Wie erstellt Copilot eine passende Excel-Formel?

Das Problem

Sie wissen genau, was Excel berechnen soll: den Gesamtbetrag der offenen Rechnungen pro Kunde, die Anzahl der Tage zwischen zwei Daten, den Anteil jeder Zeile am Total. Aber Sie kennen die passende Formel nicht, und die Excel-Hilfe liefert Fachsprache, die Sie nicht weiterbringt.

Hier kann Copilot in Excel helfen, sofern er in Ihrem Konto verfügbar ist. Sie beschreiben die Berechnung in einem Satz, und Copilot schlägt eine Formel vor, oft mit Erklärung. Das ist bequem, aber nicht fehlerfrei: Ein Vorschlag kann falsche Zellbereiche nutzen, Besonderheiten Ihrer Daten übersehen oder etwas anderes berechnen, als Sie meinten.

Mit einer kurzen Prüfroutine nutzen Sie die Hilfe und vermeiden stille Fehler. Voraussetzungen und Bedienung können sich je nach Version unterscheiden (Stand Oktober 2026). Fehlt Copilot bei Ihnen, hilft Warum fehlt Copilot in meinen Office-Programmen?.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Daten vorbereiten. Copilot arbeitet am besten mit sauber aufgebauten Daten: eine Kopfzeile, eine Zeile pro Eintrag, keine leeren Zeilen oder verbundenen Zellen. Je nach Version sollten die Daten als Excel-Tabelle formatiert sein («Start», «Als Tabelle formatieren»).

1. Speicherort prüfen. Für einige Funktionen muss die Datei in OneDrive oder SharePoint liegen, mit eingeschaltetem automatischem Speichern. Prüfen Sie, ob die Copilot-Schaltfläche aktiv ist.

1. Berechnung in einem Satz beschreiben. Nennen Sie Spaltennamen und das gewünschte Ergebnis. Beispiel: «Füge eine Spalte hinzu, die den Betrag mit 8,1 Prozent Mehrwertsteuer multipliziert.» Die Vorlage unten hilft.

1. Vorschlag lesen. Copilot zeigt die Formel und meist eine Erklärung. Lesen Sie beides. Passen die Spalten, die Berechnung und das Ziel?

1. Mit Handrechnung testen. Wählen Sie zwei bis drei Zeilen und rechnen Sie im Kopf oder mit dem Taschenrechner nach. Stimmt das Ergebnis?

1. Sonderfälle prüfen. Was passiert bei leeren Zellen, Nullwerten oder Text in Zahlenspalten? Testen Sie diese Zeilen gezielt.

1. Erst dann einfügen. Übernehmen Sie die Formel, wenn alles stimmt. Speichern Sie vorher eine Kopie der Datei.

1. Formel verstehen. Fragen Sie nach: «Erkläre mir die Formel Schritt für Schritt.» So lernen Sie dazu und können sie später selbst anpassen.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite in einer Excel-Tabelle mit den Spalten [Spaltennamen, z. B. «Kunde», «Rechnungsdatum», «Betrag», «Bezahlt»].
Ziel: [Was soll berechnet werden? z. B. «Summe der Beträge pro Kunde, bei denen «Bezahlt» leer ist»]
Das Ergebnis soll in [neue Spalte / Zelle X / separate Übersicht] stehen.
Besonderheiten: [z. B. «Beträge in CHF, leere Zellen sollen ignoriert werden»]
Bitte schlage die Formel vor, erkläre sie in einfachen Worten und nenne Fälle, in denen sie falsche Ergebnisse liefern könnte.

Verwenden Sie Ihre eigenen Spaltennamen. Je genauer die Beschreibung, desto weniger muss Copilot raten.

Worauf Sie achten müssen

• Stille Fehler. Eine falsche Formel erzeugt oft keine Fehlermeldung, sondern einfach falsche Zahlen. Das ist gefährlich bei Rechnungen und Berichten. Weitere Hilfe: Warum funktioniert meine Excel-Formel nicht?.
• Datenschutz. Excel-Dateien mit Kundendaten, Löhnen oder Personalinformationen gehören nur dann in Copilot, wenn Ihr Betrieb die Nutzung freigegeben hat. Siehe Welche Datenschutzfragen müssen wir bei Copilot klären?.
• Eigene Kopie. Arbeiten Sie an einer Kopie, bis Sie dem Ergebnis trauen.
• Sprache der Funktionen. Excel-Funktionsnamen unterscheiden sich je nach Spracheinstellung (SUMME oder SUM). Passen Sie Vorschläge an Ihre Version an.
• Grenzen. Sehr unordentliche Daten, riesige Tabellen oder komplexe Berechnungen können Probleme machen. Zerlegen Sie die Aufgabe in kleine Schritte.
• Nicht überall verfügbar. Copilot in Excel hängt von Konto, Lizenz und Version ab.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Daniela, 52, erledigt die Buchhaltung eines Malerbetriebs in Menziken. Sie führt eine Liste offener Rechnungen und möchte pro Kunde die Summe wissen.

Vorher: Sie kopiert Beträge von Hand in einen Taschenrechner. Einmal verrechnet sie sich und mahnt einen Kunden zu Unrecht.

Nachher: Sie beschreibt Copilot die Berechnung mit den Spaltennamen und erhält einen Formelvorschlag samt Erklärung. Sie rechnet für drei Kunden von Hand nach und stellt fest, dass eine Zeile mit Text im Betragsfeld nicht mitgezählt wurde. Sie korrigiert die Daten, und die Summen stimmen. Eine Kopie der Datei hat sie vorher gespeichert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI beim Erstellen einer Excel-Formel nutzen, aber auch Daten und Ergebnis beurteilen möchten, umfasst KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Excel, Datenverständnis und Dashboards. Die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen ist ebenfalls Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Kann ich die Formel auch ohne Copilot mit KI erstellen?

Ja, mit einem Chat-Assistenten, dem Sie Spaltennamen und Ziel beschreiben. Anleitung: Excel-Formeln mit KI erstellen und verstehen. Verwenden Sie dafür keine echten vertraulichen Daten, sondern Beispielzeilen.

Copilot schlägt eine Formel vor, die ich nicht verstehe. Was tun?

Fragen Sie nach einer Erklärung in einfachen Worten und nach einem Beispiel mit zwei Zeilen. Wenn Sie die Formel danach nicht verstehen, setzen Sie sie nicht ein.

Warum zeigt Copilot bei meiner Tabelle keine Vorschläge?

Mögliche Gründe sind eine nicht formatierte Tabelle, fehlender Speicherort oder fehlende Lizenz. Prüfen Sie diese Punkte oder fragen Sie Ihre IT.

Kann Copilot ganze Auswertungen erstellen?

Je nach Version kann er Tabellen auswerten und Diagramme vorschlagen. Prüfen Sie auch dabei jedes Ergebnis anhand der Ausgangsdaten.