Darf ich eine Besprechung für ein KI-Protokoll aufnehmen?

Das Problem

Ihre Chefin schlägt vor: «Wir lassen die Sitzung einfach aufnehmen, und die KI schreibt das Protokoll.» Das klingt bequem. Doch Sie haben ein ungutes Gefühl. Dürfen Sie das überhaupt? Müssen Sie alle fragen? Und was passiert mit der Aufnahme?

Die Unsicherheit ist berechtigt. Wer das gesprochene Wort aufnimmt, greift in die Privatsphäre der Anwesenden ein. Stimmen und Aussagen sind persönliche Angaben, und je nach Inhalt kann es um Vertrauliches gehen: Personal, Kunden, Verträge. Dazu kommt, dass Aufnahmen häufig an Dienste im Ausland gesendet werden, wenn man einen Online-Assistenten nutzt.

In der Schweiz gibt es dazu klare Grundsätze, die Sie kennen sollten, auch wenn Sie keine Juristin sind. Diese Seite fasst sie in einfacher Sprache zusammen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb im Einzelfall klären Sie die Lage mit der Geschäftsleitung, der Datenschutzberatung oder einer Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären. Wozu brauchen Sie die Aufnahme? Für ein Protokoll genügen oft Notizen. Prüfen Sie zuerst, ob es ohne Aufnahme geht.

1. Interne Regeln prüfen. Gibt es in Ihrem Betrieb eine Weisung zu Aufnahmen und KI-Werkzeugen? Fragen Sie bei der Geschäftsleitung oder bei der Datenschutzverantwortlichen nach.

1. Alle Beteiligten informieren. Sagen Sie vor der Sitzung klar: Die Besprechung soll aufgenommen und mit einem Werkzeug verarbeitet werden. Nennen Sie Zweck, Werkzeug und Aufbewahrungsdauer.

1. Zustimmung einholen. Fragen Sie alle Teilnehmenden, auch Externe. Wer nicht einverstanden ist, wird nicht aufgenommen. Halten Sie die Zustimmung schriftlich fest, zum Beispiel in der Einladung oder im Protokoll.

1. Ablehnung respektieren. Wenn nur eine Person Nein sagt, nehmen Sie nicht auf. Niemand darf Nachteile erleiden, weil er ablehnt.

1. Werkzeug und Speicherort klären. Wo wird die Aufnahme verarbeitet, wer hat Zugriff, wie lange bleibt sie gespeichert? Siehe Vertrauliche Besprechungen sicher mit KI transkribieren.

1. Nur nötige Inhalte aufnehmen. Schalten Sie bei heiklen Themen wie Personalfragen oder Lohnverhandlungen die Aufnahme aus, oder verzichten Sie ganz darauf.

1. Aufnahme nach Gebrauch löschen. Sobald das Protokoll geprüft ist, löschen Sie Aufnahme und Rohtranskript, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage formulieren Sie die Information an die Teilnehmenden. Passen Sie sie an Ihre Situation an und lassen Sie sie bei Bedarf prüfen.

Entwirf einen kurzen Hinweistext (höchstens 120 Wörter) für die Einladung zu einer internen Sitzung in einem Schweizer Betrieb, in dem ich die Teilnehmenden um Zustimmung zur Aufnahme bitte.

Der Text soll enthalten:
- Zweck der Aufnahme: [z. B. Erstellung eines Protokolls]
- Verwendetes Werkzeug und Ort der Verarbeitung: [Werkzeug, Ort laut Informatik]
- Wer Zugriff hat: [Personen]
- Wann die Aufnahme gelöscht wird: [Zeitpunkt]
- Hinweis, dass die Teilnahme auch ohne Zustimmung möglich ist und die Aufnahme dann nicht stattfindet.
- Bitte um schriftliche Rückmeldung bis [Datum].

Verwende einfache Sprache, Anrede «Sie», Schweizer Schreibweise. Erfinde keine Rechtsgrundlagen. Weise am Schluss darauf hin, dass der Text vor Verwendung von der Datenschutzverantwortlichen geprüft werden soll.

Setzen Sie Werkzeug, Zweck und Löschfrist gemäss Ihren Abmachungen ein. Der Text ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Worauf Sie achten müssen

• Strafrecht. Das Aufnehmen fremder nichtöffentlicher Gespräche ohne Einwilligung der Beteiligten kann strafbar sein. Die Grundsätze finden sich im Strafgesetzbuch. Klären Sie Einzelfälle mit einer Fachperson.
• Persönlichkeitsschutz. Stimme und Äusserungen gehören zur Privatsphäre. Auch zivilrechtlich ist der Schutz der Persönlichkeit zu beachten.
• Datenschutz. Aufnahmen und Transkripte enthalten Personendaten. Es gelten die Grundsätze des Datenschutzrechts wie Transparenz, Zweckbindung und Verhältnismässigkeit. Mehr dazu unter Was bedeutet das revDSG für KI im Schweizer KMU?.
• Freiwilligkeit. Zustimmung muss freiwillig sein. Wenn sich jemand unter Druck gesetzt fühlt, ist sie wenig wert.
• Dienste im Ausland. Wenn die Aufnahme zu einem Anbieter im Ausland gesendet wird, gelten zusätzliche Anforderungen. Klären Sie das vorher mit Ihrer Informatik.
• Qualität der Transkription. Auch KI-Transkripte machen Fehler, besonders bei Dialekt, Fachwörtern und Namen. Prüfen Sie das Protokoll immer.
• Geheimhaltungspflichten. Bei Berufs- oder Amtsgeheimnissen sind Aufnahmen meist ausgeschlossen. Fragen Sie vorher nach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin eines Ingenieurbüros in Aarau möchte Projektsitzungen aufnehmen und von einem Online-Dienst protokollieren lassen. An einer Sitzung nehmen auch zwei externe Fachplaner teil.

Sie klärt zuerst mit der Geschäftsleitung, ob das Werkzeug freigegeben ist, und holt von allen Beteiligten, auch von den Externen, vorab per Mail die Zustimmung ein. Ein Planer lehnt ab. Daraufhin entscheidet sie, für diese Sitzung keine Aufnahme zu machen und manuell zu protokollieren.

Für interne Sitzungen, bei denen alle einverstanden sind, nimmt sie auf und löscht die Aufnahme nach der Freigabe des Protokolls. Vorher war unklar, ob das überhaupt zulässig sei, nachher gibt es eine einfache Regel für alle Sitzungen. Die Regel besteht aus fünf Sätzen und hängt im Sitzungszimmer.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden im sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI und Daten schulen möchten, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt, EU AI Act bei EU-Bezug und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, mit Lernen im eigenen Tempo und verifizierbaren Abschlüssen.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Rechtsberatung zu Aufnahmen ist das nicht.

Häufige Fragen

Darf ich mein eigenes Gespräch aufnehmen?

Auch wenn Sie selbst am Gespräch beteiligt sind, ist das heikel, wenn die anderen es nicht wissen. Informieren Sie alle und holen Sie Zustimmung ein. Bei privaten oder vertraulichen Gesprächen ist besondere Zurückhaltung geboten.

Reicht die Information in der Einladung?

Die Information ist nötig, aber die Zustimmung sollte klar nachweisbar sein. Wer nicht widerspricht, hat nicht unbedingt zugestimmt. Eine ausdrückliche Rückmeldung ist sicherer.

Wie ist das bei Online-Meetings?

Auch hier gilt: Alle Teilnehmenden müssen informiert sein und zustimmen. Viele Programme zeigen eine Aufnahme-Anzeige. Prüfen Sie, wo die Aufnahme gespeichert wird und wer sie sehen kann.

Was ist mit Sitzungen in der Verwaltung?

Für Behörden gelten zusätzlich öffentlich-rechtliche Regeln, etwa zum Amtsgeheimnis und zur Protokollführung. Fragen Sie Ihre Rechts- und Datenschutzstelle, bevor Sie Aufnahmen einführen.