Copilot Teams Voraussetzungen für Besprechungen

Das Problem

Sie sind für das nächste Teams-Meeting verantwortlich, und der Chef hat gesagt: «Setzen Sie doch Copilot ein, dann haben wir gleich das Protokoll.» Sie öffnen Teams kurz vor dem Termin und finden das Copilot-Symbol nicht, oder es erscheint die Meldung, dass eine Transkription nötig sei. Der Termin ist in zehn Minuten.

Copilot in Teams besteht aus mehreren Teilen, die zusammenpassen müssen. Es braucht eine Lizenz, die richtige Art von Besprechung, passende Einstellungen und in vielen Fällen eine laufende Transkription, also einen automatisch geschriebenen Gesprächstext. Was davon bei Ihnen gilt, bestimmt auch Ihre IT mit Einstellungen, die Sie nicht sehen.

Mit einer Checkliste vor dem Termin vermeiden Sie diese Überraschung. Stand: Oktober 2026; Microsoft ändert Funktionen und Bezeichnungen laufend, massgebend ist die aktuelle Dokumentation und die Einstellung Ihrer IT.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lizenz klären. Wer Copilot in Besprechungen nutzen will, braucht in der Regel eine zugewiesene Copilot-Lizenz. Fragen Sie Ihre IT mit der Frage: «Habe ich Copilot in Teams-Besprechungen?» Siehe Copilot-Kosten und Lizenzen.

1. Rolle im Meeting prüfen. Als Organisatorin können Sie die Besprechungsoptionen einstellen. Als Teilnehmer haben Sie eventuell weniger Möglichkeiten. Klären Sie, wer das Meeting einrichtet.

1. Besprechung planen. Legen Sie das Meeting in Teams oder Outlook als Teams-Besprechung an. Prüfen Sie, ob alle Teilnehmenden eingeladen sind.

1. Besprechungsoptionen öffnen. Im Termin oder in der Einladung finden Sie die Besprechungsoptionen. Dort steht, ob Copilot erlaubt ist und in welcher Form, zum Beispiel nur während der Besprechung oder auch danach. Die Auswahl hängt von Ihrer IT-Konfiguration ab.

1. Transkription klären. Je nach Einstellung braucht Copilot eine Transkription. Es gibt Konfigurationen, bei denen Copilot nur während der Besprechung genutzt werden kann und danach keine Mitschrift bleibt. Ob und wie das bei Ihnen eingerichtet ist, erfahren Sie von Ihrer IT. Mehr: Copilot in Teams ohne Aufzeichnung.

1. Sprache festlegen. Stellen Sie die gesprochene Sprache der Besprechung ein, zum Beispiel Deutsch. Bei Schweizerdeutsch ist die Erkennung oft schlechter.

1. Teilnehmende informieren. Sagen Sie vorher und zu Beginn, dass KI und Transkription genutzt werden. Siehe Teilnehmende informieren.

1. Kurz testen. Führen Sie vorher eine Testbesprechung zu zweit durch, in der Sie Transkription und Copilot ausprobieren. So wissen Sie, wie es bei Ihnen aussieht.

Vorlage zum Kopieren

Diese Checkliste können Sie vor jedem Termin ausfüllen (Klammern ersetzen):

Besprechung: [Titel, Datum, Uhrzeit]
Organisation durch: [Name]
Copilot-Lizenz vorhanden bei: [wer im Team: Ja / Nein / unklar]
Besprechungsoption für Copilot gesetzt: [nur während / während und danach / aus / unklar]
Transkription aktiviert: [ja / nein / unklar]
Gesprochene Sprache eingestellt: [z. B. Deutsch]
Externe Teilnehmende: [ja/nein; wenn ja: Information und Einverständnis geklärt: ja/nein]
Information an Teilnehmende gesendet am: [Datum]
Testlauf durchgeführt: [ja/nein]
Ansprechperson IT bei Problemen: [Name, Telefon]

Mit der ausgefüllten Liste sehen Sie sofort, was noch offen ist. Klären Sie «unklar» vor dem Termin.

Worauf Sie achten müssen

• Einverständnis und Recht. Wer Gespräche aufnimmt oder mitschreiben lässt, muss Teilnehmende vorher informieren. Die unbefugte Aufnahme nicht öffentlicher Gespräche kann strafbar sein. Eine Einordnung bietet Meeting aufnehmen: Datenschutz. Lassen Sie sich im Einzelfall fachlich beraten.
• Externe Teilnehmende. Bei Kundschaft oder Lieferanten fragen Sie vorab nach, ob KI-Mitschriften in Ordnung sind.
• Qualität der Mitschrift. Dialekt, Hintergrundgeräusche und Überschneidungen verschlechtern das Ergebnis. Prüfen Sie Namen und Zahlen.
• Aufbewahrung. Klären Sie, wo Mitschriften gespeichert werden und wer Zugriff hat.
• Vertrauliche Besprechungen. Personalgespräche oder Verhandlungen brauchen eine bewusste Entscheidung, ob KI-Unterstützung überhaupt gewünscht ist.
• Keine Garantie. Auch bei korrekter Einrichtung kann etwas ausfallen. Halten Sie für wichtige Sitzungen eine zweite Person bereit, die Notizen macht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines Sekretariats in Baden möchte bei der monatlichen Teamsitzung Copilot einsetzen. Kurz vor Beginn zeigt Teams keine Copilot-Funktion. Die Sitzung beginnt ohne Hilfe, und sie schreibt von Hand mit.

Danach klärt sie mit der IT: Ihre Lizenz ist vorhanden, aber die Besprechung war als Termin ohne Transkription geplant, und die IT-Richtlinie verlangt eine Transkription für Copilot. Für die nächste Sitzung richtet sie die Optionen ein, informiert das Team vorab per Mail und testet es mit einer Kollegin. Die Sitzung läuft danach wie vorgesehen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Meetings mit Copilot besser vorbereiten und nachbereiten möchte, findet im Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort den Bereich Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen und Copilot. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Lizenzen, Einstellungen und Richtlinien in Ihrem Microsoft-365-Konto verwaltet Ihre IT.

Häufige Fragen

Brauchen alle Teilnehmenden eine Lizenz?

In der Regel nur die Person, die Copilot nutzt. Die anderen können teilnehmen, ohne selbst Copilot zu haben. Was bei Ihnen gilt, bestätigt Ihre IT.

Funktioniert Copilot in Besprechungen mit Externen?

Das hängt von Einstellungen und Art der Besprechung ab. Testen Sie vorher und klären Sie das Einverständnis der Externen.

Muss die Besprechung aufgezeichnet werden?

Nicht zwingend das Video. Meist ist aber eine Transkription nötig, wobei es Einstellungen gibt, die Copilot nur während der Besprechung erlauben. Details hängen von Ihrer IT ab.

Was, wenn die Transkription schlecht ist?

Dann sind auch Zusammenfassungen unzuverlässig. Sprechen Sie deutlich, nacheinander, und prüfen Sie das Protokoll. Siehe Fehler im KI-Protokoll korrigieren.