Copilot in Word: Aufgaben präzise formulieren

Das Problem

Sie öffnen Copilot in Word und geben ein: «Schreib einen Brief an die Kundin.» Das Ergebnis ist unbrauchbar: zu allgemein, im falschen Ton, mit erfundenen Details. Sie versuchen es nochmals, aber das Ergebnis wird nicht viel besser. Der Eindruck entsteht: Copilot kann es nicht.

Meistens liegt es am Auftrag. Eine Kollegin, die Sie mit denselben Worten beauftragen, würde Rückfragen stellen: An wen genau? Wozu? Was ist passiert? Wie förmlich? Copilot stellt diese Fragen nicht von allein, es füllt die Lücken mit Annahmen.

Ein Auftrag mit festen Bausteinen löst das Problem. Er dauert etwas länger beim ersten Mal, spart aber Nachbesserungen. Und weil die Bausteine immer gleich sind, können Sie Aufträge speichern und wiederverwenden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe benennen. Ein Satz, was entstehen soll: Brief, Mitteilung, Zusammenfassung, Gliederung.

1. Leserschaft und Zweck nennen. Wer liest es, was soll danach passieren?

1. Ausgangsmaterial angeben. Stichpunkte, ein bestehender Text oder eine Datei, auf die sich Copilot stützen soll. Ohne Material beginnt die KI zu erfinden.

1. Ton, Sprache, Länge festlegen. Sie-Form, Deutsch (Schweiz), freundlich und sachlich, etwa [Zahl] Wörter.

1. Aufbau vorgeben. Absätze, Zwischentitel, Tabelle oder Liste.

1. Regeln setzen. Nichts erfinden, Platzhalter für fehlende Angaben, keine Zusagen, Verluste nennen.

1. Ergebnis prüfen und gezielt nachfassen. Sagen Sie, was Sie ändern wollen: «Kürzer, im zweiten Absatz die Frist ergänzen.» Eine Änderung nach der anderen.

1. Gute Aufträge speichern. Legen Sie eine Sammlung in einem Word-Dokument an, geordnet nach Aufgaben (Antworten von Copilot mit Quellen prüfen hilft beim Prüfen).

Vorlage zum Kopieren

Aufgabe: [Brief / Mitteilung / Zusammenfassung / Gliederung] zum Thema [Thema].
Leserschaft: [wer liest, Vorwissen, Beziehung].
Zweck: [was soll die Leserin danach wissen oder tun].
Material: [Stichpunkte / markierter Text / Datei]. Stütze dich nur darauf.
Ton und Sprache: Deutsch (Schweiz), Sie-Form, [freundlich und sachlich / förmlich], Doppel-s statt scharfem S.
Länge und Aufbau: etwa [Zahl] Wörter, [Zahl] Absätze, [Zwischentitel / Liste / Tabelle].
Regeln: Erfinde keine Fakten, Zahlen, Zusagen oder Termine. Setze [Platzhalter] für fehlende Angaben. Nenne am Ende Annahmen, die du getroffen hast, und Punkte, die ich prüfen soll.

Füllen Sie nur die Bausteine, die für Ihre Aufgabe nötig sind. Bewahren Sie die Vorlage als Textbaustein auf.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Garantie. Auch gute Aufträge liefern keine fehlerfreien Texte. Die Prüfung bleibt Ihre Aufgabe.
• Vertrauliche Daten. Geben Sie nur ein, was Ihr Betrieb für Copilot freigegeben hat (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Zu lange Aufträge. Ein überladener Auftrag führt dazu, dass Teile ignoriert werden. Beginnen Sie mit den wichtigsten Bausteinen.
• Auftrag und Ergebnis dokumentieren. Bei wichtigen Dokumenten halten Sie fest, wie der Entwurf entstanden ist.
• Anpassung an die Version. Funktionen und Bedienung von Copilot ändern sich. Dieser Beitrag gilt mit Stand Oktober 2026.
• Rückfragen erlauben. Sie können Copilot bitten, vor dem Schreiben Fragen zu stellen. Das verbessert oft das Ergebnis.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin eines Malerbetriebs in Olten schreibt immer wieder ähnliche Mitteilungen an Kunden zu Terminverschiebungen. Bisher dauert jede Mitteilung eine Viertelstunde, und der Ton schwankt.

Sie erstellt mit den Bausteinen einen Standardauftrag, in den sie nur Name, Termin und Grund einsetzt. Die Regeln verhindern erfundene Entschuldigungen und Rabatte. Nach den ersten Versuchen ergänzt sie einen Satz zur Erreichbarkeit.

Vorher wechselte der Ton von Brief zu Brief, nachher haben die Mitteilungen eine einheitliche Form. Sie liest jeden Entwurf kurz durch, bevor er rausgeht.

So hilft Ihnen Alpasana

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Der Kurs läuft online mit Zertifikat. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Mal alle Bausteine eingeben?

Nein. Speichern Sie Ihre Standardaufträge und ändern Sie nur Material und Zweck. Für einfache Aufgaben genügen wenige Bausteine.

Hilft es, Copilot eine Rolle zu geben?

Oft ja, zum Beispiel «Du bist Sekretärin in einem Handwerksbetrieb». Wichtiger sind aber Material, Leserschaft und Regeln.

Warum bekomme ich bei gleichem Auftrag unterschiedliche Ergebnisse?

KI erzeugt Texte jeweils neu. Mit klaren Regeln und Beispielen werden die Ergebnisse ähnlicher, aber nie identisch.

Kann ich Copilot Beispiele geben?

Ja, ein Beispieltext in gewünschtem Stil hilft. Achten Sie darauf, nur Beispiele zu verwenden, die Sie verwenden dürfen und die keine vertraulichen Daten enthalten.