Wie macht Copilot aus Stichpunkten einen fertigen Text?

Das Problem

Sie haben die Informationen im Kopf oder auf einem Notizzettel: Termin verschoben, neue Telefonnummer, Preis bleibt gleich, Entschuldigung für die Umstände. Daraus einen höflichen, gut lesbaren Brief zu machen, kostet Zeit. Das leere Blatt ist die grösste Hürde.

Copilot kann aus Stichpunkten in Word einen zusammenhängenden Text formulieren. Das spart Zeit beim Schreiben, aber nicht beim Prüfen. KI neigt dazu, Lücken zu füllen: Sie ergänzt Floskeln, Begründungen oder sogar Angaben, die Sie nie gemacht haben, etwa «wir bedauern, dass Ihnen Kosten entstanden sind», obwohl Sie das gar nicht zugesagt haben.

Deshalb gilt: Ihre Stichpunkte sind die Wahrheit, Copilot ist der Stilist. Er darf formulieren, aber nichts erfinden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Stichpunkte vollständig schreiben. Schreiben Sie alle Fakten in Word auf: Wer, was, wann, wie viel, bis wann. Fehlende Angaben markieren Sie mit [Platzhalter].

1. Zweck und Leserschaft festhalten. Ein Brief an eine langjährige Kundin klingt anders als eine Mitteilung an die Gemeinde.

1. Ton und Länge bestimmen. Freundlich, sachlich, förmlich; kurz oder ausführlich. Anrede «Sie» und Schweizer Schreibweise.

1. Copilot öffnen und Auftrag geben. Markieren Sie die Stichpunkte oder öffnen Sie Copilot und verweisen Sie auf sie. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Verbot des Erfindens festhalten. Schreiben Sie ausdrücklich: «Füge keine Fakten, Zusagen oder Entschuldigungen hinzu, die nicht in meinen Stichpunkten stehen.»

1. Entwurf gegen die Notizen lesen. Haken Sie jeden Stichpunkt ab. Streichen Sie, was nicht aus Ihren Notizen stammt.

1. Sprache und Ton anpassen. Lesen Sie laut und ändern Sie, was nicht nach Ihnen klingt. Lassen Sie Copilot Alternativen vorschlagen, wenn Sie wollen.

1. Schlusskontrolle. Namen, Daten, Beträge, Anrede, Rechtschreibung. Dann erst speichern oder versenden.

Vorlage zum Kopieren

Formuliere aus den folgenden Stichpunkten einen Brief in Deutsch (Schweiz), Sie-Form.
Empfänger: [Person/Firma, Beziehung, zum Beispiel langjährige Kundin]
Zweck: [Zweck des Briefes]
Ton: [freundlich und sachlich / förmlich]
Länge: etwa [Zahl] Wörter, gegliedert in [Zahl] Absätze.

Stichpunkte:
- [Fakt 1]
- [Fakt 2]
- [Fakt 3]

Regeln: Verwende nur die genannten Fakten. Füge keine Zusagen, Entschuldigungen, Gründe, Preise oder Termine hinzu, die nicht in den Stichpunkten stehen. Wo eine Angabe fehlt, setze [Platzhalter]. Beende mit der Grussformel [Grussformel] und dem Namen [Name].

Passen Sie Empfänger, Zweck und Stichpunkte an. Die Regeln im letzten Absatz bleiben immer gleich.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Zusagen. Aus Höflichkeit fügt die KI gern Angebote oder Entschuldigungen hinzu. Prüfen Sie jeden Satz, der etwas verspricht (Platzhalter statt Erfindungen).
• Personendaten. Nutzen Sie Namen und Angaben nur, wenn es dafür einen Grund gibt und Ihr Betrieb Copilot dafür zugelassen hat.
• Standardformulierungen. Copilot neigt zu Floskeln. Streichen Sie, was nicht zu Ihnen passt.
• Schreibweise. Prüfen Sie das Doppel-s statt des scharfen S, das Datumsformat und Beträge in CHF.
• Rechtlich heikle Briefe. Kündigungen, Mahnungen oder Haftungsfragen lassen Sie fachlich prüfen.
• Eigene Stimme. Wenn alle Briefe gleich klingen, verlieren Kundinnen den persönlichen Bezug. Fügen Sie einen eigenen Satz hinzu.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Inhaberin einer Zahnarztpraxis in Aarau muss ihre Patientinnen informieren, dass die Praxis wegen eines Umbaus an zwei Tagen geschlossen bleibt. Sie schreibt fünf Stichpunkte: Daten der Schliessung, Notfallnummer, Verschiebung gebuchter Termine, Dank für das Verständnis.

Copilot formuliert einen freundlichen Brief. Beim Lesen entdeckt sie einen Satz, der «kostenlose Ersatztermine» verspricht. Das stand nicht in ihren Notizen. Sie streicht ihn.

Vorher dauerte der Brief eine halbe Stunde, nachher ist er in wenigen Minuten entworfen und danach in Ruhe geprüft. Die Notfallnummer kontrolliert sie zweimal.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen will, KI-Aufträge so zu formulieren, dass die Ergebnisse besser passen, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort die Grundlagen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einsetzen und Ergebnisse prüfen. Der Kurs ist online, mit Zertifikat, und braucht keine Programmierkenntnisse.

Er ist nicht auf Copilot beschränkt. Die Technik gilt für andere KI-Werkzeuge ebenso.

Häufige Fragen

Sind Stichpunkte besser als ein ganzer Satz als Auftrag?

Für Texte mit vielen Fakten ja, weil Sie genau kontrollieren, was hineinkommt. Bei einfachen Texten reicht ein kurzer Auftrag.

Kann Copilot meinen Stil lernen?

Sie können einen Beispieltext von sich angeben und verlangen, im gleichen Stil zu schreiben. Prüfen Sie das Ergebnis immer, es ist keine Garantie.

Was, wenn Informationen fehlen?

Bitten Sie Copilot, Platzhalter einzusetzen und Rückfragen zu nennen. Ergänzen Sie die Fakten selbst.

Darf ich den Brief ohne Prüfung senden?

Nein. Sie bleiben verantwortlich für Inhalt und Zusagen. Prüfen Sie Fakten, Namen und Ton.

Kann ich mehrere Varianten verlangen?

Ja, zum Beispiel eine förmliche und eine persönliche Fassung. Vergleichen Sie beide mit Ihren Stichpunkten und übernehmen Sie, was zu Ihrer Kundschaft passt. Eine Variante mit kürzeren Sätzen hilft oft bei Mails, die am Handy gelesen werden.

Wie lange sollten die Stichpunkte sein?

Kurz, aber vollständig: pro Punkt eine Aussage mit allen Angaben, die später im Text stehen müssen. Zahlen und Daten schreiben Sie so, wie sie im Brief erscheinen sollen. So sparen Sie sich Korrekturen.