Wie kontrolliere ich Excel-Auswertungen von Copilot?

Das Problem

Copilot liefert in Sekunden eine Tabelle, ein Diagramm und einen Satz dazu: «Der Umsatz stieg im dritten Quartal um 12 Prozent.» Es sieht professionell aus. Aber stimmt es? Sie haben nicht nachgerechnet, und die Zahl geht an die Geschäftsleitung.

Das Risiko ist real. KI-Werkzeuge können Zeilen übersehen, Spalten verwechseln, Texte als Zahlen behandeln oder eine Zahl aus dem falschen Zeitraum nehmen. Oft sieht das Ergebnis trotzdem plausibel aus. Solche Fehler finden sich nicht von selbst, nur durch Kontrolle.

Gute Nachricht: Kontrollieren geht schneller als Ausrechnen. Mit einer festen Reihenfolge prüfen Sie in wenigen Minuten, ob eine Auswertung trägt. Diese Checkliste gilt für Auswertungen von Copilot, ebenso für solche von Kolleginnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragestellung festhalten. Was sollte die Auswertung zeigen? Eine klare Frage macht Abweichungen sichtbar.

1. Datenbasis prüfen. Welche Tabelle, welche Zeilen, welcher Zeitraum? Hat Copilot alle Zeilen berücksichtigt? Vergleichen Sie die Zeilenzahl.

1. Summenprobe. Berechnen Sie die Gesamtsumme der Rohdaten mit einer eigenen Formel und vergleichen Sie sie mit der Auswertung.

1. Zweite Methode. Rechnen Sie ein Ergebnis auf anderem Weg: Filter mit Statuszeile, SUMMEWENN oder eine Pivot-Tabelle.

1. Stichproben von Hand. Wählen Sie drei bis fünf Werte der Auswertung und rechnen Sie sie aus den Rohdaten nach.

1. Formeln ansehen. Welche Formeln hat Copilot verwendet? Lassen Sie sie sich erklären (Formel erklären) und prüfen Sie Bereiche und feste Zahlen.

1. Plausibilität. Passt das Ergebnis zu dem, was Sie aus dem Betrieb wissen? Ausreisser und überraschende Werte prüfen Sie einzeln (Auffällige Werte erkennen).

1. Dokumentieren und freigeben. Notieren Sie Stand, Quelle und Prüfung. Bei wichtigen Zahlen prüft eine zweite Person.

Vorlage zum Kopieren

Du hast die Auswertung «[Name der Auswertung]» erstellt. Hilf mir, sie zu überprüfen. Beantworte:
1. Welche Daten (Tabelle, Spalten, Zeilen, Zeitraum) hast du verwendet, und wie viele Zeilen waren es?
2. Welche Zeilen hast du nicht berücksichtigt und warum (leer, Text, gefiltert)?
3. Welche Formeln oder Schritte hast du benutzt? Zeige sie mir.
4. Welche Annahmen hast du getroffen?
5. Nenne drei Stichproben (Zelle, Wert, Rechenweg), die ich von Hand nachrechnen kann.
6. Welche Ergebnisse sind unsicher oder könnten falsch sein?
Antworte ehrlich. Wenn du etwas nicht weisst, sage es.

Verwenden Sie die Vorlage direkt nach der Auswertung. Rechnen Sie die genannten Stichproben tatsächlich nach.

Worauf Sie achten müssen

• Fehler sind nicht erkennbar. Falsche Ergebnisse sehen oft normal aus. Eine saubere Optik beweist nichts.
• Beschreibung versus Rechnung. Copilot schreibt gern erklärende Sätze, die nicht aus den Daten folgen. Streichen Sie Ursachenbehauptungen, die Sie nicht belegen können.
• Gefilterte Daten. Wenn Filter aktiv sind, kann sich die Basis ändern. Prüfen Sie, ob alle Zeilen sichtbar sind.
• Rundung. Kleine Differenzen entstehen durch Rundungen. Grössere Abweichungen sind ein Warnzeichen.
• Vertrauliche Daten. Auch bei der Kontrolle gelten die Regeln Ihres Betriebs (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Verantwortung. Wer die Zahl weitergibt, steht dafür ein, nicht die KI. Bei Abschluss, Steuern oder Offerten prüft eine zweite Person.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Geschäftsführerin einer Treuhandfirma in Frauenfeld lässt Copilot die Honorarumsätze pro Mitarbeiterin auswerten. Das Ergebnis zeigt eine Mitarbeiterin mit auffallend tiefem Umsatz. Bevor sie das Gespräch führt, kontrolliert sie die Auswertung.

Die Summenprobe zeigt eine Abweichung. Die Ursache: Aufträge, die unter einem alten Kürzel erfasst waren, fehlen in der Auswertung. Nach der Korrektur ist der Umsatz im üblichen Bereich.

Vorher drohte ein unberechtigtes Mitarbeitergespräch, nachher steht die Auswertung auf geprüfter Basis. Die Geschäftsführerin hält in einem Prüfblatt fest, welche Kontrollen sie gemacht hat.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Datenauswertungen kritisch zu prüfen, findet bei absofort im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zur Qualitätsprüfung von KI-Ergebnissen. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen, der Abschluss ist verifizierbar.

Die Kontrolle Ihrer konkreten Auswertung kann kein Kurs ersetzen.

Häufige Fragen

Wie viele Stichproben sind genug?

Drei bis fünf gut gewählte Stichproben, darunter ein Extremwert und ein typischer Wert. Bei wichtigen Zahlen mehr.

Kann ich Copilot die Kontrolle selbst machen lassen?

Er kann Prüfschritte vorschlagen. Die Kontrolle durch ihn allein genügt nicht, weil er denselben Fehler wiederholen kann.

Was tun bei Abweichungen?

Suchen Sie die Ursache, bevor Sie etwas anpassen. Kleine Differenzen können Rundung sein, grosse deuten auf Datenfehler oder falsche Bereiche.

Muss ich jede Auswertung so prüfen?

Je wichtiger die Entscheidung, desto gründlicher. Bei internen Skizzen genügt eine Plausibilitätsprüfung, bei Berichten und Rechnungen die volle Liste.