Einwilligung für KI-Verarbeitung: Was gehört in die Vorlage?

Das Problem

Ihr Betrieb möchte Kundinnen oder Kunden bitten, einer Verarbeitung durch KI zuzustimmen: zum Beispiel dass ihre Anfragen von einem KI-Dienst ausgewertet werden, dass Beratungsgespräche transkribiert werden oder dass Fotos mit KI bearbeitet werden. Sie haben nach einem Muster gesucht und Texte gefunden, die lang, juristisch und kaum verständlich sind. Oder Sie schreiben nur: «Mit dem Absenden stimmen Sie der Verarbeitung zu.»

Beides ist problematisch. Eine Einwilligung gilt nur, wenn die Person versteht, wozu sie zustimmt, wirklich frei entscheiden kann und die Zustimmung eindeutig erklärt. Ein Satz im Kleingedruckten oder ein vorangekreuztes Kästchen genügt dafür in der Regel nicht.

Hier lernen Sie, was in eine Einwilligung gehört, wie Sie sie verständlich formulieren und wann Sie überhaupt eine brauchen. Das Muster ist ein Entwurf, den Sie fachlich prüfen lassen sollten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob eine Einwilligung nötig ist: Nicht jede Bearbeitung braucht eine. Siehe KI ohne Einwilligung. Bei besonders schützenswerten Daten ist eine ausdrückliche Einwilligung oft der Weg.
2. Zweck genau beschreiben: Wozu soll die KI die Daten verwenden? Je konkreter, desto besser. Pauschale Zwecke wie «zur Verbesserung unserer Dienste» genügen meist nicht.
3. Datenarten auflisten: Welche Angaben werden verarbeitet: Name, Text der Anfrage, Foto, Audio?
4. KI-Dienst und Empfänger nennen: Wer verarbeitet die Daten, wo, und gibt es Weitergaben? Klären Sie das mit dem Anbieter, siehe Auftragsverarbeitung erkennen.
5. Dauer und Löschung festlegen: Wie lange bleiben die Daten gespeichert? Siehe Löschkonzept für KI-Daten.
6. Freiwilligkeit sichern: Was passiert bei einem Nein? Die Person darf keine unzumutbaren Nachteile haben, und die Leistung sollte, soweit möglich, auch ohne KI erhältlich sein.
7. Widerruf regeln: Beschreiben Sie, wie die Person die Einwilligung ohne Aufwand widerrufen kann, und setzen Sie das intern um.
8. Nachweis und Prüfung: Legen Sie fest, wie Sie die Einwilligung dokumentieren, und lassen Sie das Muster von einer Datenschutzfachperson prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Dieses Muster zeigt die Bausteine in verständlicher Sprache. Ersetzen Sie alle Klammern und lassen Sie das Ergebnis prüfen:

Einwilligung in die Verarbeitung durch KI
Verantwortlich für die Verarbeitung ist: [Name und Adresse des Betriebs, Kontakt für Datenschutzfragen].
Wozu? [Zweck, z. B. Wir möchten Ihre Anfrage mit Hilfe eines KI-Dienstes zusammenfassen, um sie schneller zu beantworten.]
Welche Daten? [Datenarten, z. B. Ihr Name, Ihre Kontaktangaben und der Text Ihrer Anfrage.]
Wer verarbeitet die Daten? [KI-Anbieter, Sitz/Verarbeitungsort, ob Daten für eigene Zwecke des Anbieters oder zum Training verwendet werden: nein/ja.]
Wie lange? [Aufbewahrungsdauer, danach Löschung.]
Freiwillig: Ihre Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie nicht einwilligen, [was geschieht, z. B. bearbeiten wir Ihre Anfrage ohne KI, ohne Nachteil für Sie].
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, [wie, z. B. per E-Mail an …]. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Weitere Rechte: [Auskunft, Berichtigung, Löschung, Hinweis auf Datenschutzerklärung unter …].
[ ] Ich habe die Information gelesen und willige in die oben beschriebene Verarbeitung ein.   Datum / Name / Kontakt: [ ]

Das Kästchen darf nicht vorangekreuzt sein. Passen Sie die Erklärung an Ihren Fall an. Für sensible Daten oder grössere Vorhaben braucht es meist eine weitergehende Prüfung.

Worauf Sie achten müssen

• Freiwilligkeit: Wenn die Leistung nur bei Zustimmung erhältlich ist, obwohl die KI-Verarbeitung dafür gar nicht nötig wäre, ist die Einwilligung fragwürdig.
• Besonders schützenswerte Daten: Für Gesundheit, Religion, Sozialhilfe und Ähnliches verlangt das Recht eine ausdrückliche Einwilligung und erhöhte Sorgfalt. Siehe Sensible Daten und KI.
• Kinder und Jugendliche: Hier gelten besondere Anforderungen an Zustimmung und Vertretung. Siehe Datenschutz bei Minderjährigen.
• Zweckbindung: Die Einwilligung deckt nur den genannten Zweck. Für neue Zwecke braucht es eine neue Prüfung, siehe Zweckbindung bei KI.
• Widerruf umsetzen: Ein Widerruf muss tatsächlich dazu führen, dass die Verarbeitung aufhört. Planen Sie den Ablauf.
• Nachweis: Bewahren Sie die Einwilligung auf, mit Datum, Wortlaut und Person.
• Rechtliche Prüfung: Dieses Muster ist kein Ersatz für Rechtsberatung. Je nach Anwendungsfall, Land und Datenart sind weitere Angaben nötig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis in St. Gallen möchte Beratungsgespräche aufnehmen und mit einem KI-Dienst zusammenfassen lassen, um die Dokumentation zu beschleunigen.

Vorher: Die Praxisleiterin schreibt auf das Anmeldeformular: «Mit Ihrer Unterschrift stimmen Sie der Nutzung von KI zu.» Eine Patientin fragt, was das genau bedeute, und niemand kann es erklären.

Nachher: Die Praxis klärt zuerst, ob Gesundheitsdaten betroffen sind, was der Fall ist, und lässt das Vorhaben datenschutzrechtlich prüfen. Danach formuliert sie mit dem Muster eine eigene Einwilligung in einfacher Sprache mit allen Bausteinen und einem unvorangekreuzten Kästchen. Wer nicht zustimmt, wird ohne KI dokumentiert und erhält dieselbe Behandlung. Widerrufe laufen über die Rezeption.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Prozesse mit KI im Betrieb verständlich und nachvollziehbar gestalten möchte, findet bei absofort passende Kurse zu Arbeitsaufgaben. Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben umfassen laut Beschreibung unter anderem Bürokommunikation, Kundenservice und betriebliche KI-Richtlinien, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss. Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Häufige Fragen

Brauche ich immer eine Einwilligung?

Nein. Je nach Zweck und Datenart kann die Bearbeitung auch auf anderer Grundlage zulässig sein. Prüfen Sie das zuerst, siehe KI ohne Einwilligung.

Darf ich die Einwilligung ins Kleingedruckte schreiben?

Davon ist abzuraten. Sie muss deutlich, verständlich und getrennt erkennbar sein, sodass die Person bewusst zustimmt.

Wie lange gilt eine Einwilligung?

Bis zum Widerruf oder bis der Zweck erfüllt ist. Wenn sich Zweck oder Dienst ändern, holen Sie eine neue ein.

Muss ich die Einwilligung auf Papier einholen?

Nein, auch elektronisch ist möglich, wenn Sie sie nachweisen können. Wichtig sind Verständlichkeit, Freiwilligkeit und Dokumentation.