Wie fasse ich ein Word-Dokument mit Copilot zusammen?

Das Problem

Auf Ihrem Schreibtisch liegt ein Dokument mit vierzig Seiten: ein Gutachten, ein Jahresbericht oder die Hausordnung der Genossenschaft. Sie sollen in einer halben Stunde sagen, worum es geht und was Sie davon betrifft. Alles zu lesen, schaffen Sie nicht, nur zu überfliegen, ist riskant.

Copilot kann ein Word-Dokument in wenigen Sekunden zusammenfassen. Für den ersten Überblick ist das hilfreich. Gleichzeitig sind Zusammenfassungen von KI nicht neutral: Sie gewichten, lassen weg und können Einzelheiten falsch wiedergeben. Besonders bei Zahlen, Fristen und Bedingungen kommt es vor, dass etwas nicht stimmt oder fehlt.

Eine gute Zusammenfassung entsteht, wenn Sie Copilot genau sagen, was Sie brauchen, und wenn Sie das Ergebnis als Wegweiser benutzen, der Sie zu den richtigen Stellen im Dokument führt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokument speichern und öffnen. Copilot arbeitet mit Dokumenten in Ihrem Microsoft-365-Konto. Ist die Datei sehr gross, funktioniert die Zusammenfassung unter Umständen nur teilweise. Das zeigt Copilot meist an.

1. Zweck klären. Wozu brauchen Sie die Zusammenfassung: Entscheidung, Information, Vorbereitung einer Sitzung? Davon hängt ab, was wichtig ist.

1. Copilot öffnen. Klicken Sie im Menüband auf die Copilot-Schaltfläche. Falls sie fehlt: Copilot fehlt in Word, Excel oder Outlook.

1. Auftrag präzise formulieren. Geben Sie Länge, Aufbau (Stichpunkte oder Absätze), Zielgruppe und besondere Interessen an.

1. Nach Fundstellen fragen. Verlangen Sie bei jeder Aussage Hinweis auf Kapitel oder Seite. So können Sie nachlesen.

1. Kernpunkte im Original prüfen. Lesen Sie mindestens die Stellen mit Zahlen, Fristen, Pflichten und Risiken im Dokument selbst.

1. Nachfragen stellen. Bei Unklarheiten fragen Sie Copilot nach Einzelheiten (Fragen zum Dokument stellen).

1. Zusammenfassung kennzeichnen. Wenn Sie sie weitergeben, vermerken Sie, dass sie mit KI erstellt und geprüft wurde, und nennen Sie das Original.

Vorlage zum Kopieren

Fasse dieses Dokument für [Zielgruppe, zum Beispiel die Geschäftsleitung] zusammen. Zweck: [Entscheidung vorbereiten / informieren].

Aufbau:
1. Worum geht es? (maximal 3 Sätze)
2. Die fünf wichtigsten Aussagen als Stichpunkte, jeweils mit Kapitel oder Seitenhinweis
3. Zahlen, Fristen und Termine, die genannt werden (in einer Tabelle, mit Fundstelle)
4. Pflichten, Risiken oder offene Punkte
5. Was im Dokument nicht beantwortet wird
Besonders wichtig für mich: [Thema, zum Beispiel Kosten und Fristen].
Schreibe sachlich, in einfachem Deutsch (Schweiz). Nimm nur Informationen aus dem Dokument. Wenn etwas unklar ist, schreibe «unklar».

Ersetzen Sie Zielgruppe und Schwerpunkt. Punkt 5 deckt Lücken auf, die in Zusammenfassungen sonst untergehen.

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliche Dokumente. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb Copilot für solche Unterlagen freigegeben hat und wer Zugriff auf Ergebnisse hat (Datenschutz mit Copilot im Büro).
• Falsche oder fehlende Details. Zusammenfassungen können Zahlen verwechseln oder Einschränkungen weglassen. Prüfen Sie Fundstellen.
• Langer Inhalt. Bei sehr langen Dokumenten kann Copilot nicht alles berücksichtigen. Teilen Sie das Dokument in Kapitel.
• Tabellen und Bilder. Informationen in Tabellen, Grafiken oder gescannten Seiten werden unter Umständen schlechter erfasst.
• Rechtliche Texte. Für Verträge oder Verfügungen genügt eine Zusammenfassung nicht. Lassen Sie sie fachlich prüfen.
• Funktionsumfang. Funktionen und Grenzen ändern sich laufend. Informationen finden Sie in der Hilfe von Microsoft.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Verwalterin einer Stockwerkeigentümergemeinschaft in Thun erhält ein Gutachten zur Fassadensanierung mit 38 Seiten. Die Versammlung ist in einer Woche, und sie möchte den Eigentümern eine Übersicht schicken.

Mit Copilot erzeugt sie die Zusammenfassung nach der Vorlage. Sie liest die genannten Kapitel zu Kosten und Terminen im Original und stellt fest, dass Copilot eine Kostenspanne als Festpreis wiedergegeben hat. Sie korrigiert den Satz und fügt die Seitenzahl hinzu.

Vorher hätte sie einen Abend gebraucht, nachher ist die Übersicht schneller fertig, und sie weiss genau, auf welche Stellen sie in der Versammlung verweisen kann.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Texte und Dokumente im Büroalltag mit KI strukturiert bearbeiten möchte, findet bei absofort Kurse in der Rubrik KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Beschrieben sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace. Die Kurse arbeiten mit Praxisaufgaben und einem KI-Lerncoach.

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Häufige Fragen

Wie lang darf das Dokument sein?

Das hängt von der Version und Ihrer Lizenz ab. Copilot weist auf Grenzen hin. Bei sehr langen Dateien fassen Sie kapitelweise zusammen.

Kann Copilot auch Fragen zum Dokument beantworten?

Ja, das ist oft nützlicher als eine allgemeine Zusammenfassung. Siehe Fragen zum Dokument stellen.

Darf ich die Zusammenfassung weitergeben?

Ja, wenn Sie sie geprüft haben und der Inhalt des Dokuments weitergegeben werden darf. Kennzeichnen Sie sie als Zusammenfassung und nennen Sie das Original.

Warum unterscheidet sich die Zusammenfassung bei jedem Versuch?

KI formuliert jedes Mal neu. Wichtige Aussagen sollten aber gleich bleiben. Wenn nicht, prüfen Sie das Original.