Copilot in Teams: Fragen für eine bessere Nachbereitung

Das Problem

Sie haben Copilot in der Teams-Besprechung eingesetzt und fragen nun: «Fasse die Besprechung zusammen.» Heraus kommt ein Text, der nett klingt, aber nichts Konkretes enthält: «Es wurden verschiedene Themen besprochen, darunter Termine und Budget.» Das hilft Ihnen nicht, wenn Sie wissen wollen, wer was bis wann tut.

Der Grund liegt meist nicht an Copilot, sondern an der Frage. Eine allgemeine Frage bringt eine allgemeine Antwort. Wer genau sagt, was er braucht, erhält brauchbarere Ergebnisse: Beschlüsse getrennt von Vorschlägen, Aufgaben mit Namen und Frist, offene Fragen mit Zuständigen.

Mit ein paar Vorlagen für die Nachbereitung sparen Sie sich das Ausprobieren. Alle Vorlagen auf dieser Seite sind so gebaut, dass Copilot nichts erfinden soll. Trotzdem gilt: Prüfen Sie das Ergebnis. Funktionen, Namen und Verfügbarkeit hängen von Lizenz und Einstellungen ab; Stand: Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel der Nachbereitung klären. Wollen Sie einen Überblick, Beschlüsse, Aufgaben, eine Mail an Beteiligte oder Antworten auf offene Fragen? Wählen Sie die passende Vorlage unten.

1. Voraussetzungen prüfen. Ohne Lizenz oder Mitschrift gibt es keine Antwort. Siehe Voraussetzungen für Copilot in Teams.

1. Eine Frage pro Auftrag. Fragen Sie nicht alles in einem. Besser: erst Beschlüsse, dann Aufgaben, dann offene Fragen.

1. Rolle, Ziel und Format angeben. Sagen Sie, wofür Sie das Ergebnis brauchen und in welcher Form, zum Beispiel als Tabelle.

1. Erfinden verbieten. Verlangen Sie «nicht genannt» bei fehlenden Angaben und Quellenhinweise.

1. Ergebnis prüfen. Vergleichen Sie Namen, Zahlen und Fristen mit der Mitschrift oder Ihren Notizen. Siehe Fehler im KI-Protokoll korrigieren.

1. Nachschärfen. Passt etwas nicht, präzisieren Sie: «Nenne nur Aufgaben, die ausdrücklich zugesagt wurden.»

1. Gute Vorlagen sammeln. Speichern Sie Ihre besten Fragen in einem Dokument und nutzen Sie sie wieder.

Vorlage zum Kopieren

Wählen Sie die passende Vorlage und ersetzen Sie die Klammern. Alle Vorlagen gehen davon aus, dass Copilot in der Besprechung «[Titel]» vom [Datum] arbeitet.

1. Überblick

Fasse die Besprechung in höchstens fünf Stichpunkten zusammen: Thema, wichtigste Ergebnisse, nächste Schritte. Verwende nur, was im Gespräch gesagt wurde. Erfinde nichts.

2. Beschlüsse

Liste alle ausdrücklichen Beschlüsse auf, mit Wortlaut, Person, die ihn ausgesprochen hat, und Zustimmung. Vorschläge und offene Punkte nenne separat. Wenn unsicher: unter «unklar».

3. Aufgaben

Erstelle eine Tabelle: Aufgabe | Verantwortliche Person | Frist | Quelle. Schreibe «nicht genannt», wenn etwas fehlt. Ordne keine Aufgaben Personen zu, die sie nicht übernommen haben.

4. Offene Fragen

Welche Fragen blieben offen oder wurden vertagt? Wer sollte sie klären, und bis wann (falls genannt)?

5. Für Abwesende

Schreibe eine Kurzinformation für eine Person, die nicht dabei war, in höchstens 120 Wörtern: Was wurde entschieden, was ist für sie zu tun, was ist noch offen? Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

6. Gegenprobe

Nenne zu jedem Beschluss und jeder Aufgabe die Stelle im Gespräch (Sprecher, ungefähre Zeit), damit ich sie prüfen kann.

Die Vorlagen lassen sich kombinieren oder kürzen. Passen Sie Wortzahl und Gliederung an Ihre Sitzung an.

Worauf Sie achten müssen

• Ergebnisse sind Vorschläge. Prüfen Sie Namen, Zahlen, Beschlüsse, bevor Sie etwas weitergeben.
• Keine Wunder bei schlechter Mitschrift. Dialekt, Lärm und Durcheinanderreden verschlechtern jedes Ergebnis.
• Vertrauliches. Prüfen Sie, welche Besprechungen Sie mit KI auswerten dürfen. Siehe Copilot und Datenschutz im Büro.
• Information der Teilnehmenden. Nutzen Sie KI nur, wenn alle informiert sind. Siehe Teilnehmende informieren.
• Nicht blind kopieren. Passen Sie Vorlagen an Ihre Sitzungsart an.
• Versionen ändern sich. Wenn eine Vorlage nicht mehr wie gewohnt funktioniert, formulieren Sie einfacher.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung eines Gewerbebetriebs in Lenzburg fragt nach jeder Sitzung: «Fasse zusammen.» Die Antworten sind unbrauchbar vage, und sie schreibt weiterhin selbst ein Protokoll.

Sie legt ein Dokument mit den Vorlagen an. Nach der nächsten Sitzung fragt sie nacheinander nach Beschlüssen, Aufgaben und offenen Fragen, jeweils mit Quellenangabe. Sie prüft die vier Beschlüsse im Transkript, korrigiert eine falsch zugeordnete Aufgabe und versendet die Liste. Die Nachbereitung dauert zehn statt vierzig Minuten, und die Geschäftsleitung kennt ihre Aufgaben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nach einer Teams-Sitzung Beschlüsse, Aufgaben und offene Punkte gezielt herausarbeiten möchten, üben Sie im Prompt-Engineering-Kurs von absofort, Prompts zu strukturieren und Ergebnisse zu prüfen. Die Vorlagen dieses Beitrags lassen sich dafür auf wiederkehrende Besprechungen zuschneiden.

Häufige Fragen

Muss ich die Vorlagen jedes Mal neu schreiben?

Nein. Speichern Sie sie in einem Dokument und kopieren Sie sie. Passen Sie nur Titel, Datum und gegebenenfalls Rolle an.

Wie gross darf die Besprechung sein?

Sehr lange Besprechungen können Ergebnisse ungenauer machen. Fragen Sie in Abschnitten oder zu einzelnen Themen.

Was tun, wenn Copilot Dinge nennt, die nie gesagt wurden?

Verlangen Sie Quellenangaben und streichen Sie, was Sie nicht belegen können. Solche Fehler sind der Grund, weshalb jede Antwort geprüft werden muss.

Eignet sich das auch für Chats statt Besprechungen?

Ja, mit Anpassung. Siehe Teams-Chat zusammenfassen.