Präsentationsgliederung mit KI: Vorlage für einen klaren Aufbau

Das Problem

Sie sollen die Ergebnisse des Jahres, ein neues Produkt oder eine Projektidee vorstellen. Material haben Sie genug: Zahlen aus Excel, Notizen, alte Folien, ein Bericht von 30 Seiten. Doch wenn Sie die erste Folie anlegen, wissen Sie nicht, womit Sie anfangen sollen.

So entstehen Präsentationen, die alles zeigen und nichts erklären. Die Zuhörenden verlieren den Faden, weil die Reihenfolge fehlt: Warum erfahren sie jetzt gerade das? Was soll am Ende hängen bleiben?

Eine Gliederung ist der Plan dafür. Sie legt fest, in welcher Reihenfolge Sie was sagen und warum. Eine KI kann dabei als Gegenüber dienen, das Ihr Material sortiert und Alternativen vorschlägt. Die Kernaussage und die Auswahl bleiben aber bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen. Was sollen die Zuhörenden nach Ihrem Vortrag wissen, glauben oder tun? Schreiben Sie das in einem Satz auf. Das ist Ihre Kernbotschaft.

1. Zielgruppe beschreiben. Wer sitzt im Raum? Fachleute oder Laien? Entscheidungsträger oder Mitarbeitende? Was wissen sie schon, was bewegt sie? Davon hängt ab, wie tief Sie gehen.

1. Zeit klären. Wie lange dauert der Vortrag, wie viel Zeit bleibt für Fragen? Als grobe Orientierung gilt: Wenige Hauptpunkte passen in eine kurze Zeit besser als viele.

1. Material sammeln. Legen Sie alles in ein Dokument: Stichworte, Zahlen, Argumente, Beispiele, in beliebiger Reihenfolge. Entfernen Sie Vertrauliches, bevor Sie es in ein KI-Werkzeug eingeben.

1. KI einen Vorschlag machen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Bitten Sie um zwei verschiedene Gliederungen, damit Sie vergleichen können.

1. Roten Faden prüfen. Lesen Sie nur die Abschnittstitel hintereinander. Erzählen sie eine Geschichte? Beantwortet jeder Abschnitt eine Frage der Zuhörenden? Streichen Sie, was nicht dazu beiträgt.

1. Zeit zuordnen. Verteilen Sie die Vortragszeit auf die Abschnitte und legen Sie fest, wo Sie Fragen zulassen. Rechnen Sie Reserve ein.

1. Folienliste ableiten. Erst jetzt entsteht je Abschnitt eine überschaubare Zahl Folien, mit Titeln als Aussagen. Weiter geht es mit Überladene Folien kürzen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Präsentationscoach. Ich bereite einen Vortrag vor und brauche eine klare Gliederung. Erfinde keine Inhalte und keine Zahlen, verwende nur mein Material.

Anlass und Zielgruppe: [z. B. Generalversammlung, 40 Vereinsmitglieder, keine Fachkenntnisse]
Vortragszeit: [Minuten] plus [Minuten] für Fragen
Kernbotschaft (ein Satz): [Satz]
Was die Zuhörenden danach tun oder entscheiden sollen: [z. B. dem Budget zustimmen]
Mein Material (ohne Vertrauliches): [Stichworte, Zahlen, Argumente]

Aufgabe:
1. Schlage zwei Gliederungen mit je vier bis sechs Abschnitten vor, jeweils mit Abschnittstitel als Aussagesatz, Zweck und Zeitangabe.
2. Zeige, welche Teile meines Materials in welchen Abschnitt gehören und welche ich weglassen oder in ein Handout verschieben könnte.
3. Nenne Fragen, die das Publikum vermutlich stellt.
4. Weise auf Lücken hin: Was fehlt für die Kernbotschaft?
Regeln: Wenn Angaben fehlen, frage nach. Markiere Annahmen als «[Annahme]».

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben. Je genauer Zielgruppe und Zeit beschrieben sind, desto brauchbarer der Vorschlag.

Bewährte Aufbaumuster

Worauf Sie achten müssen

• Auswahl bleibt Ihre Entscheidung: Die KI kennt weder Ihr Publikum noch die internen Hintergründe. Streichen Sie bewusst, was nicht zur Botschaft passt.
• Keine erfundenen Inhalte: KI ergänzt gerne Beispiele oder Zahlen. Verwenden Sie nur, was Sie belegen können. Siehe Fakten in Präsentationen prüfen.
• Vertraulichkeit: Geben Sie keine internen Zahlen, Personendaten oder unveröffentlichten Pläne in nicht freigegebene KI-Dienste ein. Verwenden Sie Platzhalter.
• Zu viel in zu kurzer Zeit: Eine KI plant gern ehrgeizig. Prüfen Sie, ob Sie die Abschnitte in der Zeit sprechen können.
• Eigene Stimme behalten: Passen Sie Formulierungen an Ihre Sprache an. Ein Vortrag soll nach Ihnen klingen.
• Bestehende Vorgaben: Manche Anlässe haben feste Reihenfolgen, etwa Traktandenlisten. Berücksichtigen Sie sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Brügger, 55, ist Kassierin eines Sportvereins in Thun und soll an der Generalversammlung das Budget erklären. Vorher: Sie hat eine Excel-Tabelle mit 14 Blättern, zwei Berichte und Notizen vom Vorstand. Ihre erste Folie zeigt die gesamte Tabelle.

Sie schreibt die Kernbotschaft auf: «Der Verein kann die Halle weiter mieten, wenn der Mitgliederbeitrag um einen kleinen Betrag steigt.» Mit der Vorlage entsteht eine Gliederung in fünf Abschnitten mit Zeiten. Nachher: Die Präsentation hat acht Folien, die Details stehen in einem Handout, und die Mitglieder können an der Versammlung Fragen stellen, weil sie den Faden gefunden haben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI mit klaren Anweisungen für solche Aufgaben zu nutzen, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben und das Prüfen der Ergebnisse. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, als Online-Kurs mit Zertifikat ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs ersetzt kein Rhetoriktraining und nimmt Ihnen die inhaltliche Entscheidung nicht ab.

Häufige Fragen

Wie viele Abschnitte sollte eine Präsentation haben?

Das hängt von der Zeit ab. Für kurze Vorträge genügen drei bis vier Hauptabschnitte, für längere fünf bis sechs. Mehr überfordert die Zuhörenden meist.

Soll ich mit der KI die Folien gleich erstellen?

Erst die Gliederung, dann die Folien. Wenn die Struktur steht, können Sie Folien mit einem Werkzeug erzeugen lassen, siehe KI-Präsentation erstellen.

Kann ich ein Dokument als Grundlage nehmen?

Ja, etwa einen Bericht. Entscheiden Sie aber selbst, was in den Vortrag gehört. Hinweise finden Sie bei Präsentation aus Word erstellen.