Wie erstelle ich mit Copilot einen Brief in Word?

Das Problem

Ein Geschäftsbrief steht an: eine Zusage, eine Mahnung, eine Offertbegleitung, ein Dank an einen Lieferanten. Sie wissen, was drinstehen soll, aber der Anfang fehlt. Briefe haben feste Bausteine wie Betreff, Anrede, Hauptteil und Gruss, und die richtige Tonlage zu treffen, kostet Zeit.

Copilot in Word kann einen ersten Entwurf liefern, wenn die Funktion in Ihrem Konto vorhanden ist. Siehe Copilot in Office fehlt, falls Sie sie nicht sehen. Sie beschreiben, was Sie brauchen, und erhalten einen Text, den Sie überarbeiten.

Der Entwurf ist ein Vorschlag, kein fertiger Brief. Die Verantwortung für Inhalt, Zusagen und Ton liegt bei Ihnen. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026. Bezeichnungen und Abläufe können abweichen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Briefziel klären. Was soll der Brief bewirken: informieren, bestätigen, mahnen, bitten? Schreiben Sie das Ziel in einem Satz auf.

1. Angaben sammeln. Notieren Sie Empfänger, Datum, Betreff, Eckdaten wie Beträge, Fristen und Termine. Diese Angaben liefern Sie selbst, nicht die KI.

1. Word öffnen und Copilot starten. Öffnen Sie ein leeres Dokument oder Ihre Briefvorlage. Suchen Sie das Copilot-Symbol in der Menüleiste oder im Dokument.

1. Auftrag formulieren. Geben Sie Anlass, Inhalt, Ton und Länge an. Siehe die Vorlage unten. Nutzen Sie Platzhalter für Angaben, die Sie später einsetzen.

1. Entwurf prüfen. Lesen Sie Anrede, Aufbau und Ton. Passt der Text zur Beziehung zum Empfänger? Sind alle Pflichtangaben enthalten?

1. Anpassen lassen. Verlangen Sie Änderungen: «Kürzer», «freundlicher», «verbindlicher». Greifen Sie auch selbst ein, wenn eine Formulierung nicht passt.

1. Fakten einsetzen und prüfen. Ersetzen Sie Platzhalter und kontrollieren Sie Namen, Daten, Beträge und Fristen. Siehe Platzhalter statt Erfindungen.

1. Freigabe und Versand. Lassen Sie wichtige Briefe gegenlesen. Speichern Sie die Vorlage in Ihrer Briefvorlage, wenn sie sich bewährt hat.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Geschäftsbrief.

Absender: [Firma, Funktion]
Empfänger: [Name, Funktion, Firma]
Anlass: [z. B. Bestätigung der Bestellung vom [Datum]]
Inhalt, der vorkommen muss: [Stichworte, z. B. Liefertermin [Datum], Preis [Betrag], Ansprechperson [Name]]
Ton: [z. B. freundlich und sachlich]
Länge: maximal [150] Wörter
Aufbau: Betreff, Anrede «Sehr geehrte Frau [Name]», Hauptteil, Schlussformel «Freundliche Grüsse»
Regeln: Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß). Erfinde keine Zahlen, Termine oder Zusagen. Wo Angaben fehlen, setze [Platzhalter] ein.

Ersetzen Sie die Angaben in Klammern. Wenn Sie Platzhalter lassen, vermeiden Sie erfundene Zusagen.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Angaben: Copilot kann Termine, Zusagen oder Beträge einfügen, die nicht stimmen. Verwenden Sie Platzhalter und prüfen Sie alles.
• Vertrauliche Inhalte: Beachten Sie die Regeln Ihres Betriebs. Siehe Copilot Datenschutz im Büro.
• Schweizer Brieftradition: Prüfen Sie Anrede, Datumsformat und Grussformel. KI-Entwürfe verwenden manchmal Formen aus Deutschland.
• Rechtliche Briefe: Mahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen können Rechtsfolgen haben. Lassen Sie sie von einer Fachperson prüfen.
• Eigene Stimme: Passen Sie den Text an Ihren Stil an. Floskeln wirken schnell unpersönlich.
• Quellen bei Behauptungen: Wenn der Brief Tatsachen behauptet, stellen Sie sicher, dass sie belegbar sind.
• Versand: Prüfen Sie Empfänger, Anhang und Format vor dem Versenden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin eines Kleinunternehmens für Gebäudereinigung in Olten soll einem Kunden schreiben, dass sich ein vereinbarter Reinigungstermin um zwei Tage verschiebt. Der Kunde ist verärgert, der Ton soll freundlich sein.

Vorher: Sie schreibt mehrere Versionen und ist unsicher. Nachher: Sie gibt Copilot Anlass, neuen Termin und Entschuldigung als Platzhalter vor und erhält einen freundlichen Entwurf. Darin steht der Satz, man erstatte einen Teil des Preises zurück, den sie nicht vorgegeben hatte. Sie streicht ihn, setzt den Termin ein und lässt den Brief vom Inhaber gegenlesen. Danach geht er raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Briefe und Texte in Word mit KI besser vorbereiten möchte, kann das an Praxisaufgaben üben. Das Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort umfasst nach Angebotsbeschreibung Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace, dazu KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Kann Copilot meine Briefvorlage verwenden?

Je nach Funktion können Sie eine bestehende Vorlage oder ein Dokument als Ausgangspunkt nutzen. Prüfen Sie, ob Briefkopf und Layout erhalten bleiben, und kontrollieren Sie das Ergebnis.

Wie vermeide ich, dass der Brief wie KI klingt?

Geben Sie Beispielsätze in Ihrem Stil vor, verlangen Sie «ohne Floskeln» und kürzen Sie. Ergänzen Sie konkrete, persönliche Angaben. Am Ende sollten Sie den Brief so unterschreiben können, als hätten Sie ihn selbst geschrieben.

Muss ich mitteilen, dass KI geholfen hat?

Das hängt von Ihrem Betrieb und dem Anlass ab. Es gibt keine allgemeine Pflicht, jeden Brief zu kennzeichnen, aber Ihre Haltung sollte klar sein. Verantwortlich für den Inhalt bleiben Sie in jedem Fall.

Wie gehe ich mit Briefen in mehreren Sprachen um?

Lassen Sie den Entwurf in der Sprache erstellen, in der Sie ihn auch prüfen können. Für Briefe in Sprachen, die Sie nicht beherrschen, ist eine Prüfung durch eine Person mit Sprachkenntnissen wichtig, weil Ton und Höflichkeitsformen sich unterscheiden. Bei offiziellen Dokumenten wenden Sie sich an professionelle Übersetzende.

Kann ich mehrere Briefe mit denselben Angaben erstellen lassen?

Für Serienbriefe ist die Seriendruckfunktion von Word besser geeignet, denn sie setzt Namen und Adressen zuverlässig ein. Copilot kann den Grundtext vorbereiten. Prüfen Sie danach Stichproben, damit keine Angaben vertauscht werden. Siehe dazu Serienbrief vorbereiten.