Welche KI kaufen? Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung

Das Problem

Die Geschäftsleitung möchte wissen: Welche KI sollen wir anschaffen, was kostet das, und ist es sicher? Sie haben den Auftrag, eine Empfehlung vorzulegen. Doch Sie sind weder Juristin noch IT-Experte, und die Entscheidungsträger haben wenig Zeit.

Häufig scheitert das an der Form. Eine zehnseitige Liste von Funktionen überzeugt niemanden. Und eine Empfehlung ohne Begründung wird zurückgestellt.

Eine klare Vorlage ordnet das Wesentliche: Wofür, welche Möglichkeiten, was spricht dafür und dagegen, was kostet es, was ist das Risiko, wie geht es weiter. So kann die Geschäftsleitung in einer Sitzung entscheiden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Aufgaben klären: Welche zwei bis drei Aufgaben sollen mit KI besser werden? Wer nutzt sie? Wie viele Personen?
2. Anforderungen sammeln: Welche Programme müssen eingebunden sein, welche Daten werden verarbeitet, welche Sprache ist wichtig? Siehe Anforderungskatalog.
3. Zwei bis drei Anbieter wählen: Beschränken Sie sich auf wenige Kandidaten, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen. Hilfsmittel: Auswahlcheckliste für KMU.
4. Angaben beim Anbieter einholen: Preise, Tarife, Datenschutz und Vertrag entnehmen Sie ausschliesslich den Anbieterseiten und Offerten. Notieren Sie Datum und Quelle.
5. Kleinen Test durchführen: Lassen Sie zwei Personen drei Aufgaben mit jedem Kandidaten bearbeiten und bewerten. Siehe Nutzwertanalyse.
6. Kosten rechnen: Lizenzen, Einführung, Schulung, Betreuung. Rechnen Sie mit eigenen Zahlen, und markieren Sie Annahmen.
7. Risiken benennen: Datenschutz, Abhängigkeit vom Anbieter, Qualität, Akzeptanz im Team. Siehe Abhängigkeit vom Anbieter.
8. Empfehlung formulieren: Ein klarer Vorschlag: Ja, Nein oder Pilot mit Dauer und Erfolgskriterien, siehe Pilotprojekt.
9. Vorlage auf zwei Seiten kürzen: Anhang für Details.
10. Entscheid festhalten: Datum, Beschluss und Zuständigkeiten ins Protokoll.

Vorlage zum Kopieren

ENTSCHEIDUNGSVORLAGE: Auswahl eines KI-Assistenten
Datum: [Datum]   Verfasst von: [Name]   Entscheid bis: [Datum]

1. Ausgangslage und Ziel (3 Sätze)
[Was ist heute das Problem? Was soll mit KI besser werden?]

2. Anforderungen
Muss: [z. B. Firmenkonto, Datenschutzvertrag, Deutsch/Schweizer Schreibweise]
Wünschenswert: [z. B. Anbindung an Outlook, Dateien auswerten]
Datenarten: [offen/intern/vertraulich]   Nutzende: [Anzahl, Abteilungen]

3. Geprüfte Optionen (Stand: [Datum], Quellen: Anbieterseiten/Offerten)
| Option | Funktionen | Datenschutz/Vertrag | Kosten pro Monat und Person (laut Anbieter) | Testergebnis |
| [A]    | [..]       | [..]                | [..]                                        | [Note]       |
| [B]    | [..]       | [..]                | [..]                                        | [Note]       |
| Keine Einführung | – | – | – | – |

4. Gesamtkosten im ersten Jahr (Annahmen angeben)
Lizenzen: [..] Schulung: [..] Betreuung/Einführung: [..] Total: [..]

5. Risiken und Gegenmassnahmen
[Datenschutz: ..; Abhängigkeit: ..; Qualität: ..; Akzeptanz: ..]

6. Empfehlung
[Option X als Pilot für [Dauer] mit [Anzahl] Personen. Erfolgskriterien: [..].
Entscheid danach: Ausbau / Anpassung / Abbruch.]

7. Beschlussantrag
Die Geschäftsleitung beschliesst: [..]   Verantwortlich: [Name]   Datum: [..]

Füllen Sie die Felder mit Ihren Angaben und Testergebnissen. Preise tragen Sie nur ein, wenn Sie sie in der Offerte oder auf der Anbieterseite sehen, und schreiben das Abfragedatum dazu.

Worauf Sie achten müssen

• Preise ändern sich: Tragen Sie Preise mit Quelle und Datum ein. Rechnen Sie in CHF und beachten Sie Mehrwertsteuer sowie Währungsumrechnung.
• Gesamtkosten statt Lizenzpreis: Schulung, Zeit, Betreuung und mögliche Zusatzfunktionen gehören dazu. Siehe versteckte Zusatzkosten.
• Datenschutz als Muss-Kriterium: Klären Sie früh, was in das Werkzeug darf. Siehe Vertrauliche Daten.
• Ehrlichkeit bei Grenzen: Schreiben Sie, was die KI nicht kann, und wo menschliche Kontrolle nötig bleibt.
• Keine Garantien: Aussagen wie «spart 30 Prozent Zeit» nur verwenden, wenn Sie sie selbst gemessen haben.
• Rechtliche Prüfung: Bei Personendaten, Berufsgeheimnis oder EU-Bezug holen Sie eine fachliche Prüfung ein.
• Abhängigkeit: Planen Sie, wie Sie wechseln könnten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin eines Architekturbüros in Luzern soll der Geschäftsleitung bis zur nächsten Sitzung eine KI-Empfehlung vorlegen. Zwölf Personen sollen sie nutzen.

Vorher: Sie sammelt Prospekte und Zeitungsartikel, die sich widersprechen. Die Geschäftsleitung vertagt das Thema.

Nachher: Sie legt zwei Aufgaben fest (Texte für Offerten, Protokolle), prüft zwei Anbieter in Geschäftstarifen, lässt zwei Kolleginnen mit Beispielen testen und füllt die Vorlage aus. Die Kosten rechnet sie mit den Angaben aus den Offerten. Sie empfiehlt einen Pilot mit vier Personen über drei Monate. Die Geschäftsleitung beschliesst den Pilot und legt Erfolgskriterien fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie die Entscheidung nicht allein vorbereiten wollen, begleitet Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Laut Beschreibung gehören Prozessaufnahme, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und ein Umsetzungsplan dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lang darf die Vorlage sein?

Zwei Seiten genügen. Details gehören in einen Anhang. Entscheidungsträger lesen selten mehr.

Muss ich immer mehrere Anbieter vergleichen?

Zwei bis drei genügen. Der Vergleich zeigt, ob Ihre Wahl begründet ist. Eine Option «keine Einführung» sollten Sie als Referenz immer aufführen.

Wie gehe ich mit Preisen um, die sich ändern?

Tragen Sie Preis, Quelle und Datum ein und geben Sie an, bis wann die Offerte gilt. Planen Sie eine Überprüfung vor Vertragsverlängerung ein.

Reicht ein Pilotprojekt als Entscheid?

Ja, oft ist das der vernünftigste Weg. Legen Sie Dauer, Teilnehmende und Erfolgskriterien vorab fest, damit Sie danach begründet entscheiden können.