Wie erstellt Copilot eine Aufgabenliste aus dem Meeting?

Das Problem

Nach der Sitzung steht jede Person mit ihrer Erinnerung da: «Ich glaube, ich sollte die Offerte nachschauen.» «Hat nicht Frau Keller gesagt, sie schicke die Unterlagen?» Wer schreibt nach einer Besprechung eine saubere Liste? Meist niemand sofort. Eine Woche später fragt man sich, wer was versprochen hat, und es kostet Zeit, das nachzuvollziehen.

Fehlende Aufgabenlisten sind ein typischer Grund, weshalb Sitzungen folgenlos bleiben. Es wird besprochen, aber nichts passiert, weil nicht klar ist, wer verantwortlich ist und bis wann.

Copilot in Teams kann aus der Mitschrift der Besprechung Aufgaben herausziehen. Das ist praktisch, aber nur so gut wie die Mitschrift und Ihre Prüfung. Namen können falsch sein, Fristen erfunden, und Vermutungen werden zu Zusagen. Funktionen und Namen ändern sich je nach Lizenz und Version; Stand: Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben in der Sitzung benennen. Sagen Sie am Ende ausdrücklich: «Frau Meier schickt die Unterlagen bis Freitag.» Wer das ausspricht, hilft Menschen und KI.

1. Voraussetzungen prüfen. Copilot braucht in der Regel eine Lizenz und eine passende Besprechungsoption mit Mitschrift. Siehe Voraussetzungen für Copilot in Teams.

1. Liste anfordern. Öffnen Sie nach der Sitzung die Besprechung in Teams und fragen Sie Copilot mit der Vorlage unten nach Aufgaben.

1. Format festlegen. Verlangen Sie eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortliche Person, Frist, Quelle (Zeitpunkt im Gespräch), Status.

1. Unklarheiten kennzeichnen lassen. Bitten Sie Copilot, fehlende Angaben mit «nicht genannt» zu markieren und nichts zu ergänzen.

1. Mit dem Gespräch abgleichen. Prüfen Sie die Angaben anhand von Mitschrift oder Notizen. Besonders Namen, Zahlen und Fristen.

1. Rückfragen stellen. Klären Sie offene Punkte direkt mit den Betroffenen, per Chat oder Mail.

1. Verteilen und übertragen. Senden Sie die geprüfte Liste an die Teilnehmenden, zum Beispiel mit einer kurzen Nachbereitungsmail, und übertragen Sie Aufgaben in Ihr Aufgabenwerkzeug. Siehe Nachbereitungsmail mit Copilot.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus der Besprechung «[Titel]» vom [Datum] eine Aufgabenliste. Erfinde nichts.

Gib eine Tabelle aus mit den Spalten: Nr. | Aufgabe | Verantwortliche Person | Frist | Quelle (wer hat es gesagt, ungefähre Stelle im Gespräch) | Status (ausdrücklich zugesagt / nur vorgeschlagen).
Wenn Person oder Frist im Gespräch nicht genannt wurden, schreibe «nicht genannt». Ordne Aufgaben nicht Personen zu, die sie nicht übernommen haben.
Liste am Ende getrennt auf: Aufgaben, bei denen die Zuständigkeit offen ist, und Fragen, die ich vor dem Versand klären sollte.
Sprache: Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie Titel und Datum ein. Wenn Sie eine Aufgabe vermissen, fragen Sie gezielt danach: «Gab es eine Aufgabe zu [Thema]?»

Worauf Sie achten müssen

• Zuordnung kontrollieren. Die KI kann Aufgaben der falschen Person zuordnen, besonders bei Namensähnlichkeiten.
• Fristen nicht erfinden lassen. Verlangen Sie «nicht genannt» und klären Sie selbst.
• Vorschläge sind keine Aufgaben. «Man könnte …» ist keine Zusage.
• Verbindlichkeit. Wer eine Liste verschickt, schafft eine Erwartung. Sie sollte stimmen.
• Datenschutz. Aufgabenlisten enthalten Namen und Aufgaben. Teilen Sie sie nur mit den Beteiligten. Siehe Teilnehmende informieren.
• Fehlerhafte Mitschrift. Ist die Transkription schlecht, ist es die Liste auch. Siehe Fehler im KI-Protokoll korrigieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Teamleiterin eines Kundendienstes in Zofingen hält jeden Montag eine 30-minütige Sitzung per Teams. Bisher schreibt niemand ein Protokoll; die Aufgaben sind oft unklar.

Sie führt eine Gewohnheit ein: Am Ende der Sitzung liest sie die Aufgaben laut vor. Danach lässt sie Copilot die Tabelle erstellen. Beim Prüfen merkt sie, dass eine Aufgabe fälschlich Herrn S. zugeordnet wurde, der sie nur erwähnt hatte. Sie korrigiert, ergänzt zwei fehlende Fristen und sendet die Liste. Die Zahl der Rückfragen am Dienstag sinkt, weil alle wissen, was zu tun ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Meeting-Nachbereitung mit Copilot sicher beherrschen möchte, findet im Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort den Bereich Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen und Copilot. Der Kurs enthält Praxisaufgaben, einen KI-Lerncoach und einen verifizierbaren Abschluss.

Wer in Ihrem Team welche Aufgabe übernimmt, klären die Beteiligten. Die KI hilft nur beim Festhalten.

Häufige Fragen

Kann Copilot die Aufgaben direkt in Planner oder To Do eintragen?

Je nach Version und Einrichtung sind Verknüpfungen möglich. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass es bei Ihnen funktioniert, und prüfen Sie Einträge vor dem Speichern.

Was, wenn niemand eine Aufgabe übernommen hat?

Dann gibt es keine Aufgabe, nur eine offene Frage. Klären Sie sie in der nächsten Sitzung oder per Chat.

Gelten Aufgaben aus dem KI-Protokoll als verbindlich?

Verbindlich wird sie erst durch Zusage der Person. Senden Sie die Liste mit Bitte um Rückmeldung.

Wie lange nach der Sitzung sollte ich die Liste senden?

Möglichst am selben oder nächsten Tag, solange alle sich erinnern.