Wie kürze ich einen Word-Text ohne wichtige Verluste?

Das Problem

Ihr Bericht ist drei Seiten lang, aber in den Jahresbericht des Vereins passt nur eine halbe. Oder der Brief an die Kundin ist so ausführlich geraten, dass der wichtigste Satz untergeht. Kürzen ist Arbeit: Man muss entscheiden, was wichtig ist, und gleichzeitig darauf achten, dass der Text noch stimmt.

Copilot, der KI-Assistent in Microsoft 365, kann Texte in Word kürzen. Das geht schnell, birgt aber ein Risiko: Beim Kürzen verschwinden gern Einzelheiten, die Ihnen wichtig sind, etwa ein Datum, ein Betrag oder eine Bedingung. Das Ergebnis liest sich flüssig, sodass die Lücke nicht auffällt.

Der Trick besteht darin, Copilot nicht einfach «kürzen» zu sagen, sondern klar zu bestimmen, wie viel gekürzt wird und was unbedingt bleiben muss. Danach prüfen Sie wie bei einer Kollegin, die Ihren Text bearbeitet hat.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Voraussetzung prüfen. Copilot in Word steht nur mit passender Lizenz und bei Dateien in Ihrem Microsoft-365-Konto zur Verfügung. Fehlt die Schaltfläche, siehe Copilot fehlt in Word, Excel oder Outlook.

1. Kopie speichern. Speichern Sie vor der Kürzung eine Kopie oder nutzen Sie den Versionsverlauf, damit das Original erhalten bleibt.

1. Ziel festlegen. Wie lang soll der Text werden: Anzahl Wörter, Sätze oder Absätze? Wer liest ihn und wozu?

1. Unverzichtbares benennen. Notieren Sie, was bleiben muss: Zahlen, Fristen, Namen, Zusagen, rechtliche Hinweise.

1. Text markieren und Auftrag erteilen. Markieren Sie den Abschnitt, öffnen Sie Copilot im Menüband und geben Sie den Auftrag mit den Angaben aus den Schritten 3 und 4 ein.

1. Ergebnis nicht blind übernehmen. Lesen Sie den Vorschlag und vergleichen Sie ihn mit dem Original. Haken Sie jede Zahl und jede Zusage ab.

1. Nachbessern. Fehlt etwas, sagen Sie es Copilot: «Ergänze die Frist vom [Datum] im zweiten Satz.» Oder fügen Sie es selbst ein.

1. Übernehmen und Änderungen nachverfolgen. Schalten Sie bei wichtigen Dokumenten die Änderungsverfolgung ein, damit Kolleginnen sehen, was sich geändert hat (Änderungen von Copilot kontrollieren).

Vorlage zum Kopieren

Kürze den markierten Text auf etwa [Zahl] Wörter. Der Text richtet sich an [Leserschaft, zum Beispiel Vereinsmitglieder] und soll [Zweck, zum Beispiel über das Ergebnis des Jahres informieren].

Das muss unbedingt erhalten bleiben: [Zahlen, Daten, Fristen, Namen, Zusagen].
Das darf wegfallen: [Beispiele, Wiederholungen, Nebensächlichkeiten].
Behalte den Ton, die Sie-Form und die Schweizer Schreibweise bei. Füge nichts hinzu, was nicht im Text steht. Wenn du eine wichtige Aussage nicht unterbringst, nenne sie mir am Ende in einer Liste.

Passen Sie Länge, Leserschaft und die Liste der unverzichtbaren Angaben an. Die letzte Zeile zwingt Copilot, Verluste offenzulegen.

Worauf Sie achten müssen

• Stillschweigende Verluste. Copilot lässt gern Einschränkungen und Nebensätze weg. Dadurch kann sich der Sinn ändern, etwa aus «in der Regel» ein «immer».
• Zahlen und Fristen. Prüfen Sie jede einzelne Angabe im Original. Verlassen Sie sich nicht auf den Gesamteindruck.
• Datenschutz. Wenn Ihr Unternehmen Copilot freigegeben hat, gelten die Regeln Ihres Betriebs. Klären Sie, welche Dokumente Sie verwenden dürfen (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Rechtliche Texte. Verträge, Reglemente und Mahnungen kürzen Sie nicht ohne fachliche Prüfung, weil jedes Wort eine Bedeutung haben kann.
• Stil. Eine gekürzte Fassung kann kühl wirken. Lesen Sie laut, ob der Text noch zu Ihnen passt.
• Funktionen ändern sich. Microsoft entwickelt Copilot laufend weiter. Aussehen und Umfang können vom Stand Oktober 2026 abweichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin eines Gewerbevereins in Burgdorf soll den Jahresrückblick des Präsidenten von zwei Seiten auf eine halbe Seite für die Vereinszeitung kürzen. Der Text enthält die Mitgliederzahl, das Datum der nächsten Hauptversammlung und den Dank an drei Sponsoren.

Sie markiert den Text und gibt Copilot den Auftrag mit der Liste der unverzichtbaren Angaben. Der erste Vorschlag lässt den Dank an die Sponsoren weg. Auf ihre Nachfrage ergänzt Copilot die Namen, und sie prüft das Datum der Hauptversammlung im Original.

Vorher brauchte sie eine Stunde zum Kürzen, nachher ist der Text in kurzer Zeit auf Länge, und sie verwendet die gewonnene Zeit für die Kontrolle. Der Präsident liest die Fassung und gibt sie frei.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI-Aufträge klar zu formulieren, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort die passenden Grundlagen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Dabei entsteht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess; Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Der Kurs ist nicht an ein bestimmtes Werkzeug gebunden. Ob Copilot in Ihrem Betrieb verfügbar ist, hängt von Ihrer Lizenz ab.

Häufige Fragen

Kann Copilot auf eine genaue Wortzahl kürzen?

Nur ungefähr. Geben Sie Ziel und Spielraum an, zum Beispiel «etwa 150 Wörter», und zählen Sie in Word nach. Feintuning erledigen Sie von Hand.

Was, wenn Copilot Aussagen verändert?

Lehnen Sie den Vorschlag ab oder korrigieren Sie die Stelle. Bitten Sie Copilot, nur Wörter zu streichen und nichts umzuformulieren, wenn der Wortlaut wichtig ist.

Soll ich den ganzen Text auf einmal kürzen?

Bei langen Texten ist es besser, abschnittsweise vorzugehen. So behalten Sie die Kontrolle und sehen Verluste leichter.

Kann ich mehrere Fassungen verlangen?

Ja, zum Beispiel eine kurze und eine mittlere Version. Vergleichen Sie beide und wählen Sie die, die zu Ihrem Zweck passt.