KI-Modell für KMU auswählen: Checkliste

Das Problem

Die Geschäftsleitung möchte «eine KI für die Firma», und Sie sollen eine Auswahl vorbereiten. Eine Kollegin lobt schöne Texte, ein Kollege interessiert sich für Tabellen und jemand anderes für die automatische Beantwortung von Kundenfragen. Ohne gemeinsame Aufgabe vergleichen Sie unterschiedliche Erwartungen statt brauchbare Lösungen.

Ein KI-Modell ist der technische Kern, der Eingaben verarbeitet und Antworten erzeugt. Für Ihren Betrieb zählt jedoch das ganze Angebot: die Bedienung, der Zugang, der Umgang mit Daten und die Möglichkeit, Ergebnisse in Ihre vorhandenen Programme zu übernehmen. Derselbe Modellname kann in verschiedenen Angeboten mit unterschiedlichen Bedingungen auftauchen.

Sie brauchen deshalb keine Rangliste mit einem vermeintlich besten Modell. Sie brauchen eine übersichtliche Entscheidungsvorlage, aus der hervorgeht, welche Arbeit unterstützt wird, welche Grenzen bleiben und wer den Einsatz verantwortet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine klar begrenzte Aufgabe. Öffnen Sie ein Dokument und beschreiben Sie einen wiederkehrenden Ablauf, etwa das Formulieren einer Antwort aus freigegebenen Produktinformationen. Notieren Sie, wer heute welchen Schritt erledigt. Wählen Sie zunächst eine Aufgabe, deren Ergebnis eine zuständige Person zuverlässig prüfen kann.

1. Legen Sie Muss-Kriterien und Wünsche fest. Ein Muss-Kriterium ist eine Bedingung, ohne die ein Angebot ausscheidet. Dazu können verständliches Deutsch, ein bestimmtes Dateiformat oder betriebliche Datenvorgaben gehören. Sammeln Sie Komfortwünsche getrennt; eine Vorlage bietet der Anforderungskatalog für die KI-Modellwahl.

1. Bestimmen Sie die erlaubten Eingaben. Schreiben Sie auf, ob die Aufgabe öffentliche Texte, interne Informationen oder Personendaten benötigt. Verwenden Sie für erste Versuche selbst erstellte Beispieldaten ohne Bezug zu realen Personen. Fragen Sie vor dem Einsatz echter Unterlagen die zuständige Stelle im Betrieb nach der Freigabe.

1. Prüfen Sie geeignete Angebote auf dem Papier. Vergleichen Sie die aktuellen Funktionsbeschreibungen, Kontomöglichkeiten und Vertragsunterlagen. Notieren Sie ausdrücklich, welches Angebot Sie betrachten und welche Angaben fehlen. Ein freundliches Verkaufsgespräch oder eine allgemeine Datenschutzwerbung ersetzt keinen Beleg für Ihre konkrete Nutzung.

1. Testen Sie mit denselben Aufgaben. Geben Sie jedem Kandidaten dieselbe Anweisung und dieselben freigegebenen Informationen. Verwenden Sie einen einfachen Standardfall und einen Fall mit fehlenden oder widersprüchlichen Angaben. Beobachten Sie, ob die KI Unsicherheit benennt oder fehlende Tatsachen überzeugend erfindet.

1. Messen Sie den gesamten Arbeitsaufwand. Halten Sie fest, wie viel Vorbereitung, Korrektur und Kontrolle tatsächlich nötig ist. Berücksichtigen Sie Einweisung, Kontoverwaltung, Unterstützung bei Problemen und mögliche Zusatzkosten. Notieren Sie beobachtete Ergebnisse statt geschätzter Einsparungen, die niemand überprüft hat.

1. Planen Sie einen begrenzten Betriebsversuch. Ein Pilotversuch ist ein Einsatz im kleinen Rahmen mit klarer Auswertung. Bestimmen Sie erlaubte Aufgaben, teilnehmende Personen, Freigabeweg und Abbruchgründe. Die Anleitung zum KI-Pilotprojekt im Betrieb hilft, diese Punkte vor dem Start zusammenzuführen.

1. Entscheiden Sie und dokumentieren Sie Grenzen. Schreiben Sie auf, warum das Angebot für die gewählte Aufgabe passt und welche Verwendungen noch nicht freigegeben sind. Legen Sie eine zuständige Person für Rückfragen fest. Prüfen Sie die Entscheidung erneut, wenn Funktionen, Bedingungen oder die betrieblichen Aufgaben wesentlich wechseln.

Welche Punkte gehören in die Auswahlcheckliste?

Bewerten Sie zuerst die unverzichtbaren Bedingungen. Ein Angebot mit ungeklärter Datennutzung wird nicht dadurch geeignet, dass seine Texte besonders flüssig klingen. Bei den verbleibenden Kandidaten können Sie festhalten, welcher Punkt für Ihre tägliche Arbeit besonders wichtig ist und weshalb.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, eine Entscheidungsvorlage für unsere KI-Auswahl zu erstellen.
Betrieb und Arbeitsbereich: [kurze Beschreibung]
Konkrete Aufgabe: [heutiger Ablauf]
Anwenderinnen und Anwender: [Rollen, keine Personennamen]
Erlaubte Testdaten: [Art der Beispieldaten]
Muss-Kriterien: [unverzichtbare Anforderungen]
Wünsche: [zusätzliche Vorteile]
Vorliegende Anbieterangaben: [öffentliche Informationen]
Beobachtete Testergebnisse: [eigene Notizen]

Erstelle eine Tabelle mit erfüllt, nicht erfüllt oder offen.
Begründe jede Einstufung nur mit meinen Angaben.
Trenne nachgewiesene Eigenschaften von Vermutungen.
Ergänze offene Fragen, Zuständigkeiten und Abbruchgründe.
Erfinde keine Preise, Einsparungen oder Anbieterfunktionen.

Ersetzen Sie die Platzhalter mit Ihrer konkreten Aufgabe und kontrollieren Sie die ausgefüllte Tabelle anhand Ihrer Unterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung: Beim Auslagern einer Datenbearbeitung bleibt der Betrieb für den Datenschutz verantwortlich. Das erläutert der EDÖB zur Auftragsdatenbearbeitung; lassen Sie ungeklärte Vertrags- und Datenschutzfragen fachlich prüfen.
• Falsche Sicherheit: Eine gut formulierte Antwort kann sachlich falsch sein. Bestimmen Sie vor dem Versuch, wer die nötigen Fachkenntnisse für die Kontrolle hat und was bei Unsicherheit passiert.
• Versteckter Aufwand: Neben dem Zugang können Schulung, Nacharbeit und Anpassungen Ihrer Abläufe anfallen. Verwenden Sie aktuelle Offerten und eigene Beobachtungen, statt einen allgemeinen Abopreis mit den Gesamtkosten gleichzusetzen.
• Unbeabsichtigte Aktionen: Ein Entwurf sollte im ersten Versuch keine Nachricht selbst versenden oder Bestellung auslösen. Aktivieren Sie weitergehende Funktionen erst mit klaren Befugnissen und passender Prüfung.
• Anbieterbindung: Sichern Sie wichtige Arbeitsanweisungen und freigegebene Vorlagen ausserhalb einzelner Unterhaltungen. Prüfen Sie den späteren Wechsel des KI-Anbieters, bevor ein wichtiger Ablauf davon abhängt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller betreut das Büro eines Sanitärbetriebs in Aarau. Die Leitung möchte Unterstützung bei wiederkehrenden Kundenanfragen. Anfangs vergleichen Mitarbeitende beliebige Fragen und kommen zu widersprüchlichen Urteilen über die getesteten Werkzeuge.

Frau Müller beschreibt daraufhin eine einheitliche Aufgabe: Aus freigegebenen Leistungsinformationen soll ein Antwortentwurf entstehen, ohne Termine oder Preise zu erfinden. Sie testet auch eine Anfrage, für die entscheidende Angaben fehlen. Ein Kandidat ergänzt unbelegte Zusagen; ein anderer fragt nach den fehlenden Informationen.

Danach liegt eine nachvollziehbare Auswahlgrundlage vor. Der Betrieb startet mit geprüften Entwürfen und manueller Freigabe, während Terminvergabe und Versand im bestehenden Ablauf bleiben. Ob der Versuch nützt, beurteilt die Leitung anhand der tatsächlich nötigen Nacharbeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten zu erkennen und Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan mit klaren Arbeitsschritten entstehen.

Bei weitergehenden Vorhaben gehören auch die Konzeption von Verbindungen zwischen Systemen, Automatisierungen und die Begleitung der Umsetzung zum beschriebenen Angebot. Der konkrete Umfang wird für Ihr Projekt geklärt; Ausgangspunkt ist Ihr Arbeitsprozess und der dafür nachvollziehbare Nutzen.

Häufige Fragen

Muss unsere Firma überall dasselbe Modell einsetzen?

Ein gemeinsames Angebot kann Verwaltung und Schulung vereinfachen. Unterschiedliche Aufgaben können dennoch unterschiedliche Werkzeuge benötigen; dokumentieren Sie dann besonders klar, welche Daten und Aufgaben je Werkzeug erlaubt sind.

Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung für den ersten Versuch?

Für einen überschaubaren Test mit neutralen Beispieldaten benötigen Sie vor allem eine klare Aufgabe und eine fachkundige Ergebnisprüfung. Bei technischen Verbindungen, vertraulichen Daten oder automatischen Aktionen sollten passende Fachpersonen einbezogen werden.

Was tun wir, wenn sich die Antworten später verschlechtern?

Wiederholen Sie die gespeicherten Testaufgaben und vergleichen Sie die Ergebnisse mit der früheren Freigabe. Beschränken Sie den Einsatz bei kritischen Abweichungen und nutzen Sie den vorgesehenen Ersatzablauf, bis die Ursache geklärt ist.