Wie formuliere ich einen Word-Absatz mit Copilot um?

Das Problem

Ein Absatz klingt holprig. Vielleicht ist er zu lang, zu kompliziert oder im falschen Ton geschrieben: zu steif für einen Kunden, zu salopp für eine Behörde. Sie lesen ihn dreimal und finden die bessere Formulierung nicht.

Copilot in Word kann hier helfen, wenn die Funktion in Ihrem Konto vorhanden ist. Sie markieren den Absatz, geben eine Anweisung, und Copilot macht einen Vorschlag. Das spart Zeit, besonders bei Texten, an denen man «klebt».

Risiko: Beim Umschreiben kann sich die Aussage verändern. Zahlen verschwinden, Bedingungen werden weicher, Zusagen schärfer. Deshalb braucht es einen kritischen Vergleich mit dem Original. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026. Bezeichnungen und Abläufe können sich ändern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Problem benennen. Was stört am Absatz: zu lang, zu kompliziert, zu förmlich, zu salopp, unklar? Schreiben Sie es in einem Wort auf.

1. Absatz markieren. Wählen Sie genau den Text aus, der überarbeitet werden soll. Je kleiner die Auswahl, desto besser die Kontrolle.

1. Kopie sichern. Speichern Sie das Dokument als neue Version oder aktivieren Sie die Änderungsverfolgung, damit Sie zum Original zurückkehren können.

1. Copilot aufrufen. Klicken Sie auf das Copilot-Symbol bei der markierten Stelle oder in der Menüleiste und wählen Sie eine Umformulierung oder geben Sie eine eigene Anweisung ein.

1. Klar anweisen. Nennen Sie, was sich ändern soll und was gleich bleiben muss. Siehe die Vorlage unten.

1. Vorschlag vergleichen. Lesen Sie Original und Vorschlag nebeneinander. Prüfen Sie Zahlen, Namen, Fristen, Bedingungen und Verneinungen.

1. Übernehmen oder nachbessern. Übernehmen Sie, was passt, oder verlangen Sie eine andere Fassung. Wenn der Vorschlag die Aussage verändert, verwerfen Sie ihn.

1. Änderungen kontrollieren. Lesen Sie den ganzen Text noch einmal im Zusammenhang. Siehe Änderungen kontrollieren.

Vorlage zum Kopieren

Überarbeite den markierten Absatz.

Ziel: [z. B. verständlicher und freundlicher]
Zielgruppe: [z. B. Kundschaft ohne Fachwissen]
Ton: [z. B. sachlich, freundlich], Anrede «Sie»
Länge: [z. B. etwa gleich lang / um ein Drittel kürzer]
Muss unverändert bleiben: [Zahlen, Fristen, Namen, rechtliche Aussagen, Begriffe wie «...»]
Regeln: Verändere die Bedeutung nicht. Füge keine neuen Angaben hinzu. Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß). Gib zwei Varianten aus und markiere, was du geändert hast.

Ersetzen Sie die Angaben. Der Satz «Muss unverändert bleiben» schützt Zahlen und rechtliche Aussagen.

Worauf Sie achten müssen

• Sinnverschiebung: Ein «muss» wird zu «sollte», eine Frist verschwindet, eine Bedingung wird vergessen. Prüfen Sie jeden Satz.
• Rechtliche und vertragliche Texte: Formulierungen in Verträgen, AGB und Reglementen haben genaue Bedeutung. Lassen Sie sie nicht von KI umformulieren, ohne Fachprüfung.
• Vertraulichkeit: Markierte Texte werden verarbeitet. Beachten Sie die Regeln Ihres Betriebs. Siehe Copilot Datenschutz im Büro.
• Stilbruch: Wird nur ein Absatz umgeschrieben, kann er sich vom Rest unterscheiden. Prüfen Sie den Zusammenhang oder lassen Sie ähnliche Absätze gleich bearbeiten.
• Schweizer Schreibweise: Prüfen Sie, dass durchgehend die Schweizer Rechtschreibung und Wortwahl verwendet wird.
• Eigener Ton: Passen Sie Vorschläge an Ihren Stil an, damit der Text authentisch bleibt.
• Nachvollziehbarkeit: Nutzen Sie Änderungsverfolgung, damit Dritte sehen können, was sich geändert hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines Pflegeheims in Zug überarbeitet das Informationsschreiben für Angehörige. Ein Absatz zu den Besuchszeiten ist mit Nebensätzen überladen und wirkt kalt.

Vorher: «Es wird darum gebeten, dass Besuche nach Möglichkeit im Zeitfenster zwischen 14 und 18 Uhr stattfinden sollten, sofern nichts anderes vereinbart wurde.» Nachher: Copilot schlägt vor, den Satz direkt und freundlich zu formulieren. Beim Vergleich bemerkt die Leiterin, dass im Vorschlag der Zusatz «sofern nichts anderes vereinbart wurde» fehlt, der für Sonderfälle wichtig ist. Sie ergänzt ihn selbst und lässt den Text vom Pflegedienstleiter gegenlesen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Texte in Word gezielt mit KI verbessern möchte, kann dies praxisnah üben. Das Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort umfasst nach Angebotsbeschreibung Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace, dazu KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Varianten vergleichen?

Ja. Verlangen Sie ausdrücklich zwei oder drei Fassungen und wählen Sie die passendste. Oft entsteht die beste Lösung, wenn Sie Elemente aus mehreren Varianten kombinieren.

Wie erkenne ich, ob sich der Inhalt verändert hat?

Lesen Sie das Original und den Vorschlag Satz für Satz und achten Sie auf Zahlen, Fristen, Namen und Verneinungen. Bei wichtigen Texten hilft ein Vergleich mit der Änderungsverfolgung oder eine zweite Person.

Funktioniert das auch bei Fachtexten?

Eingeschränkt. Fachbegriffe werden manchmal vereinfacht oder verändert. Nennen Sie im Auftrag Begriffe, die unverändert bleiben müssen, und lassen Sie das Ergebnis von einer Fachperson prüfen.

Kann ich eigene Stilregeln hinterlegen?

Sie können Stilregeln im Auftrag nennen, etwa «keine Fremdwörter, Sätze unter 20 Wörtern, Anrede Sie». Für wiederkehrende Aufgaben speichern Sie solche Regeln als Vorlage. Prüfen Sie jedoch bei jedem Ergebnis, ob sie eingehalten wurden, denn Copilot hält sich nicht immer an alle Vorgaben.

Was tun, wenn der Vorschlag schlechter ist als mein Original?

Verwerfen Sie ihn und bleiben Sie beim Original. Copilot ist eine Hilfe, kein Muss. Manchmal hilft es, den Auftrag zu präzisieren oder nur einen einzelnen Satz statt des ganzen Absatzes zu markieren. Wenn Sie nach zwei Versuchen kein gutes Ergebnis erhalten, schreiben Sie die Stelle selbst neu.