Was muss ich vor einer Gesprächsaufnahme klären?

Das Problem

Sie möchten ein Gespräch automatisch mitschreiben lassen: ein Beratungsgespräch, eine Sitzung, ein Telefonat mit einer Kundin. Die KI soll das Gesagte in Text verwandeln, damit Sie nichts verpassen und später nachlesen können. Praktisch, aber: Wer muss dem zustimmen?

Die Frage ist nicht nur eine Höflichkeit. In der Schweiz kann das heimliche Aufnehmen eines Gesprächs strafbar sein, selbst wenn Sie selbst daran beteiligt sind. Dazu kommt das Datenschutzrecht, weil eine Aufnahme die Stimme und oft Namen, Zahlen und persönliche Angaben enthält.

Auch bei der automatischen Mitschrift, die «nur» Text liefert, ist die Aufnahme Zwischenschritt. Darum gilt: Erst klären, dann aufnehmen. Diese Seite bietet gesicherte Grundsätze, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet eine Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festlegen: Schreiben Sie in einem Satz auf, wozu Sie das Gespräch aufnehmen. Zum Beispiel: «Damit ich das Protokoll korrekt erstellen kann.» Ohne klaren Zweck gibt es keine saubere Zustimmung.
2. Beteiligte bestimmen: Wer spricht mit? Zählen Sie alle auf, auch Personen, die nur zuhören oder sich dazuschalten.
3. Rechtsgrundlage klären: Für nicht öffentliche Gespräche gilt: Alle Beteiligten müssen vor der Aufnahme einwilligen. Das heisst nicht nur «dulden», sondern erkennbar zustimmen.
4. Informieren: Sagen Sie vorab, dass aufgenommen und von einer KI transkribiert wird, welches Werkzeug verwendet wird, wer die Aufnahme sieht und wie lange sie aufbewahrt wird.
5. Einwilligung festhalten: Bitten Sie per Mail um ein kurzes «Einverstanden». Bei einem Telefonat sprechen Sie die Zustimmung zu Beginn der Aufnahme aufs Band.
6. Widerspruch ermöglichen: Wer nicht möchte, dass aufgenommen wird, muss das ohne Nachteil ablehnen können. Dann machen Sie handschriftliche Notizen.
7. Werkzeug prüfen: Läuft die Aufnahme über einen Onlinedienst, klären Sie Datenschutz und Speicherort, siehe Vertrauliche Aufnahmen transkribieren.
8. Aufbewahrung begrenzen: Löschen Sie die Aufnahme, sobald das Protokoll fertig und geprüft ist, und bewahren Sie nur das Nötige auf.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage bitten Sie um Einwilligung. Ersetzen Sie die Platzhalter:

Betreff: Aufnahme unseres Gesprächs am [Datum]

Guten Tag [Name]

Für unser Gespräch am [Datum] um [Uhrzeit] möchte ich eine Tonaufnahme machen und sie automatisch in Text umwandeln lassen. 
Zweck: [z. B. genaues Protokoll der besprochenen Punkte].
Verwendetes Werkzeug: [Name des Dienstes]. Die Aufnahme sehe nur ich [und: Personen].
Ich lösche die Aufnahme nach [Frist, z. B. 14 Tagen]; das Protokoll bleibt [Dauer].
Sind Sie damit einverstanden? Bitte antworten Sie kurz mit «Ja». Wenn Sie nicht möchten, ist das kein Problem, ich notiere dann von Hand.

Freundliche Grüsse
[Ihr Name]

Passen Sie Zweck, Werkzeug und Fristen an Ihren Fall an und prüfen Sie den Text mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen.

Worauf Sie achten müssen

• Strafrecht: Nach Art. 179ter des Strafgesetzbuchs (StGB) macht sich strafbar, wer als Gesprächsteilnehmer ein nicht öffentliches Gespräch ohne Einwilligung der andern Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt. Die Strafverfolgung erfolgt auf Antrag. Quelle: Fedlex.
• Datenschutz: Eine Aufnahme enthält Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt unter anderem Transparenz, Zweckbindung und Verhältnismässigkeit. Die Informationspflicht bei der Beschaffung von Personendaten regelt Art. 19 DSG. Quelle: Fedlex.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheit, religiöse Ansichten oder Sozialhilfe verlangen besondere Vorsicht und meist ausdrückliche Einwilligung.
• Arbeitsverhältnis: Im Betrieb gilt zusätzlich der Persönlichkeitsschutz der Mitarbeitenden. Verdeckte Aufnahmen sind nicht zu rechtfertigen.
• Online-Besprechungen: Auch bei Videokonferenzen müssen alle Teilnehmenden über Aufzeichnung und Transkription informiert sein. Siehe Teilnehmende bei Copilot-Besprechungen informieren.
• Weitergabe: Aufnahmen oder Transkripte nicht ohne Erlaubnis weitergeben, schon gar nicht veröffentlichen.
• Ausnahmen: Es gibt eng begrenzte Ausnahmen, etwa gesetzliche Aufzeichnungspflichten bestimmter Stellen. Für Ihren Alltag gilt die Regel: erst fragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Finanzberaterin in Zug möchte ihre Kundengespräche transkribieren lassen, um Beratungsprotokolle schneller zu erstellen.

Vorher: Sie schaltet das Aufnahmegerät ein, ohne es anzukündigen, «damit niemand nervös wird». Das ist riskant und kann strafbar sein.

Nachher: Sie schickt vor jedem Termin die Vorlage oben mit Zweck, Dienst und Löschfrist. Zwei von zehn Kunden lehnen ab, bei ihnen schreibt sie mit. Nach dem Gespräch erstellt sie das Protokoll, lässt es vom Kunden bestätigen und löscht die Aufnahme nach 14 Tagen. Auf dem Papier steht eine kurze Regel für das ganze Büro.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Betriebe, die Regeln zur Nutzung von KI und zum Umgang mit Daten und Aufnahmen erarbeiten möchten, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen: Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte, und es gibt eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Aussagen wenden Sie sich an eine Anwältin, einen Anwalt oder Ihre Datenschutzverantwortliche.

Häufige Fragen

Darf ich ein Gespräch aufnehmen, an dem ich selbst teilnehme?

Nicht ohne Einwilligung der anderen Beteiligten. Das Strafrecht schützt die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes auch gegenüber Gesprächsteilnehmenden.

Reicht ein Hinweis «Gespräch wird aufgezeichnet» am Anfang?

Ein deutlicher Hinweis, dem nicht widersprochen wird, kann im Alltag genügen. Besser ist eine ausdrückliche Zustimmung, die Sie festhalten, besonders bei Externen.

Gilt das auch, wenn die KI nur mitschreibt und nichts speichert?

Ja, auch dann wird das Gespräch verarbeitet. Zudem entsteht meist eine Aufnahme oder ein Zwischenspeicher. Klären Sie beim Werkzeug, was gespeichert wird.

Was tun, wenn jemand die Aufnahme später nicht mehr will?

Nehmen Sie den Wunsch ernst, löschen Sie Aufnahme und Transkript, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht, und bestätigen Sie dies schriftlich.