Wie informiere ich Teilnehmende über KI in Teams?

Das Problem

Sie laden zu einer Teams-Besprechung ein und möchten Copilot für Mitschrift und Zusammenfassung nutzen. Dann taucht die Frage auf: Muss ich das jemandem sagen? Wann? Wie? Und was, wenn jemand nicht einverstanden ist? Viele schreiben nichts in die Einladung und hoffen, dass es niemand merkt. Das ist die schlechteste Lösung.

Ohne Information fühlen sich Teilnehmende überrumpelt. Sie wissen nicht, was mit ihren Aussagen passiert, und sprechen entweder vorsichtiger oder fühlen sich später übergangen. Bei externen Gästen, zum Beispiel Kundschaft, kann das auch rechtliche Fragen aufwerfen.

Gute Information ist kurz und konkret. Sie sagt, was eingesetzt wird, wofür, was gespeichert wird und wer Zugriff hat. Das ist nicht kompliziert und kostet kaum Zeit. Wo genau rechtliche Pflichten beginnen, hängt vom Einzelfall ab. Stand: Oktober 2026; die Angaben sind allgemeine Grundsätze und keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einsatz klären. Was genau tun Sie: Transkription, Zusammenfassung, Aufgabenliste? Mit oder ohne Videoaufzeichnung? Wie lange wird gespeichert, wer sieht es? Siehe Copilot in Teams ohne Aufzeichnung.

1. Interne Regeln prüfen. Gibt es in Ihrer Firma eine Richtlinie zu Aufzeichnungen und KI? Halten Sie sich daran oder klären Sie vorher mit der IT und der Datenschutzverantwortlichen.

1. Information in die Einladung schreiben. Fügen Sie in den Einladungstext zwei bis vier Sätze ein. Eine Textvorlage finden Sie unten.

1. Externe gesondert ansprechen. Bei Kundschaft oder Lieferanten fragen Sie vorab: «Sind Sie damit einverstanden, dass wir …?» Warten Sie die Antwort ab.

1. Zu Beginn mündlich wiederholen. Sagen Sie in der Besprechung kurz: «Wir nutzen KI-Unterstützung für die Mitschrift. Wer damit nicht einverstanden ist, sagt es bitte jetzt.» Teams zeigt bei Transkription meist auch einen Hinweis an.

1. Widerspruch ernst nehmen. Wenn jemand nicht einverstanden ist, schalten Sie Transkription und Copilot aus und schreiben von Hand mit.

1. Ergebnis begrenzen. Verteilen Sie Mitschriften nur an die Teilnehmenden und löschen Sie sie nach der festgelegten Frist.

1. Dokumentieren. Notieren Sie, wann und wie Sie informiert haben. Das hilft bei späteren Fragen.

Vorlage zum Kopieren

Diesen Text können Sie in die Einladung und zu Beginn der Besprechung verwenden (Klammern ersetzen):

Hinweis zum Einsatz von KI in dieser Besprechung

In dieser Besprechung nutzen wir [Microsoft Copilot in Teams], um [eine Mitschrift (Transkription) zu erstellen und daraus eine Zusammenfassung mit Aufgaben zu erzeugen]. 
Gespeichert wird: [die Mitschrift / nichts]. Zugriff haben: [nur die Teilnehmenden / das Projektteam]. Löschung nach: [z. B. 30 Tagen]. 
Zweck: [Nachbereitung der Besprechung].
Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, teilen Sie es uns bitte vor oder zu Beginn der Besprechung mit. Wir verzichten dann auf die KI-Unterstützung und schreiben von Hand mit.
Kontakt bei Fragen: [Name, E-Mail]

Passen Sie jede Klammer an Ihre tatsächliche Einrichtung an und versprechen Sie nichts, was Sie nicht geprüft haben.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Grundsatz. Nicht öffentliche Gespräche dürfen nicht ohne Einwilligung der Beteiligten aufgenommen werden, andernfalls drohen strafrechtliche Folgen. Datenschutzrechtlich gilt der Grundsatz der Transparenz bei der Bearbeitung von Personendaten. Wie das konkret für Ihre Besprechung gilt, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson. Siehe Telefonaufnahme und Transkription.
• Widerspruch respektieren. Eine Information ohne Möglichkeit zum Widerspruch ist wenig wert.
• Besonders sensible Gespräche. Personal-, Gesundheits- oder Konfliktgespräche brauchen besondere Zurückhaltung. Oft ist kein KI-Protokoll die bessere Wahl.
• Nur Zusagen machen, die Sie prüfen konnten. Sagen Sie nicht «nichts wird gespeichert», wenn Sie das nicht sicher wissen.
• Dokumentation. Halten Sie fest, wie informiert wurde. Siehe Vorlage für Einwilligungen.
• Angaben zur Firma. Ergänzen Sie Ihren Betrieb und die zuständige Stelle. Die Vorlage ist allgemein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau führt wöchentlich eine Videokonferenz mit einer Kundin. Die Inhaberin will künftig Copilot nutzen. Zuerst fügt sie einfach die Transkription ein und sagt nichts. Die Kundin bemerkt es und fragt irritiert, wer das lese.

Danach geht die Inhaberin anders vor: Sie schreibt vorab in der Einladung, was eingesetzt wird, wie lange gespeichert wird und wer Zugriff hat, und bittet um Rückmeldung. Die Kundin ist einverstanden, möchte aber für ein heikles Thema keine Mitschrift. Die Inhaberin schaltet an dieser Stelle die Transkription ab. Das Vertrauen ist wiederhergestellt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Teams im Betrieb transparent und verantwortungsvoll einsetzen möchte, findet in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Online-Lerninhalte zum Einsatz von KI in Verwaltung und Kommunikation mit Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsbewusstem Umgang mit Unternehmensdaten. Die Teilnehmenden lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die rechtliche Beurteilung Ihrer konkreten Besprechungen übernimmt eine Fachperson.

Häufige Fragen

Reicht der Hinweis, den Teams anzeigt?

Teams zeigt bei Aufzeichnung oder Transkription meist einen Hinweis an. Das ersetzt eine eigene, verständliche Information nicht. Besonders Externe sollten vorab informiert werden.

Was tue ich, wenn jemand widerspricht?

Schalten Sie Transkription und Copilot aus und schreiben Sie von Hand mit. Der Widerspruch muss Folgen haben, sonst ist die Möglichkeit wertlos.

Muss ich schriftliche Einwilligungen einholen?

Das hängt von Konstellation und Ihrer Firmenregel ab. Bei Externen empfiehlt sich eine dokumentierte Zustimmung, etwa per E-Mail. Klären Sie das im Einzelfall.

Gilt das auch für interne Teamsitzungen?

Auch intern sollten alle wissen, was eingesetzt wird. Ob zusätzlich eine Einwilligung nötig ist, hängt von Zweck, Speicherung und Firmenregeln ab.