Anforderungskatalog für die KI-Modellwahl: Vorlage

Das Problem

Ihr Betrieb will eine KI einführen. Mehrere Anbieter präsentieren ihre Lösungen, jeder mit eigenen Stärken und eigener Sprache. Am Ende des Gesprächs fragen Sie sich, was Sie eigentlich vergleichen sollen. Und worauf kommt es Ihnen überhaupt an?

Ohne klare Anforderungen bestimmen die Anbieter, worüber gesprochen wird. Dann entscheidet leicht die beste Präsentation. Mit einem Anforderungskatalog drehen Sie das um: Sie legen vorher fest, was Ihr Betrieb braucht, und messen jedes Angebot daran. Das spart Zeit, vermeidet Fehlkäufe und macht Entscheidungen gegenüber Geschäftsleitung und Mitarbeitenden verständlich.

Ein Katalog muss nicht lang sein. Zwei bis drei Seiten genügen für die meisten KMU. Diese Seite gibt Ihnen eine Struktur zum Ausfüllen (Stand Oktober 2026).

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beteiligte einbinden. Wer wird die KI nutzen, wer entscheidet, wer prüft Datenschutz und Technik? Holen Sie diese Personen für eine kurze Sitzung zusammen.

1. Aufgaben beschreiben. Notieren Sie, wofür die KI eingesetzt werden soll: Texte, Zusammenfassungen, Kundenanfragen, Datenauswertung. Beschreiben Sie auch, was sie nicht tun soll.

1. Daten und Risiken festhalten. Welche Daten sind beteiligt: öffentlich, intern, personenbezogen, vertraulich? Das bestimmt Anforderungen an Datenschutz und Standort. Siehe KI mit Datenstandort Schweiz: Welche Angaben brauche ich?.

1. Anforderungen sammeln. Gehen Sie die Bereiche der Vorlage durch und schreiben Sie pro Bereich auf, was Sie brauchen.

1. Muss, Soll und Kann trennen. Muss-Kriterien sind unverzichtbar (Ausschlusskriterium). Soll-Kriterien sind wichtig, aber verhandelbar. Kann-Kriterien sind Wünsche.

1. Gewichten. Vergeben Sie den Soll- und Kann-Kriterien Gewichte, zum Beispiel 1 bis 3.

1. Katalog Anbietern geben. Senden Sie ihn Anbietern und bitten Sie um schriftliche Antworten. Siehe Welche Fragen stelle ich einem KI-Anbieter vor dem Kauf?.

1. Bewerten und vergleichen. Prüfen Sie zuerst die Muss-Kriterien. Wer sie nicht erfüllt, scheidet aus. Bewerten Sie die übrigen Kriterien nach Punkten.

1. Mit Test und Pilot absichern. Ergänzen Sie die Papierbewertung durch einen Praxistest: KI-Modelle mit eigenen Büroaufgaben vergleichen und Pilotversuch.

1. Entscheid und Katalog aufbewahren. Der Katalog dient später als Prüfgrundlage und zur Dokumentation.

Vorlage zum Kopieren

Anforderungskatalog KI-Modell, Betrieb: [Name], Stand [Datum], Verantwortlich: [Funktion]
Zweck und Aufgaben: [Beschreibung] Nicht vorgesehen: [Beschreibung]
Nutzende: [Anzahl, Rollen] Einführung geplant: [Zeitraum]

Kriterium | Anforderung | Muss/Soll/Kann | Gewicht (1–3) | Anbieter A | Anbieter B
1 Aufgaben: [z. B. Texte, Zusammenfassungen auf Deutsch]
2 Sprache: [z. B. Deutsch (Schweiz), Schweizer Schreibweise, Französisch]
3 Daten: [z. B. keine Personendaten / interne Daten erlaubt]
4 Datenschutz und Recht: [z. B. Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Standort, Unterauftragnehmer]
5 Sicherheit: [z. B. Anmeldung mit Zwei-Faktor, Rollen, Protokolle]
6 Integration: [z. B. Microsoft 365, Dateiformate, Schnittstellen]
7 Bedienung: [z. B. ohne IT-Kenntnisse nutzbar]
8 Leistung und Qualität: [z. B. Ergebnis bei Testaufgaben]
9 Betrieb und Support: [z. B. Erreichbarkeit, Sprache des Supports]
10 Kosten: [z. B. Budget in CHF pro Monat, Kostengrenze]
11 Vertrag: [z. B. Laufzeit, Kündigung, Datenexport]
12 Ausstieg: [z. B. Daten zurückholen, Wechsel möglich]
Gesamtbewertung: [Punkte] Entscheid: [Text]

Füllen Sie die Spalten mit Ihren Anforderungen. Anbieter tragen ihre Antworten ein, oder Sie tragen sie nach den Gesprächen ein.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu viel. Ein Katalog mit hundert Punkten wird nicht gelesen. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
• Muss-Kriterien nicht aufweichen. Wer im Verlauf Ausnahmen macht, entwertet den Katalog.
• Vertrauen auf Aussagen. Antworten von Anbietern sind Behauptungen, bis sie belegt sind. Verlangen Sie Belege, Verträge, Testzugänge.
• Rechtliche Fragen. Datenschutz, Auftragsbearbeitung, Auslandbezug und Berufsgeheimnisse gehören fachlich geprüft. Der Katalog ersetzt diese Prüfung nicht.
• Mitarbeitende einbeziehen. Eine Lösung, die keiner mag, wird nicht genutzt.
• Katalog aktualisieren. Anforderungen ändern sich. Passen Sie ihn bei Bedarf an.
• Anbieterabhängigkeit. Planen Sie Ausstieg und Datenrückgabe von Anfang an ein.
• Kosten ganzheitlich. Rechnen Sie Schulung, Einführung und Betrieb mit, nicht nur die Lizenz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen in Aarau mit vierzig Mitarbeitenden möchte KI für Offerten und Korrespondenz einführen. Drei Anbieter haben Präsentationen gehalten.

Vorher: Der Geschäftsführer ist von der Präsentation des dritten Anbieters beeindruckt, die Büroleiterin hat Bedenken zum Datenschutz.

Nachher: Das Team erstellt in einer Stunde einen Katalog: Muss-Kriterien sind Deutsch mit Schweizer Schreibweise, Vertrag zur Auftragsbearbeitung und kein Training mit Firmeneingaben. Zwei der drei Anbieter erfüllen die Muss-Kriterien, einer nicht und scheidet aus. Die beiden anderen werden über Testaufgaben und Pilot weiter verglichen. Der Katalog bleibt Teil der Projektdokumentation.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Anforderungen für ein KI-Vorhaben klären und in einen Umsetzungsplan überführen möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Das Angebot umfasst das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und einen Umsetzungsplan. Auch das Konzipieren von Schnittstellen und das Verbinden von Systemen gehören dazu, mit dokumentierter Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert, und für Angaben zu Kosten und Umfang gibt es eine Anfragemöglichkeit.

Häufige Fragen

Wie lang soll der Katalog sein?

Zwei bis drei Seiten oder rund zwölf Bereiche genügen für die meisten KMU. Wichtig ist, dass jede Zeile prüfbar ist.

Wer füllt ihn aus?

Ein kleines Team aus Fachbereich, IT und Datenschutz. Die Geschäftsleitung bestätigt die Muss-Kriterien.

Muss ich Anbietern den ganzen Katalog zeigen?

Nicht zwingend. Für Anfragen genügt oft ein Auszug. Je klarer Ihre Fragen, desto präziser die Antworten.

Wie hängt der Katalog mit einem Pilot zusammen?

Der Katalog liefert die Kriterien, der Pilot prüft sie in der Praxis. Siehe Wie plane ich ein überschaubares KI-Pilotprojekt?.