Wie fasst Copilot eine Teams-Besprechung zusammen?

Das Problem

Die Besprechung dauert eine Stunde. Danach fragen alle: Wer macht was bis wann? Wer die Notizen geschrieben hat, war nur halb dabei, weil er mitschreiben musste. Wer sich nur auf sein Gedächtnis verlässt, erinnert sich zwei Tage später an die Hälfte.

Ein Protokoll zu schreiben, kostet oft noch einmal 30 bis 45 Minuten. Deshalb bleibt es liegen, und Beschlüsse gehen verloren.

Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft. In Teams kann er die Besprechung anhand der Mitschrift (dem Transkript, also dem automatisch geschriebenen Gesprächstext) zusammenfassen. Sie bekommen eine Übersicht mit den wichtigsten Themen, Beschlüssen und Aufgaben, ohne selbst mitzuschreiben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Voraussetzung prüfen: Copilot in Teams braucht eine passende Lizenz und die Freigabe Ihrer IT. Die Details stehen unter Copilot in Teams: Voraussetzungen.
2. Teilnehmende informieren: Sagen Sie zu Beginn, dass die Besprechung transkribiert und von KI zusammengefasst wird. Das ist auch eine Frage des Anstands und des Datenschutzes.
3. Transkription starten: Klicken Sie in der laufenden Besprechung auf «Mehr» (die drei Punkte), dann auf die Aufzeichnungs- und Transkriptionsoptionen, und starten Sie die Transkription. Ohne Transkript fehlt Copilot die Grundlage, sofern Ihr Betrieb nichts anderes eingerichtet hat.
4. Besprechung führen: Sprechen Sie deutlich, einer nach dem anderen. Beschlüsse sprechen Sie laut aus: «Wir halten fest: Frau Meier schickt die Offerte bis Freitag.»
5. Zusammenfassung öffnen: Nach der Besprechung finden Sie im Teams-Kalender oder im Chat der Besprechung den Reiter «Zusammenfassung» oder «Rückblick».
6. Lesen und prüfen: Gleichen Sie Namen, Termine und Beträge mit Ihrem Gedächtnis oder dem Transkript ab.
7. Nachfragen: Fragen Sie Copilot gezielt: «Welche Beschlüsse wurden gefasst?» oder «Was ist offen geblieben?»
8. Korrigieren und teilen: Verbessern Sie, was nicht stimmt, und schicken Sie die Notizen erst dann an die Teilnehmenden.

Vorlage zum Kopieren

Fasse die Besprechung «[Titel der Besprechung]» vom [Datum] zusammen.
Gliedere so:
1. Zweck und Teilnehmende (nur Personen, die im Transkript sprechen)
2. Die wichtigsten Themen mit je zwei Sätzen
3. Beschlüsse (mit Person, die sie ausgesprochen hat)
4. Aufgaben: Wer macht was bis wann? Schreibe «Termin nicht genannt», wenn keiner fiel.
5. Offene Fragen
Erfinde nichts. Wenn etwas unklar ist, schreibe «unklar» dazu.

Passen Sie die Gliederung an Ihre Art von Sitzung an: Eine Teamsitzung braucht Aufgaben, eine Informationsrunde eher Kernaussagen.

Worauf Sie achten müssen

• Transkription braucht Einverständnis im Sinne des Anstands und des Rechts. Informieren Sie alle. Bei Externen ist das besonders wichtig; mehr dazu unter Was muss ich vor einer Gesprächsaufnahme klären?.
• Dialekt und Namen: Schweizerdeutsch und ungewöhnliche Namen werden häufig falsch geschrieben. Das Ergebnis kann dann irreführend sein.
• Zuordnung: Wenn zwei Personen durcheinander sprechen, ordnet die KI Aussagen manchmal der falschen Person zu.
• Vertrauliches: Bei Personalgesprächen oder Verhandlungen entscheiden Sie bewusst, ob KI-Notizen überhaupt entstehen sollen.
• Aufbewahrung: Das Transkript ist ein Dokument. Klären Sie, wer es sehen darf und wie lange es gespeichert wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Winterthur bespricht jeden Montag die offenen Mandate, sechs Personen in Teams.

Vorher: Die Assistentin schreibt mit und braucht danach 40 Minuten für ein Protokoll. Zwei Aufgaben gehen trotzdem vergessen.

Nachher: Die Sitzungsleiterin startet die Transkription und kündigt es an. Nach der Sitzung öffnet sie die Zusammenfassung, ergänzt einen falsch geschriebenen Kundennamen und verschickt die Aufgabenliste. Das dauert rund zehn Minuten. Wie Sie die Aufgaben sauber herausziehen, zeigt Copilot: Aufgabenliste aus der Besprechung.

So hilft Ihnen Alpasana

Besprechungen schneller nachzubereiten, ist eine typische Büroaufgabe. Die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort enthalten Inhalte zu Meetings und Copilot. Sie üben an Praxisaufgaben, wie Sie Ergebnisse prüfen und verantwortungsvoll verwenden, und können mit dem KI-Lerncoach nachfragen.

Häufige Fragen

Muss ich die Besprechung aufzeichnen, damit Copilot sie zusammenfasst?

Meist reicht die Transkription ohne Video- oder Tonaufzeichnung. Wie genau Ihre Teams-Umgebung eingerichtet ist, bestimmt Ihre IT. Fragen Sie dort nach, falls die Schaltflächen fehlen.

Kann ich auch nachträglich zu einer Besprechung ohne Transkript eine Zusammenfassung erhalten?

Ohne Transkript fehlt die Textgrundlage, in der Regel geht es dann nicht. Starten Sie die Transkription deshalb am Anfang.

Wer sieht die Zusammenfassung?

Das hängt von den Einstellungen der Besprechung und Ihres Betriebs ab. Prüfen Sie vor dem Weiterleiten, wer Zugriff hat.

Ersetzt das ein offizielles Protokoll?

Nein. Für rechtlich oder finanziell wichtige Sitzungen, etwa Verwaltungsrat oder Gemeindeversammlung, bleibt ein geprüftes, freigegebenes Protokoll nötig.

Was mache ich, wenn die Zusammenfassung zu allgemein bleibt?

Fragen Sie nach: «Nenne die drei wichtigsten Beschlüsse mit den Namen der beteiligten Personen.» Je genauer die Frage, desto brauchbarer die Antwort. Eine Besprechung, in der nur locker diskutiert wurde, ergibt aber auch eine unscharfe Zusammenfassung.

Wie lange dauert es, bis die Zusammenfassung bereit ist?

Meist steht sie kurz nach dem Ende der Besprechung zur Verfügung, bei langen Sitzungen kann es etwas länger dauern. Planen Sie die Nachbereitung deshalb nicht in die Minute nach dem Gespräch, sondern etwas später ein.