Wie finde ich mit Copilot das passende Excel-Diagramm?

Das Problem

Sie haben die Zahlen, aber die Geschäftsleitung will ein Bild. Sie öffnen den Diagrammassistenten und sehen zwanzig Typen: Säulen, Linien, Kreise, Flächen, Netze. Welches passt? Ein falsches Diagramm verwirrt oder täuscht, auch wenn die Zahlen stimmen: Ein Kreisdiagramm mit zwölf Monaten ist unlesbar, ein Säulendiagramm mit abgeschnittener Achse übertreibt kleine Unterschiede.

Copilot kann Diagramme vorschlagen und erstellen. Das hilft beim Einstieg. Aber die Wahl des Diagramms hängt von der Aussage ab, die Sie machen möchten, und die kennt nur Sie. Wenn Sie «ein schönes Diagramm» verlangen, bekommen Sie ein schönes Diagramm, nicht unbedingt ein richtiges.

Mit etwas Handwerk wird die Grafik ehrlich und verständlich: klare Frage, passender Typ, sauber beschriftete Achsen, ein Titel, der die Aussage nennt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aussage formulieren. Ein Satz: «Der Umsatz ist im Sommer gestiegen.» Oder: «Drei Kunden machen die Hälfte des Umsatzes aus.» Das Diagramm soll genau das zeigen.

1. Datentyp bestimmen. Vergleich zwischen Gruppen? Verlauf über die Zeit? Anteile am Ganzen? Zusammenhang zweier Grössen?

1. Daten vorbereiten. Als Tabelle formatieren, Überschriften klären, Summen prüfen (Pivot-Auswertung).

1. Typ wählen lassen und begründen. Fragen Sie Copilot nach zwei bis drei passenden Typen und lassen Sie sich Vor- und Nachteile erklären.

1. Diagramm erstellen. Wählen Sie einen Typ und lassen Sie das Diagramm erstellen.

1. Achsen und Beschriftung prüfen. Beginnt die senkrechte Achse bei null (bei Säulen)? Sind Einheiten, Zeitraum und Quelle angegeben? Ist der Titel eine Aussage?

1. Daten kontrollieren. Zeigt das Diagramm alle gewünschten Zeilen? Stimmen Summen und Werte mit der Tabelle überein?

1. Wirkung testen. Zeigen Sie das Diagramm jemandem, der die Daten nicht kennt, und fragen Sie, was er daraus liest.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte mit den Daten in der Tabelle «[Tabellenname]» folgende Aussage zeigen: [Aussage in einem Satz]. Das Publikum ist [Geschäftsleitung / Vereinsmitglieder / Kundinnen] und kennt die Zahlen nicht.

Bitte:
1. Schlage zwei bis drei geeignete Diagrammtypen vor und erkläre jeweils, wann er gut passt und welche Gefahren er hat.
2. Erstelle das Diagramm, das am besten zur Aussage passt, mit Titel (als Aussage formuliert), Achsenbeschriftung mit Einheit und passender Reihenfolge.
3. Prüfe: Beginnt die Achse bei Null? Sind alle Kategorien sichtbar? Gibt es Werte, die das Bild verzerren?
4. Nenne mir drei Dinge, die ich am Diagramm noch von Hand kontrollieren soll.
Erfinde keine Zahlen und zeige nur, was in den Daten steht.

Setzen Sie Ihre Aussage und das Publikum ein. Verlangen Sie bei jedem Diagramm die Begründung des Typs.

Worauf Sie achten müssen

• Abgeschnittene Achsen. Säulen, die nicht bei Null beginnen, übertreiben Unterschiede. Wenn Sie es tun, kennzeichnen Sie es.
• Zu viele Kategorien. Ein Diagramm mit vielen Reihen ist unlesbar. Fassen Sie zusammen oder zeigen Sie mehrere Diagramme.
• Fehlende Einheiten. CHF, Prozent, Stück: Schreiben Sie sie dazu, samt Zeitraum und Datenquelle.
• Farben. Verwenden Sie wenige, gut unterscheidbare Farben und denken Sie an Menschen mit Farbschwäche und an den Schwarz-Weiss-Druck.
• Ursache und Zusammenhang. Dass zwei Linien parallel laufen, heisst nicht, dass das eine das andere verursacht. Formulieren Sie vorsichtig.
• Vertrauliche Zahlen. Prüfen Sie, wer das Diagramm sehen darf, bevor Sie es weitergeben (Datenschutz mit Copilot im Büro).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Kassier eines Tennisclubs in Lenzburg möchte zeigen, dass die Platzeinnahmen im Sommer stark steigen und im Winter einbrechen. Copilot schlägt ein Säulendiagramm pro Monat vor. Der Kassier möchte lieber ein Kreisdiagramm, weil es «schöner» wirkt.

Copilot weist darauf hin, dass zwölf Kreisstücke schwer vergleichbar sind, und erklärt, dass für Verläufe ein Liniendiagramm geeignet wäre. Er wählt Säulen und beschriftet die Achse mit «CHF pro Monat» sowie den Titel «Platzeinnahmen steigen von Mai bis August».

Vorher war eine hübsche, aber missverständliche Grafik geplant, nachher versteht die Versammlung die Aussage auf einen Blick. Die Zahlen kontrolliert er gegen die Buchhaltung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Daten verständlich darstellen und mit KI gezielt auswerten möchte, findet bei absofort im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Beschrieben sind Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Die Kurse vermitteln Grundlagen. Welche Aussage Ihre Zahlen tragen, beurteilen Sie selbst.

Häufige Fragen

Darf Copilot das Diagramm direkt einfügen?

Ja, in Excel kann er Diagramme erstellen. Prüfen Sie danach Datenbereich, Achsen und Beschriftung, bevor Sie es weitergeben.

Wann eignet sich ein Kreisdiagramm?

Wenn es um Anteile am Ganzen geht und nur wenige Teile vorkommen. Bei vielen Kategorien sind Balken lesbarer.

Wie bringe ich das Diagramm in eine Präsentation?

Kopieren Sie es in PowerPoint oder lassen Sie es dort mit Copilot einbinden (Präsentation mit Copilot erstellen). Prüfen Sie Beschriftung und Lesbarkeit auf der grossen Leinwand.

Wie vermeide ich irreführende Diagramme?

Mit klarer Aussage, Achse ab Null bei Säulen, vollständigen Einheiten und Quelle. Fragen Sie eine Kollegin, was sie im Bild sieht.