Passt das KI-Modell zu unserer bestehenden Software?

Das Problem

Sie arbeiten täglich mit bestimmten Programmen: Microsoft 365 oder Google Workspace, einem Branchenprogramm, einer Buchhaltungssoftware, einem Kundenverwaltungssystem. Nun soll eine KI dazukommen. Die Gefahr: Sie wählen ein Modell, das im Test glänzt, sich aber kaum mit Ihren Programmen verbinden lässt. Dann kopieren alle Texte von Hand zwischen Fenstern hin und her, und der Nutzen schrumpft.

Die Frage «Passt das KI-Modell zu unserer Software?» wird oft zu spät gestellt, meist erst nach dem Kauf. Dabei lässt sie sich mit wenigen Prüfungen vorab beantworten, ohne dass Sie Programmierkenntnisse brauchen. Entscheidend ist, die Möglichkeiten zu kennen: vom Chat im Browser über Erweiterungen in Programmen bis zu Schnittstellen für eigene Anbindungen.

Diese Seite führt Sie durch eine Prüfung mit einer Checkliste. Stand Oktober 2026, Anbindungen und Funktionen ändern sich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Programme auflisten. Schreiben Sie alle Programme auf, in denen die KI wirken soll: Office-Programme, E-Mail, Kalender, Ablage, Fachsoftware, Kundenverwaltung, Webseite.

1. Arbeitsabläufe beschreiben. Wo soll die KI in welchem Schritt helfen? Zum Beispiel: «Antwortentwurf direkt in Outlook», «Zusammenfassung eines PDF aus der Ablage».

1. Anbindungsart klären. Es gibt drei Stufen. Chat im Browser: Sie kopieren Texte hin und her. Eingebaute Funktionen oder Erweiterungen: die KI ist im Programm verfügbar. Schnittstelle (API): die Verbindung wird individuell gebaut. Siehe Was ist eine KI-API einfach erklärt? und KI-Chat oder API: Was braucht unsere Firma?.

1. Beim Anbieter nachfragen. Gibt es fertige Anbindungen an Ihre Programme? Für welche Versionen? Zu welchen Kosten?

1. Dateiformate prüfen. Kann das Modell Ihre Formate lesen: PDF, Word, Excel, Bilder, Scans? Wie gross dürfen Dateien sein? Wie gut sind Tabellen und Scans? Testen Sie mit eigenen Beispielen.

1. Anmeldung und Rechte klären. Passt die Benutzerverwaltung? Gibt es einheitliche Anmeldung (Single Sign-on)? Wie werden Zugriffsrechte übernommen, damit die KI nur sieht, was jemand sehen darf?

1. Automatisierungswerkzeuge prüfen. Wenn keine fertige Anbindung existiert, können Automatisierungsplattformen helfen. Siehe Zapier, Make oder n8n: Was passt zu meinem Betrieb? und Wie verbinde ich KI mit unseren bestehenden Programmen?.

1. Ausstieg und Export prüfen. Wie bekommen Sie Ergebnisse und Verläufe wieder heraus? Was passiert bei Anbieterwechsel?

1. Praxistest. Probieren Sie zwei bis drei echte Abläufe mit Testdaten. Wo muss kopiert werden, wo klappt es nahtlos?

1. Entscheid dokumentieren. Halten Sie fest, welche Anbindungen vorhanden sind und welche Lücken bleiben.

Vorlage zum Kopieren

Integrationsprüfung KI-Modell [Name], Stand [Datum], Verantwortlich: [Funktion]
Programme und Versionen: [Liste, z. B. Microsoft 365 Business, Branchensoftware X Version Y]
Geplante Abläufe: 1. [Ablauf] 2. [Ablauf] 3. [Ablauf]
Für jeden Ablauf:
- Anbindung: [Chat im Browser / Erweiterung im Programm / Schnittstelle (API) / Automatisierungswerkzeug]
- Vom Anbieter bestätigt: [ja/nein/unklar] Quelle: [Angabe]
- Dateiformate geprüft (PDF, Word, Excel, Bilder, Scans): [Ergebnis]
- Anmeldung und Rechte: [z. B. einheitliche Anmeldung vorhanden / eigene Konten]
- Praxistest mit Testdaten: [Ergebnis, Aufwand pro Durchlauf]
- Zusatzkosten (Lizenzen, Schnittstellen, Einrichtung) in CHF: [Betrag]
Lücken und Behelfe: [Liste]
Export und Ausstieg: [Angabe]
Entscheid: [passt / passt mit Einschränkungen / passt nicht] Begründung: [Text]

Füllen Sie den Block für jedes Modell und jeden Ablauf aus, mit Angaben, die der Anbieter schriftlich bestätigt hat.

Worauf Sie achten müssen

• Werbung vs. Wirklichkeit. «Integriert sich mit allem» heisst selten: für Ihre Version, Ihre Sprache, Ihre Konfiguration. Lassen Sie sich Anbindungen zeigen oder testen.
• Rechte und Zugriffe. Wenn die KI auf Ablagen oder Mailpostfächer zugreift, sieht sie mehr, als manche erwarten. Prüfen Sie Freigaben vorab. Siehe Welche Freigaben sollten wir vor Copilot prüfen?.
• Datenschutz bei Anbindungen. Jede Verbindung ist ein Datenfluss. Wer bekommt was, und wohin? Klären Sie Verträge für alle beteiligten Dienste.
• Versionsabhängigkeit. Anbindungen funktionieren oft nur mit bestimmten Programmversionen. Bei Updates können sie brechen.
• Zusatzkosten. Anbindungen, Schnittstellen und Lizenzen können zusätzliche Kosten verursachen. Fragen Sie danach.
• Wartung. Individuelle Anbindungen müssen gepflegt werden. Klären Sie, wer das tut.
• Alte Software. Ältere Branchenprogramme haben oft keine Schnittstellen. Hier bleibt Copy-and-paste oder ein Umweg.
• Dateiformate und Scans. Gescannte Dokumente brauchen Texterkennung, und Tabellen werden nicht immer korrekt gelesen. Testen Sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Baden arbeitet mit Microsoft 365 und einer Branchensoftware für die Buchhaltung. Es prüft zwei KI-Angebote.

Vorher: Beide Anbieter versprechen «einfache Integration», aber niemand weiss, was das konkret heisst.

Nachher: Das Büro beschreibt drei Abläufe und fragt nach. Anbieter A hat eine Erweiterung für Outlook und Word, aber keine Anbindung an die Buchhaltungssoftware, Anbieter B bietet eine Schnittstelle, für die ein Entwicklungsaufwand nötig wäre. Beim Test zeigt sich, dass Scans von Belegen bei beiden unterschiedlich gut gelesen werden. Das Büro entscheidet sich für A für Texte und Mails und lässt Buchhaltungsdaten vorerst aussen vor. Die Lücken sind dokumentiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn KI in bestehende Programme eingebunden werden soll, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Zum Leistungsumfang gehören das Entwickeln digitaler Workflows und Automatisierungen sowie das Konzipieren von Schnittstellen, das Verbinden von Systemen und die dokumentierte Umsetzung. Auch das Integrieren von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung wird beschrieben. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Schnittstelle, oder reicht der Chat?

Für gelegentliche Aufgaben genügt der Chat. Wenn Abläufe täglich laufen und viele Personen betreffen, lohnt sich eine Anbindung. Siehe KI-Chat oder API: Was braucht unsere Firma?.

Was tun, wenn keine Anbindung existiert?

Prüfen Sie Automatisierungswerkzeuge, Export und Import von Dateien oder eine individuelle Lösung. Wägen Sie Aufwand und Nutzen ab.

Muss die IT das prüfen?

Ja, mindestens bei Anmeldung, Rechten und Sicherheit. Beziehen Sie sie früh ein.

Wie vermeide ich Abhängigkeit von einem Anbieter?

Bevorzugen Sie offene Formate und Schnittstellen und prüfen Sie Exportmöglichkeiten. Siehe Wie vermeiden wir Abhängigkeit von einem einzigen KI-Anbieter?.