, übernimmt Copilot in der Regel deren Gestaltung. Das Ergebnis sollten Sie trotzdem prüfen.

Kann ich Copilot auf einen Bericht verweisen?

Je nach Funktion und Konto ist das möglich. Die Datei muss dafür in einem Speicherort liegen, auf den Copilot zugreifen darf. Welche Möglichkeiten Ihr Konto bietet, sehen Sie in der Microsoft-Hilfe.

Ersetzt Copilot das Üben des Vortrags?

Nein. Copilot erstellt Folien, aber der Vortrag lebt von Ihnen. Lesen Sie den Entwurf laut durch, und streichen Sie, was Sie nicht gut erklären können.