Wie erstelle ich mit Copilot eine Pivot-Auswertung?

Das Problem

Sie haben eine Liste mit 1200 Zeilen: Aufträge des vergangenen Jahres mit Datum, Kunde, Branche und Betrag. Die Geschäftsleitung fragt: «Wie viel haben wir pro Quartal mit welcher Branche umgesetzt?» Sie könnten filtern und summieren, aber das dauert, und bei jeder neuen Frage beginnt es von vorn.

Dafür gibt es in Excel die PivotTable, eine Zusammenfassung, die Daten nach Merkmalen gruppiert und Summen, Anzahl oder Durchschnitte bildet. Sie ist mächtig, aber für Ungeübte unübersichtlich: Welche Felder gehören wohin?

Copilot kann Ihnen eine solche Auswertung auf Zuruf erstellen. Das spart den Einstieg, ersetzt aber nicht das Prüfen. Eine falsch aufgebaute Pivot-Tabelle sieht genauso überzeugend aus wie eine richtige. Wer die Summe nicht kontrolliert, trägt eine falsche Zahl in den Bericht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage formulieren. Schreiben Sie in einem Satz, was Sie wissen möchten, zum Beispiel: «Umsatz pro Quartal und Branche».

1. Daten prüfen. Sind die Daten als Tabelle formatiert, Überschriften eindeutig, Beträge als Zahlen, Daten als echte Daten? Siehe Voraussetzungen für Copilot in Excel.

1. Kopie sichern. Auswertungen bauen Sie in einer Kopie oder in einem neuen Blatt, nicht in den Rohdaten.

1. Copilot beauftragen. Nennen Sie Zeilen (zum Beispiel Quartal), Spalten (Branche) und Werte (Summe des Betrags). Verlangen Sie eine PivotTable in einem neuen Blatt.

1. Gesamtsumme kontrollieren. Vergleichen Sie die Gesamtsumme der Pivot-Tabelle mit der Summe der Rohdaten (Statuszeile oder SUMME).

1. Zählungen prüfen. Stimmt die Anzahl der Zeilen? Fehlen Einträge wegen leerer Felder oder falscher Formate?

1. Stichproben nachrechnen. Filtern Sie eine Zelle der Pivot-Tabelle in den Rohdaten (zum Beispiel «Q2, Gastronomie») und summieren Sie nach.

1. Aktualisieren und beschriften. Wenn sich die Daten ändern, aktualisieren Sie die Pivot-Tabelle. Beschriften Sie den Stand und die Quelle.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle in einem neuen Blatt eine PivotTable aus meiner Tabelle «[Tabellenname]».

Frage, die die Auswertung beantworten soll: [zum Beispiel: Wie hoch ist der Umsatz pro Quartal und Branche im Jahr 2026?]
Zeilen: [Feld, zum Beispiel Quartal]
Spalten: [Feld, zum Beispiel Branche]
Werte: [Summe von Betrag / Anzahl von Auftrag]
Filter: [zum Beispiel nur Jahr 2026]

Bitte:
1. Baue die PivotTable und nenne mir die Gesamtsumme und die Anzahl Zeilen, die berücksichtigt wurden.
2. Weise darauf hin, wenn Zeilen wegen leerer Zellen, Text in Betragsspalten oder fehlender Daten nicht berücksichtigt werden.
3. Beschreibe in zwei Sätzen, was die Auswertung zeigt, ohne Ursachen zu erfinden.

Ersetzen Sie die Felder durch Ihre Spaltennamen. Die Hinweise zu nicht berücksichtigten Zeilen sind entscheidend für die Verlässlichkeit.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen als Text. Beträge, die als Text gespeichert sind, werden nicht summiert, sondern gezählt. Prüfen Sie die Summe und die Spaltenformate.
• Daten als Text. Dann lässt sich nicht nach Monat oder Quartal gruppieren (Datumsangaben vereinheitlichen).
• Neue Daten. Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht immer von selbst. Aktualisieren Sie sie manuell, und prüfen Sie, ob die Quelle neue Zeilen enthält.
• Deutungen der KI. Copilot beschreibt gern Ursachen («wegen der Saison»), die in den Daten nicht stehen. Streichen Sie, was Sie nicht belegen können.
• Vertrauliche Daten. Auswertungen mit Löhnen, Kundenumsätzen oder Gesundheitsdaten unterliegen den Regeln Ihres Betriebs (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Verantwortung. Zahlen, die in Berichte und Entscheidungen einfliessen, prüfen Sie selbst oder lassen sie von einer zweiten Person prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Administration eines Gartenbaubetriebs in Muri möchte wissen, welche Leistungen im Jahr 2026 am meisten Umsatz gebracht haben. In der Auftragsliste stehen Datum, Kunde, Leistungsart und Betrag.

Sie formuliert die Frage und lässt Copilot eine Pivot-Tabelle nach Quartal und Leistungsart erstellen. Die Gesamtsumme weicht von der Summe der Rohdaten um einen Betrag ab. Die Ursache: Neun Beträge stehen als Text in der Liste. Sie wandelt sie um, aktualisiert die Pivot-Tabelle, und die Summen stimmen.

Vorher hätte sie eine falsche Zahl in den Bericht übernommen, nachher ist die Auswertung geprüft. In einem Hinweisfeld notiert sie Quelle, Datum und Kontrollsumme.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Auswertungen in Excel sicher erstellen und beurteilen möchte, findet bei absofort im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Beschrieben sind Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Welche Zahlen in Ihre Berichte gehören, entscheiden Sie selbst.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Pivot-Tabelle und normaler Tabelle?

Eine normale Tabelle zeigt die Rohdaten. Die Pivot-Tabelle fasst sie zusammen, nach von Ihnen gewählten Merkmalen, zum Beispiel Summen pro Monat.

Kann ich die Auswertung später ändern?

Ja, Sie können Felder verschieben oder ersetzen. Notieren Sie sich, welche Frage die aktuelle Fassung beantwortet.

Warum fehlen Zeilen in meiner Pivot-Tabelle?

Häufig wegen leerer Felder, Textwerten in Zahlenspalten oder Filtern. Prüfen Sie Filter und Datenformate.

Wie gebe ich die Auswertung weiter?

Als Diagramm oder als Kopie mit Werten. Notieren Sie Stand und Datenquelle, siehe auch Passendes Diagramm finden.