Wie werte ich offene Rechnungen mit Copilot aus?

Das Problem

Am Monatsende fragt die Geschäftsleitung: «Wie viel Geld haben wir ausstehend, und wer zahlt schon lange nicht?» Ihre Liste der offenen Rechnungen enthält Rechnungsnummern, Daten, Beträge und Kundennamen, aber keine Auswertung. Sie müssten Fälligkeiten rechnen, nach Kunden summieren und Überfällige herausfiltern.

Das ist eine typische Aufgabe für Excel, und Copilot kann sie beschleunigen. Gleichzeitig ist sie heikel: Offene Rechnungen sind Geld, und Mahnungen betreffen Kundinnen. Eine falsche Zahl führt zu einer unberechtigten Mahnung oder zu einer übersehenen Forderung. Das beschädigt Kundenbeziehungen und kostet im schlimmsten Fall Geld.

Deshalb gilt: Copilot bereitet vor, Sie entscheiden. Die Zahlen werden gegen die Buchhaltung geprüft, Mahnungen gehen nie ohne Ihre Freigabe raus.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Liste exportieren und sichern. Exportieren Sie die offenen Posten aus der Buchhaltung und speichern Sie eine Kopie. Notieren Sie den Stichtag.

1. Liste bereinigen. Echte Datumswerte, Beträge als Zahlen, eindeutige Kundennummer. Siehe Liste vorbereiten und Datumsangaben vereinheitlichen.

1. Fälligkeit berechnen. Rechnungsdatum plus Zahlungsfrist. Prüfen Sie, ob die Frist je Kunde verschieden ist.

1. Alter der Forderung bestimmen. Tage seit Fälligkeit zum Stichtag. Ordnen Sie in Gruppen: nicht fällig, bis 30 Tage überfällig, 31 bis 60, über 60.

1. Summen bilden. Pro Altersgruppe und pro Kunde mit einer Pivot-Tabelle (Pivot-Auswertung).

1. Gesamtsumme abgleichen. Die Summe der offenen Posten muss mit dem Saldo in der Buchhaltung übereinstimmen. Abweichungen klären.

1. Mahnkandidaten markieren. Lassen Sie überfällige Posten mit Kunde und Betrag auflisten und prüfen Sie jede Zeile: Gibt es Teilzahlungen, Streitfälle, Gutschriften?

1. Entscheid und Versand durch Menschen. Mahnungen schreiben und versenden Sie selbst oder nach Freigabe durch die zuständige Person.

Vorlage zum Kopieren

Meine Tabelle «[Tabellenname]» enthält die offenen Rechnungen mit den Spalten [Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag in CHF, Status]. Stichtag ist der [Datum].

Bitte:
1. Berechne in einer neuen Spalte die Tage überfällig (Stichtag minus Fälligkeitsdatum, bei noch nicht fälligen Rechnungen 0).
2. Ordne jede Rechnung einer Gruppe zu: «nicht fällig», «1–30 Tage», «31–60 Tage», «über 60 Tage».
3. Erstelle eine Übersicht mit Anzahl und Summe in CHF pro Gruppe und die zehn Kunden mit den höchsten offenen Beträgen.
4. Liste Zeilen auf, die auffällig sind (fehlendes Datum, Betrag 0 oder negativ, doppelte Rechnungsnummer).
Nenne die Gesamtsumme, damit ich sie mit der Buchhaltung vergleichen kann. Schreibe keine Mahntexte und triff keine Entscheidung, wer gemahnt wird.

Passen Sie Spalten und Stichtag an. Die Anweisung am Schluss hält die Entscheidung über Mahnungen bei Ihnen.

Worauf Sie achten müssen

• Teilzahlungen und Gutschriften. Sie fehlen in Exporten manchmal oder stehen in einer anderen Liste. Klären Sie sie vor einer Mahnung.
• Zahlungsfristen. Sie sind je nach Vertrag verschieden. Rechnen Sie nicht pauschal. Die rechtlichen Folgen von Verzug und Mahnung lassen Sie im Zweifel fachlich beurteilen.
• Stichtag. Alle Zahlen gelten für einen bestimmten Tag. Notieren Sie ihn auf der Auswertung.
• Personen- und Firmendaten. Debitorenlisten sind vertraulich. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb Copilot dafür freigegeben hat (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Keine automatischen Mahnungen. Lassen Sie Mahnbriefe nicht ungeprüft erzeugen oder versenden.
• Rechenfehler. KI kann sich bei Daten und Summen irren. Kontrollieren Sie (Ergebnisse kontrollieren).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Buchhalterin eines Elektroinstallationsbetriebs in Wettingen möchte vor der Geschäftsleitungssitzung die Altersstruktur der Forderungen zeigen. Die Liste hat 180 offene Posten.

Mit der Vorlage berechnet Copilot die Fälligkeit und gruppiert die Posten. Die Gesamtsumme weicht um eine Rechnung vom Saldo in der Buchhaltung ab: Es handelt sich um eine Gutschrift, die in der Liste fehlte. Bei der Prüfung der Gruppe «über 60 Tage» findet sie zwei Fälle, die in Klärung stehen und nicht gemahnt werden dürfen.

Vorher dauerte die Auswertung einen halben Tag, nachher ist sie in kurzer Zeit erstellt und geprüft. Die Mahnung schreibt sie für die verbleibenden Fälle selbst.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Auswertungen mit KI unterstützt Sie das Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort. Beschrieben sind unter anderem die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen sowie Excel, Datenverständnis und Dashboards, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Das Angebot ist eine Weiterbildung und keine Buchhaltungs- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Darf Copilot Mahnungen schreiben?

Er kann Entwürfe liefern. Prüfen Sie jedoch Betrag, Frist, Ton und Voraussetzungen und senden Sie nichts ungeprüft. Rechtliche Fragen klären Sie mit einer Fachperson.

Wie oft sollte ich die Auswertung machen?

Das hängt vom Geschäft ab. Viele Betriebe prüfen monatlich, manche wöchentlich. Wichtig ist ein fester Rhythmus mit gleichem Stichtag.

Was, wenn die Liste Fehler enthält?

Klären Sie sie in der Buchhaltung, nicht in der Auswertung. Fehler in der Quelle werden sonst bei jeder Auswertung wiederholt.

Kann ich Kunden nach Risiko einstufen?

Das ist eine Entscheidung mit Folgen. Copilot kann Zahlungsverhalten beschreiben, die Bewertung einzelner Kundinnen sollten Sie aber selbst und mit Augenmass vornehmen.