Kann ich Copilot in Teams ohne Aufnahme nutzen?

Das Problem

Ihr Team möchte in Teams-Besprechungen Unterstützung von Copilot, zum Beispiel eine Zusammenfassung oder die Frage «Was wurde bisher entschieden?». Aber niemand möchte, dass das Gespräch aufgezeichnet wird: nicht wegen Geheimnissen, sondern weil man freier redet, wenn nichts bleibt. Die Frage lautet also: Geht es ohne Aufnahme?

Die Antwort hängt davon ab, was man unter «Aufnahme» versteht, denn es sind drei verschiedene Dinge: die Videoaufzeichnung, die Transkription (Gesprächstext) und die dauerhafte Speicherung. Copilot arbeitet mit Text. Er braucht also in aller Regel eine Transkription, kann dafür aber je nach Konfiguration so eingestellt sein, dass sie nach der Besprechung nicht gespeichert bleibt.

Die Möglichkeiten legen Ihre IT und Microsoft fest. Sie ändern sich auch. Diese Seite hilft, die Begriffe zu verstehen und die richtigen Fragen zu stellen. Stand: Oktober 2026; prüfen Sie die aktuelle Dokumentation.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich eine Besprechung wie ein Gespräch am Tisch vor.

• Aufzeichnung (Video und Ton): Eine Kamera filmt und speichert alles. Man kann es später ansehen.
• Transkription: Eine Schreibkraft tippt mit, was gesagt wird. Es entsteht ein Text, aber kein Video.
• Speicherung: Der Text oder das Video bleibt danach in einem Ordner, auf den bestimmte Personen zugreifen können.

Copilot ist wie eine Assistentin, die sich anhand des Textes ein Bild macht. Ohne den Text fehlt ihr die Grundlage. Je nach Einrichtung Ihrer IT kommen folgende Möglichkeiten infrage:

Ein Beispiel: Ein Vorstand möchte während der Sitzung Copilot fragen, was bisher beschlossen wurde, aber keine Dauerspeicherung. Die Variante «nur während der Besprechung» passt, sofern Ihre IT sie anbietet. Eine nachträgliche Zusammenfassung ist dann nicht möglich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen. Brauchen Sie Hilfe nur während der Sitzung oder auch ein Protokoll danach? Das bestimmt die Einstellung.

1. Lizenz prüfen. Ohne Copilot-Lizenz gibt es die Funktion nicht. Siehe Voraussetzungen für Copilot in Teams.

1. IT fragen. Fragen Sie: Welche Copilot-Optionen für Besprechungen sind bei uns aktiviert? Wo wird die Transkription gespeichert? Wie lange? Wer hat Zugriff?

1. Besprechungsoptionen ansehen. Als Organisatorin öffnen Sie die Optionen des Termins und prüfen, welche Copilot-Einstellung zur Wahl steht.

1. Passende Variante wählen. Entscheiden Sie anhand der Sensibilität: Für Routinebesprechungen genügt die Variante mit Speicherung, für heikle Themen eher «nur während» oder kein Copilot.

1. Teilnehmende informieren. Sagen Sie vorher, was entsteht und was nicht. Siehe Teilnehmende informieren.

1. Testen. Machen Sie vorab eine Testbesprechung und prüfen Sie, ob nach dem Termin Text oder Zusammenfassung vorhanden ist.

1. Aufbewahrung regeln. Legen Sie mit der IT fest, wann gespeicherte Mitschriften gelöscht werden.

Worauf Sie achten müssen

• Einverständnis. Wer nicht öffentliche Gespräche aufzeichnet, braucht das Einverständnis der Beteiligten. Die unbefugte Aufnahme kann strafbar sein. Das gilt im Grundsatz auch für Mitschriften, die dauerhaft gespeichert werden. Eine Einordnung: Meeting aufnehmen: Datenschutz und Telefonaufnahme und Transkription. Im Einzelfall holen Sie fachlichen Rat.
• Transparenz. Teilnehmende sollten wissen, dass KI genutzt wird. Das ist nicht nur Anstand, sondern entspricht den Grundsätzen des Datenschutzes.
• Speicherung und Zugriff. Ein gespeichertes Transkript ist ein Dokument mit Personendaten. Klären Sie Zugriff und Löschung.
• Technische Einstellungen ändern sich. Verlassen Sie sich nicht auf Wissen von früher. Fragen Sie nach dem heutigen Stand.
• Keine Zusicherungen ohne Grundlage. Versprechen Sie Teilnehmenden nur, was Sie prüfen konnten, etwa «es wird nichts gespeichert».
• Notizen als Alternative. Wenn Vertraulichkeit entscheidend ist, schreibt eine Person von Hand mit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Geschäftsleitung eines Handwerksbetriebs in Aarau bespricht sich wöchentlich per Teams. Man möchte Copilot nutzen, um offene Punkte nachzufragen, ist aber nicht bereit, Mitschriften dauerhaft zu speichern.

Die IT-Betreuerin prüft die Möglichkeiten und stellt fest, dass für diese Besprechungen die Variante «nur während der Besprechung» angeboten wird. Das Team wird informiert und testet es zweimal. Nach dem Termin ist keine Zusammenfassung abrufbar, wie vorgesehen. Für Beschlüsse schreibt weiterhin eine Person ein Kurzprotokoll von Hand. Alle wissen, woran sie sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Copilot in Teams nutzen und die Nachbereitung von Besprechungen üben möchten, behandelt KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort Bürokommunikation, darunter Meetings und Copilot. Welche Transkription gespeichert wird, klären Sie mit Ihrer IT; der Kurs ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Videoaufnahme für Copilot?

Nein, meist nicht. Copilot arbeitet mit dem Text. Ob eine Transkription nötig ist und gespeichert wird, hängt von der Einstellung ab.

Kann ich nach der Besprechung noch Fragen an Copilot stellen?

Nur, wenn die Transkription gespeichert wurde. Bei der Variante «nur während der Besprechung» ist das nicht möglich.

Sehen alle Teilnehmenden die Mitschrift?

Das hängt von Einstellungen und Berechtigungen ab. Klären Sie mit Ihrer IT, wer Zugriff hat.

Muss ich Teilnehmende informieren, auch wenn nichts gespeichert wird?

Ja, es ist sinnvoll und fair, auch dann zu informieren. Die Information schafft Vertrauen und beugt Missverständnissen vor.