Copilot in Excel: Vorlage für klare Analyseaufträge

Das Problem

Sie schreiben Copilot in Excel: «Analysiere meine Daten.» Das Ergebnis ist eine Aufzählung von Beobachtungen, die niemand angefordert hat, mit Durchschnitten von Spalten, die keinen Durchschnitt haben dürfen. Oder Sie fragen «Wie hat sich der Umsatz entwickelt?», und Copilot wählt einen Zeitraum, den Sie nicht gemeint haben.

Die Schwäche liegt in der Frage. Mit Daten ist es wie mit Menschen: Je ungenauer der Auftrag, desto eher bekommen Sie etwas anderes, als Sie wollten. Zusätzlich neigt eine KI dazu, Annahmen stillschweigend zu treffen: Sie wählt den Zeitraum, entscheidet, wie leere Zellen behandelt werden, und rundet nach eigenem Gutdünken.

Ein Auftrag mit festen Bausteinen schafft Abhilfe. Er sagt, was gefragt ist, auf welcher Basis und wie das Ergebnis aussehen soll. Zusätzlich verlangt er, dass Annahmen offengelegt werden, damit Sie sie prüfen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage in einem Satz. Zum Beispiel: «Wie hoch war der Umsatz pro Monat im Jahr 2026, getrennt nach Produktgruppe?»

1. Datenbasis nennen. Name der Tabelle oder des Blatts, relevante Spalten, Zeitraum. Alles andere soll ignoriert werden.

1. Definitionen klären. Was bedeutet «Umsatz» (netto oder brutto)? Wie werden Stornos behandelt? Wie leere Zellen?

1. Ergebnisformat vorgeben. Tabelle, Pivot, Diagramm, Kurztext. Mit Einheiten und Rundung (zum Beispiel ganze Franken).

1. Regeln festlegen. Nichts erfinden, Annahmen nennen, Rechenweg zeigen, unsichere Zeilen markieren.

1. Auftrag ausführen und Ergebnis lesen. Prüfen Sie zuerst Datenbasis und Annahmen, erst dann die Zahlen.

1. Kontrolle durchführen. Summenprobe, Stichproben, Plausibilität (Ergebnisse kontrollieren).

1. Auftrag speichern. Legen Sie gute Aufträge in einem Blatt «Aufträge» oder einem Dokument ab und verwenden Sie sie wieder.

Vorlage zum Kopieren

Frage: [Frage in einem Satz]
Datenbasis: Tabelle «[Name]», Spalten [Spalten], Zeitraum [von bis]. Ignoriere alle anderen Daten.
Definitionen: [zum Beispiel: Umsatz = Nettobetrag in CHF ohne MWST; Stornos abziehen; leere Zellen nicht mitzählen].
Ergebnis: [Tabelle / PivotTable / Diagramm] mit [Einheit], gerundet auf [ganze Franken].
Vorgehen: Nenne zuerst, wie viele Zeilen du verwendet hast und welche du ausgeschlossen hast. Zeige den Rechenweg oder die Formeln. Nenne deine Annahmen. Markiere Zeilen mit fehlenden oder unplausiblen Angaben, statt sie zu schätzen.
Regeln: Erfinde keine Werte. Wenn die Daten die Frage nicht beantworten, sage es und schlage vor, welche Angaben fehlen.

Füllen Sie die Bausteine, die für Ihre Frage nötig sind. Der Abschnitt «Vorgehen» bleibt bei allen Aufträgen gleich.

Worauf Sie achten müssen

• Stille Annahmen. Verlangen Sie, dass Annahmen genannt werden, und kontrollieren Sie sie.
• Spalten verwechselt. Copilot kann ähnlich benannte Spalten vertauschen. Nennen Sie die Spaltennamen genau.
• Aufträge nicht überladen. Zu viele Fragen in einem Auftrag erhöhen das Fehlerrisiko. Stellen Sie sie nacheinander.
• Ergebnisse prüfen. Eine gute Anweisung ersetzt die Kontrolle nicht (Auswertungen von Copilot kontrollieren).
• Vertrauliche Daten. Beachten Sie die Regeln Ihres Betriebs und die Berechtigungen (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Veränderliche Funktionen. Copilot entwickelt sich laufend, einzelne Befehle können anders reagieren. Stand dieses Beitrags: Oktober 2026.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Betriebsleiter einer Bäckerei mit drei Filialen in der Region Luzern fragt Copilot: «Wie läuft das Geschäft?» Er erhält eine Liste von Durchschnitten, die ihm nichts sagt.

Er überarbeitet den Auftrag mit der Vorlage: Frage nach dem Umsatz pro Filiale und Woche im dritten Quartal, Spalten genau benannt, Retouren abziehen, Ergebnis als Tabelle in ganzen Franken, Annahmen nennen. Copilot gibt eine Tabelle, nennt den Ausschluss von zwei Zeilen ohne Datum und die Annahme zu den Retouren.

Vorher war die Antwort nutzlos, nachher liefert der Auftrag eine Tabelle, die er mit der Kassenabrechnung vergleichen kann. Er speichert den Auftrag und ändert künftig nur noch den Zeitraum.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Copilot Ihre Excel-Daten anders auswertet als beabsichtigt, unterstützt ein genauer Analyseauftrag; im Kurs Prompt Engineering üben Sie, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen sowie Prompts zu überarbeiten. Auch die Prüfung der Ergebnisse wird behandelt.

Häufige Fragen

Kann ich Copilot Rückfragen stellen lassen?

Ja. Bitten Sie ihn, vor der Analyse offene Punkte zu klären. Das ist besonders bei unklaren Definitionen hilfreich.

Soll ich Aufträge auf Deutsch oder Englisch schreiben?

Auf Deutsch, wenn die Tabellen deutsche Überschriften haben. Nennen Sie Spaltennamen genau so, wie sie in der Tabelle stehen.

Warum ändern sich Ergebnisse bei gleichem Auftrag?

KI arbeitet nicht deterministisch. Mit klaren Definitionen und Regeln sind die Ergebnisse ähnlicher, aber Sie sollten wichtige Ergebnisse immer kontrollieren.

Wie viele Aufträge soll ich speichern?

Wenige, gut getestete. Eine kurze Sammlung für wiederkehrende Auswertungen genügt und lässt sich leicht pflegen.