KI-Modell und Datenschutz: Was vor der Auswahl prüfen?

Das Problem

Sie sollen eine KI für Ihr Büro auswählen und lesen Aussagen wie «sicher», «privat» oder «für Unternehmen». Gleichzeitig bleibt unklar, was mit hochgeladenen Briefen, Gesprächsnotizen und Tabellen passiert. Ein schönes Antwortbeispiel beantwortet diese Fragen nicht.

Personendaten sind Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Dazu können Namen, E-Mail-Adressen oder Informationen über Mitarbeitende und Kundinnen gehören. Auch ohne Namen kann eine seltene Kombination von Funktion, Ort und Ereignis eine Person erkennbar machen.

Das KI-Modell ist nur der technische Kern des Angebots. Datenschutz hängt zusätzlich vom Dienst, vom gewählten Zugang, den Einstellungen und Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf ab. Sie brauchen deshalb eine Prüfung des konkreten Einsatzes, bevor echte Unterlagen in das Werkzeug gelangen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie die geplante Bearbeitung. Öffnen Sie eine Tabelle und notieren Sie Aufgabe, benötigte Eingaben und gewünschte Ausgabe. Schreiben Sie beispielsweise «Antwortentwurf aus einer Kundenanfrage» statt bloss «KI im Büro». Halten Sie auch fest, wer das Ergebnis erhält und ob es in weiteren Programmen gespeichert wird.

1. Ordnen Sie die Daten ein. Trennen Sie öffentliche Informationen, interne Geschäftsangaben und Personendaten. Markieren Sie besonders heikle Inhalte wie Gesundheitsangaben oder vertrauliche Personaldossiers zur fachlichen Abklärung. Verwenden Sie für erste Versuche frei erfundene Beispieldaten, deren Details keiner realen Person entsprechen.

1. Identifizieren Sie Dienst und Zugang. Notieren Sie den Vertragspartner, das konkrete Angebot und den vorgesehenen Kontotyp. Prüfen Sie, ob zusätzliche Funktionen andere Dienste einbinden. Ein Modellname allein zeigt nicht, welche Unternehmen Ihre Eingaben verarbeiten oder welche Bedingungen für Ihre Nutzung gelten.

1. Klären Sie alle Verwendungszwecke. Suchen Sie in den Unterlagen nach Aussagen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Verbesserung des Dienstes und zum Training, also zum Weiterlernen von KI-Modellen. Fragen Sie ausdrücklich nach Eingaben, Ausgaben, hochgeladenen Dateien und freiwillig übermitteltem Feedback. Halten Sie die jeweilige Fundstelle fest, statt unterschiedliche Zusagen zusammenzufassen.

1. Prüfen Sie Aufbewahrung und Löschung. Fragen Sie nach Chatverläufen, Dateien, technischen Protokollen und Sicherungskopien. Lassen Sie erklären, was ein Löschknopf tatsächlich entfernt und ob einzelne Daten aus bestimmten Gründen länger aufbewahrt werden. «Nicht für Training verwendet» beantwortet noch nicht, wann Daten gelöscht werden.

1. Klären Sie Zugriffe und Datenstandorte. Erfassen Sie, wer im eigenen Betrieb, beim Anbieter und bei weiteren beauftragten Firmen zugreifen kann. Fragen Sie neben dem Speicherort nach Verarbeitung und möglichem Supportzugriff aus anderen Ländern. Die Auswahlhilfe zum Datenstandort Schweiz vertieft diese Unterscheidung.

1. Lassen Sie offene Punkte fachlich beurteilen. Legen Sie Aufgabe, Datenarten, Anbieterunterlagen und ungeklärte Fragen der zuständigen Fachperson vor. Je nach Betrieb sind Datenschutz, IT und Rechtsberatung einzubeziehen. Eine KI darf öffentliche Bedingungen strukturieren, soll aber weder fehlende Vertragszusagen erfinden noch Ihren Einsatz selbst freigeben.

1. Dokumentieren Sie die betriebliche Freigabe. Halten Sie erlaubte Aufgaben, Datenarten, Konten und zuständige Personen schriftlich fest. Schulen Sie die Beteiligten anhand konkreter Beispiele und planen Sie eine erneute Prüfung bei wesentlichen Änderungen. Bis zur Klärung bleiben echte vertrauliche Unterlagen ausserhalb des ungeprüften Dienstes.

Welche Fragen müssen getrennt beantwortet werden?

Für die vertragliche Einordnung der Trainingsnutzung hilft die Seite Nutzung von Daten für KI-Training regeln. Speichern Sie die geprüften Fassungen der Unterlagen mit Datum, damit spätere Rückfragen nicht allein vom Gedächtnis abhängen.

Vorlage zum Kopieren

Ordne diese öffentlichen Anbieterunterlagen für unsere Datenschutzprüfung.
Geplanter Einsatz: [Aufgabe ohne echte Personendaten beschreiben]
Angebot und Kontotyp: [Bezeichnung]
Benötigte Datenarten: [Kategorien, keine echten Inhalte]
Öffentliche Unterlagen mit Datum und Fundstelle: [Text und Links]

Erstelle eine Tabelle mit diesen Themen:
Verwendungszwecke, Training, Aufbewahrung, Löschung,
Zugriffsrollen, weitere beauftragte Firmen und Datenstandorte.
Nenne zu jeder Aussage die genaue Fundstelle.
Markiere fehlende oder widersprüchliche Angaben als «offen».
Formuliere passende Rückfragen für Anbieter und Fachperson.
Gib keine rechtliche Freigabe und erfinde keine Vertragszusagen.

Ersetzen Sie die Platzhalter mit allgemeinen Angaben zum Vorhaben und geben Sie keine echten Kundendossiers als Beispiel ein.

Worauf Sie achten müssen

• Das Gesetz gilt auch für KI: Das Schweizer Datenschutzgesetz ist auf KI-gestützte Bearbeitungen anwendbar. Der EDÖB erläutert diesen Grundsatz; welche Pflichten Ihr konkreter Einsatz auslöst, muss anhand des Einzelfalls geprüft werden.
• Auslagern entbindet nicht von Verantwortung: Bearbeitet ein Dienst Personendaten in Ihrem Auftrag, bleiben die entsprechenden Datenschutzpflichten des Betriebs bestehen. Der EDÖB beschreibt die Anforderungen an Auftragsdatenbearbeitung, darunter die sorgfältige Auswahl und Einbindung des beauftragten Dienstes.
• Auslandbezug braucht eine eigene Prüfung: Ein ausländischer Anbieter ist nicht automatisch ausgeschlossen. Klären Sie anhand der tatsächlichen Datenflüsse die Voraussetzungen für eine Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland und lassen Sie erforderliche Schutzvorkehrungen fachlich beurteilen.
• Namen entfernen reicht nicht immer: Prüfen Sie auch indirekte Hinweise in Inhalt, Dateinamen und beigefügten Dokumenten. Wenn eine Zuordnung weiterhin möglich ist, sollten Sie das Material nicht als anonym behandeln.
• Ergebnisse können ebenfalls vertraulich sein: Ein Antwortentwurf kann Informationen aus Eingaben wiedergeben oder falsche Angaben über Personen enthalten. Kontrollieren Sie deshalb sowohl den Inhalt als auch den Kreis der Personen, die ihn erhalten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet in einem kleinen Treuhandbüro in Baden. Sie möchte Kundenanfragen zusammenfassen lassen und findet ein Angebot mit dem Hinweis, Eingaben würden nicht zum Training verwendet. Zunächst hält sie damit alle Datenschutzfragen für beantwortet.

Mit der Prüftabelle erkennt sie, dass Angaben zu hochgeladenen Dateien, Löschung und weiteren beauftragten Firmen fehlen. Sie testet die Zusammenfassung vorerst mit einem vollständig erfundenen Schreiben und sammelt die offenen Fragen für die zuständige Fachperson. Vorher gab es nur eine allgemeine Werbezusage; danach liegt eine nachvollziehbare Grundlage für die Freigabeentscheidung vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen bei absofort vermittelt Grundlagen für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten und die Prüfung von KI-Ergebnissen. Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug gehört zu den beschriebenen Lerninhalten.

Ihre Mitarbeitenden können damit lernen, erlaubte Aufgaben zu erkennen und bei unklaren Datenfragen richtig nachzufragen. Die Weiterbildung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung oder fachliche Prüfung Ihres Anbietervertrags.

Häufige Fragen

Ist ein kostenpflichtiges Firmenkonto automatisch freigegeben?

Nein, prüfen Sie die Bedingungen und Einstellungen des konkreten Angebots. Auch die geplanten Aufgaben und Datenarten müssen zur betrieblichen Freigabe passen.

Ist eine KI auf unserem eigenen Computer immer unproblematisch?

Der Betrieb auf eigener Hardware kann Datenflüsse verändern, beseitigt aber nicht alle Fragen. Prüfen Sie unter anderem Zugriffsrechte, Sicherungen, Updates und mögliche Verbindungen zu externen Diensten.

Können wir den Anbieter einfach um eine Bestätigung bitten?

Ja, formulieren Sie dafür konkrete Fragen mit Bezug auf Angebot und Einsatz. Lassen Sie bei wichtigen Zusagen prüfen, wie verbindlich die Antwort ist und ob sie zu den übrigen Vertragsunterlagen passt.